12 tanács az új adatvédelmi szabályozáshoz

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A papíralapú adatvédelemmel foglalkozó Fellowes cég pontokba szedte a tanácsokat, amelyeket a cég közleménye szerint azoknak ajánlanak, akik még nem kezdték el a felkészülést. Így az utolsó utáni órákra kapnak egy listát a legfontosabb átgondolandó kérdésekről és lépésekről. Május 25-én ugyanis az összes uniós tagállamban életbe lép az egységes adatvédelmi rendelet (GDPR), amire már csak rohamtempóban lehet felkészülni.

1. Végezzen adatvédelmi hatásvizsgálatot! Először is azonosítsa be, hogy mi számít személyes adatnak. Csak olyanok legyenek a cége birtokában, amelyekre bizonyíthatóan szükség van és jogszerűen jutott hozzá;
2. Készítsen eltérés-elemzést, nézze meg, hogy cégénél milyen eltérések vannak az eddigi adatkezelési gyakorlatban a GDPR-ban előírtakhoz képest;
3. Dolgozzon ki olyan megoldásokat és mielőtt megvásárolná vagy bevezetné, tesztelje azokat, amelyekkel a jövőben eleget tud tenni a GDPR-nak;
4. Győződjön meg róla, hogy rendelkezik a már szükségtelen adatok biztonságos megsemmisítésére vonatkozó gyakorlattal éseszközökkel;a biztonság kedvéért helyezzünk el iratmegsemmisítőket a nyomtató és fénymásoló mellé, valamint a vezetői irodában
5. Határozza meg, hogy kinek, milyen adatokhoz lehet jogszerű hozzáférése a cégnél, gondoskodjanak a megfelelő tárolásról; [htmlbox gdpr_komm]
6. Bizonyosodjon meg róla, hogy az új alapelvek, mint a kifejezett hozzájárulás, az adatok törlésére való jog, az adathordozhatósághoz való jog és a tiltakozáshoz való jog, mind szerepelnek az ügyrendi szabályzatokban;
7. Dolgozzon ki eljárásmódot az adatvédelmi incidens jelentésére és elhárítására. Próbálja ki ezt úgy, mintha tűzvédelmi gyakorlatot tartana;
8. Vizsgálja át a vállalatánál megtalálható szerződéseket, beleértve a beszállítói szerződéseket is. Győződjön meg róla, hogy az adatvédelem terén a beszállító partnereivel szemben vannak szerződéses jogai és ragaszkodjon is ezekhez. A beszerzési folyamatokba be kell építeni elvárásként a rendeletnek való megfelelést;
9. Külön rendelkezni kell arról, hogy harmadik félnek milyen adatokat lehet átadni;
10. Indítson adatvédelmi képzést a kollégáinak, vegye fontolóra adatvédelmi biztos kinevezését;
11. Rendszeresen vizsgálja meg, hogy meg tud-e felelni cége a GDPR-nak, azonosítsa az esetleges problémákat és orvosolja azokat;
12. Számoljon azzal, hogy májusig ez egy intenzív felkészülési szakaszt jelent cége életében, el kell végezni a selejtezést és gondoskodni kell a fölösleges iratok biztonságos megsemmisítéséről. Május után pedig folyamatosan kell végezni ezt a tevékenységet, hogy cége eleget tudjon tenni a GDPR-ban előírtaknak. 

---