A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése során leggyakrabban felmerülő kérdések


A törvény végrehajtását illetően számos kérdés merül fel a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére kötelezett foglalkoztatókban, hiszen a jogértelmezésből eredő bizonytalanságok sok esetben szülhetnek félmegoldásokat. Most a leggyakrabban felmerült kérdéseket boncolgatjuk.

A 2023. július 24-én hatályba lépett 2023. évi XXV. törvényből (új Panasztörvény)1 eredő kötelezettségekkel korábbi cikkünkben is foglalkoztunk.

A törvény végrehajtását illetően számos kérdés merül fel a belső visszaélés-bejelentési rendszer (a továbbiakban bejelentőrendszer) működtetésére kötelezett foglalkoztatókban, hiszen a jogértelmezésből eredő bizonytalanságok sok esetben szülhetnek félmegoldásokat. Mai cikkünkben a leggyakrabban felmerült kérdéseket boncolgatjuk.

  1. Kit lehet kijelölni a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére?

A visszaélés-bejelentési rendszert a foglalkoztatónál egy erre a célra kijelölt pártatlan személy vagy szervezeti egység működtetheti, illetve a működtetéssel külső szervezetet vagy bejelentővédelmi ügyvédet is megbízhat. Ez az egyértelműen meghatározott szabály a gyakorlatban azonban sok kérdést vet fel.

Az, hogy egy magánszektorban működő jogalanyon belül melyik személy vagy szervezeti egység a legalkalmasabb arra, hogy illetékesként kijelöljék, függ a szervezet felépítésétől, a feladatkörüknek ugyanakkor minden esetben biztosítania kell a függetlenséget és azt, hogy ne álljon fenn összeférhetetlenség. A pártatlanság követelményéből eredően a bejelentőrendszer működtetésért felelős személy nem utasítható e jogkörében és nem mutathat elfogultságot vagy személyes előítéletet a bejelentésekkel kapcsolatosan, mely valljuk be, munkaviszony vagy egyéb függőségi viszonyban lévő személyek esetén nehezen teljesíthető követelmény.

A visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása során, ha a saját szervezetünkön belül jelölünk ki a működtetéséért felelős személyt, szabályozzuk a működtetéssel járó, a megbízott által ellátandó feladatokat és biztosítsuk számára, hogy a visszaéléseket az egyéb feladataitól elkülönítetten kezelhesse.

A pénzmosásról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozó vállalkozásoknál azonban előfordulhat, hogy a szervezetnél az önfoglalkoztató egyéni vállalkozón kívül egyáltalán nincs munkavállaló, vagy ha van, nem tekinthető pártatlannak. Nagyobb szervezetek esetében is előfordulhat, hogy sem a személyi sem a tárgyi feltételek nem megfelelőek a bejelentőrendszer szervezeten belül történő működtetésére. Ezekben az esetekben külső szervezet vagy a bejelentővédelmi ügyvéd megbízása lehet a megoldás, de nem mindenkinek.

A törvény indoklása szerint a bejelentővédelmi ügyvéd alkalmazásának lehetősége „a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására kötelezett foglalkoztatókra rótt terheket enyhíti, mivel ez esetben a visszaélésbejelentési rendszer működtetését nem saját szervezetük és személyi állományuk keretében kell biztosítaniuk”.

Sajnálatosan a jogalkotó fenti szándéka éppen azoknál a foglalkoztatóknál nem tud érvényesülni, amelyeknél indokolt lenne ezen feladat bejelentővédelmi ügyvédhez történő „kiszervezhetősége”, ugyanis a jogszabály egyéni vállalkozók számára nem teszi lehetővé ennek alkalmazását

Egyéni vállalkozó esetében tehát a pártatlanság úgy biztosítható, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére megállapodást köt egy külső szervezettel.

A bejelentőrendszer működtetésére kötött szerződés előnye, hogy a foglalkoztató átruházhatja mindazon kötelezettségeit a megbízott külső szervezetre, amelyeket a jogszabály a visszaélés-bejelentési rendszer működtetője számára meghatároz. Így az alábbi feladatokat a megbízott szervezet látja el:

  • a bejelentések fogadása,
  • a bejelentővel való kapcsolattartás,
  • a bejelentésről készült jegyzőkönyvek megküldése (ahol ezt a jogszabály előírja),
  • a bejelentőtől további információ kérése,
  • a bejelentő tájékoztatása a bejelentés fogadásáról, az eljárásról és az adatkezelés szabályairól, a kivizsgálás eredményéről, vagy a megtett intézkedésekről.

Emellett a megbízott külső szervezet közreműködhet a bejelentés kivizsgálásában, így lényegében a bejelentőrendszer működtetésének teljes ügyviteli és eljárási része a megbízott szervezethez kerülhet, aki gondoskodik a bejelentések megfelelő nyilvántartásáról is.

  1. Hogyan kell biztosítani a bejelentés lehetőségét?

Sokszor felmerült már a kérdés, hogy melyik a legmegfelelőbb csatorna a bejelentések fogadására, írásbeli és szóbeli bejelentési csatornát is kell-e működtetni? A Panasztörvény a bejelentés megtételét írásban vagy szóban teszi lehetővé a bejelentőnek, ebből következően, a bejelentőrendszer kialakítása során érdemes legalább egy írásbeli és egy szóbeli csatornát meghatározni.

A jogalkotó a bejelentés fogadásának módját, illetve eszközét egyébként kötelezően nem határozza meg, ugyanakkor ki kell emelni, hogy az alkalmazott rendszer működtetése során megfelelően kell gondoskodni a bejelentő személyek személyazonossága bizalmas jellegének hatékony védelméről és a titkosság szabályainak betartásáról.

A bejelentőrendszer működtetésére kötelezettek tehát maguk határozhatják meg a bejelentési rendszer típusát (pl. e-mailben, postai úton, online platformon keresztül, panaszláda alkalmazásával vagy telefonon, hangrögzítő berendezéssel, személyes találkozó útján fogadnak bejelentést).

Az egyes bejelentési csatorna kiválasztása előtt mérlegeljük annak előnyeit és hátrányait, és vegyük figyelembe a szervezeti és egyéb belső, illetve külső adottságokat is (pl. volt-e korábban a tevékenységünket érintő munkavállalói panasz, milyen területek érintettek leginkább a munkavállalói bejelentésekben, hogyan juttatják-el jellemzően a panaszaikat a munkavállalók vagy a szerződéses partnerek alkalmazottai?)!

Egyre népszerűbbek az ún. online bejelentőrendszerek, mivel ezen szoftverek nagy része biztosítja az ügyintézés rugalmasságát, a bejelentő személyes adatainak védelmét és sok esetben nem igényel külön IT beruházást, vagy telepítést. A Panaszrendszer.hu szolgáltatása például tartalmazza a bejelentővel való kapcsolattartás lehetőségét, harmadik személy vagy pártatlan szakértő bevonását a felületen keresztül, a bejelentések anonimizálásának lehetőségét, a szükséges iratmintákat, az automatikus figyelmeztetést a határidő lejárta előtt. A Panaszrendszer.hu megfelelő választás lehet, ha egy olyan bejelentési csatornát szeretnénk kialakítani, ahol az ügyeket teljeskörűen, követhetően, az adatvédelmi szabályok betartása mellett szeretnénk kezelni, továbbá az is lehetséges, hogy a bejelentőrendszerünket teljes egészében a Panaszrendszer.hu keretében működtessük, illetve hamarosan a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ Kft. (MKVKOK) számára is adhatunk megbízást a bejelentőrendszer működtetésére. A szolgáltatás részleteivel kapcsolatban kérjük, kövesse figyelemmel hírlevelünket, weboldalunkat és Facebook oldalunkat! A jelenlegi előfizetőket közvetlenül tájékoztatjuk a bővített szolgáltatás igénybevételének a lehetőségéről.

Természetesen a bejelentőrendszer működtetése elengedhetetlen megfelelő ismeret nélkül, ezért, ha szervezeten belül nevezünk ki felelőst, biztosítsuk a megfelelő képzését is!

Külső szervezet vagy bejelentővédelmi ügyvéd megbízása esetén támaszkodjunk a megbízott szakértelmére, hiszen a bejelentések kivizsgálásában való közreműködés vagy a teljes eljárás lefolytatása nagy terhet vehet le a vállunkról!

Bármelyik módszert is válasszuk, ne felejtsük el tájékoztatni a bejelentés megtételére jogosult személyi kört a belső visszaélés-bejelentési rendszerünk elérhetőségéről!

A cikk folytatásában arról olvashat, hogy meddig lehet tárolni a bejelentéseket, és arról is, mi történik, ha elmarad a bejelentőrendszer kialakítása.

A cikk szerzője Dr. Krak Anita (LL.M. adatvédelmi szakjogász, integritás tanácsadó), a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója.

1 A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. tv.


Kapcsolódó cikkek

2024. június 21.

A kisgyermekes szülők érdekében indított versenyfelügyeleti eljárást a GVH

A Gazdasági Versenyhivatal (GVH) versenyfelügyeleti eljárást indított a szlovákiai EC Global SVK s.r.o. vállalkozással szemben tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat tilalmának feltételezett megsértése miatt; a GVH gyanúja szerint a cég a weboldalán reklámozott, jellemzően kisgyermekes szülőknek ajánlott termékek esetében megtéveszti a fogyasztókat az egészségre és gyógyhatásra vonatkozó állításokkal.

2024. június 21.

Sok céget érhet kellemetlen meglepetés, mert hamarosan lejár a NIS2 regisztráció határideje

Már csak pár napja maradt belépni a nyilvántartásba azoknak a hazai vállalatoknak, amelyekre kiterjed a NIS2, vagyis a felülvizsgált uniós kibervédelmi irányelv – hívja fel a figyelmet az EY. Résen kell lenniük a konszolidált beszámolót készítő társaságok tagvállalatainak is, hiszen elég cégcsoport szinten elérni a meghatározott minimum bevételt és létszámot, hogy rájuk is vonatkozzanak a kötelezettségek. Az óvatlan szervezetek számára a mulasztás súlyos bírsággal, sőt a vezető eltiltásával is járhat.  

2024. június 21.

Tagok védelme a létesítő okirat módosítása során

A Ptk. helyes értelmezése szerint akkor is valamennyi tag egyhangú határozatára van szükség a létesítő okirat módosításához, ha a módosítás valamennyi tag jogait azonos módon hátrányosan érintené, vagy valamennyi tag helyzetét azonos módon hátrányosabbá tenné. Az „egyes tagok” kifejezés alatt egy, több, de akár valamennyi tag is értendő – a Kúria eseti döntése.