Vállalati compliance – Kényes kérdések 2.: speak-up és whistleblowing

Whistleblowing: a vállalati világ új kulcsszava. Hogyan kapcsolódik ez a compliance-hez és a speak-up kultúrához? Miképp építhetünk ki egy hatékony visszajelző rendszert, ami védi mind a dolgozók, mind a vállalat érdekeit?

Releváns jogszabályok:

• Európai Parlament és a Tanács (EU) 2019/1937 irányelve
• 2023. évi XXV. törvény a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról

---

Az ún. speak-up culture

A whistleblowing jelentése, illetve az erre vonatkozó szabályozási igény szorosan kapcsolódik az ún. speak-up culture megvalósításához, hiszen a jogszabályi környezet is egymástól függőnek tekinti azok megteremtését. Leegyszerűsítve a jogalkotói szándék valahogy így hangzik: ha kialakítjuk a hatékony whistleblowing-ot, akkor meg is teremtettük a várva várt speak-up culture-t. Ez a következtetés azonban nem teljesen igaz.

A speak-up culture a hazai szakirodalomban még nem terjedt el széleskörben, így megfelelő magyar fordítása sincs, azonban tartalmilag egy olyan munkahelyi atmoszféra megvalósulására utal, amelyben a munkavállalók el szeretnék és el is merik mondani, ha észrevételük, aggályuk, kételyük van bármivel kapcsolatban. Lehet ez a munkaeszközök használhatóságával kapcsolatos probléma, a munkabér összegével összefüggő esetleges frusztráció, a munkatársakkal való kommunikáció nehézkes jellege, a munkaköri feladatok egysíkúsága vagy éppen túlzott sokszínűsége, illetve akár a pihenő helyiségben elhelyezett ülőalkalmatosságok kényelmetlensége, azaz valóban bármilyen téma, egy erre formalizált eljárás szükségessége nélkül.[1]

Természetesen nem arról van szó, hogy a munkavállalók számára megengedett a magukból kikelve történő kiabálás, vagy a speak-up culture oltárán „őszintének” beállított, de valójában trágár és közönséges megnyilvánulás. Egy problémának, illetve észrevételnek a tiszteletteljes, kulturált kifejezése határozott elvárás a munkavállalók felé.

A speak-up culture legfontosabb jellemzője tehát, hogy a munkavállalók:

• bármilyen témában
• biztonságos körülmények között,
• nyíltan, ugyanakkor tiszteletteljesen
• elmondhatják a véleményüket a vezetőjüknek, illetve az erre kijelölt személynek
• anélkül, hogy „cserébe” bármilyen munkajogi következménnyel számolniuk kellene.

A speak-up culture tehát nem egy állásportálra kitalált fogalom, mint a „nyitottság” vagy a „családias környezet”. A speak-up culture nem „csak úgy van”, bár nem tudjuk sem erőltetni, sem sürgetni a kialakulását, helyette – vállalati compliance oldalról – azzal tehetünk a legtöbbet érte, hogy folyamatosan bíztatjuk és bátorítjuk a munkavállalókat a véleményük megosztására. Bevett gyakorlat, hogy a munkavállalót az új munkahelyre való belépésekor majdhogynem megsorozzák a szokásos „orientációs”, illetve „kezdőcsomagos” tréningekkel az adott munkáltató történetétől kezdve az irodai ergonómián át egészen a belépési és kilépési szabályok részletes ismertetéséig. Nem szándékom még csak utalni sem arra, hogy a munkavállalókat ne oktassuk, hiszen – már csak az oktatást, mint a compliance egyik leghangsúlyosabb ágát tekintve is – rendkívül fontos, hogy az új munkavállaló megismerje a rá irányadó szabályokat annak érdekében, hogy a vállalat minimalizálni tudja az e szabályok ismeretének hiányából eredő kockázatokat.

Ehelyütt pusztán azt érdemes megjegyezni, hogy a belépő munkavállaló a számára leadott ismeretanyagból – akár tudattalanul, akár tudatosan – minden olyan információt ki fog szűrni, amire szerinte abban a helyzetben nincs szüksége. Emiatt lehetséges, hogy míg pl. a beszerzésen dolgozó munkatársak 90 %-a azonnal megjegyzi a számlakiállítási és számlabefogadási szabályokat, addig az IT részlegen ugyanez az arány még a 25 %-ot sem éri el.

A leírtakra tekintettel a speak-up culture témában készült oktatási anyagot nem javasolt azonnal a munkavállaló belépésekor megismertetni vele, hanem érdemes pl. egy vagy két hetet várni, és azt követően átadni, majd évente legalább egyszer ismétlő előadás keretein belül újra leoktatni.

Külön megjegyzést érdemel a speak-up culture compliance-en belüli fontossága, mivel a vállalati compliance egyik legalapvetőbb célkitűzése a vállalaton belüli, azaz a munkavállalók, kollégák közötti bizalom kialakítása, illetve megerősítése, hiszen akkor merünk kérdezni, jelezni vagy szólni, ha egy bizonyos bizalmi szint már kialakult. Tapasztalatok szerint e bizalom kialakításában a munkavállalók véleménynyilvánításra való bátorításának döntő szerepe van, ezért érdemes lehet átgondolni az eddigi kommunikációs gyakorlatunkat.

A whistleblowing

A speak-up culture-rel szemben a whistleblowing már egy formális eljárásra és jól behatárolható problémákra utal. A whistleblowing a speak-up culture-hoz hasonlóan szintén nem terjedt még el széleskörben, ezért ennek is inkább az eredeti angol megfelelőjét, mint szó szerinti magyar fordítását használjuk.[2] A whistleblowing egyszerűen megfogalmazva a munkavégzés során tapasztalt, valamilyen valós vagy vélt jogellenes, károkozó vagy erkölcsileg kifogásolható magatartás, illetve visszaélés bejelentésére szolgáló eljárást jelent.

A whistleblowing a compliance egyik legfontosabb ágának tekinthető, mivel a vállalati működést sértő tevékenységek, eljárások, visszaélések minimalizálását, illetve kiiktatását szolgáló intézményről van szó. E visszaélések a leggyakrabban valamilyen korrupciós jellegű cselekmények, amelyeknek általában büntetőjogi vonzatuk is van, hiszen a korrupciós pénzmozgások sértik az állami érdekeket, lévén az ilyen pénzmozgások „láthatatlanok” a nemzeti adóhivatal számára, így bevétel (azaz adó) sem realizálható belőlük. Ezzel kapcsolatban érdemes említést tenni arról, hogy az Amerikai Egyesült Államok Értékpapír- és Tőzsdefelügyelete (U.S. Securities and Exchange Commission) jogosult pénzjutalomban részesíteni azt a bejelentőt (az ún. whistleblower-t), aki olyan új és alapvető fontosságú információt tár a hatóságok elé, amelynek eredményeként a bizottság több mint 1.000.000 $ összegű bírságot szab ki a jogsértés miatt. A jutalom a beszedett bírság összegének legalább 10, de legfeljebb 30 %-ában kerül meghatározásra.

A hazai szabályozást tekintve a legújabb nóvum az EU e tárgyban megalkotott ún. whistleblowing irányelve, azaz az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2019/1937 irányelve az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről. Irányelv lévén e jogi aktus közvetlenül nem alkalmazandó az EU tagállamaiban, helyette a tagállamoknak keletkeztetett jogalkotási, pontosabban átültetési kötelezettséget. A tagállamok számára előírt jogalkotási kötelezettség határideje 2021. december 17. napja volt, mely kötelezettségnek Magyarország e határidőig ugyan nem tett eleget, de végül 2023. május 25. napján kihirdetésre került az irányelv átültetését szolgáló, a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény, azaz a whistleblowing törvény. Fontos kiemelni, hogy a törvény rendelkezései a kihirdetését követő hatvanadik napon lépnek hatályba, ami a kötelezetti kör felkészülési idejét tekintve szűkösnek mondható, azonban a visszaélésbejelentési rendszerünk kialakítása során már a whistleblowing irányelvhez és a whistleblowing törvényhez is tudunk nyúlni. A teljesség kedvéért azt is hozzá kell tenni, hogy az új whistleblowing törvény sajnos nem tud teljes körű, gyakorlati segítséget nyújtani számunkra.

Mindazonáltal azt is érdemes észben tartani, hogy a hiányzó gyakorlati jellegű hazai szabályozás ellenére is rendelkezésünkre állnak azok az ismeretek, amelyek egy hatékonyan működő visszaélésbejelentési rendszer kialakításához, fenntartásához és fejlesztéséhez szükségesek. A whistleblowing irányelv – mind a preambulumában, mind a rendelkező részében – pontos és kellően konkrét iránymutatásokat biztosít a számunkra, illetve egyes esetekben még példákat is felhoz. Ezt, valamint az Egyesült Államokban már kialakult gyakorlatot alapul véve a következő megállapításokra juthatunk:

• érdemes külön eljárásként kialakítani a belső és külső visszaélésbejelentési rendszert az arra vonatkozó szabályzattal és folyamattal együtt, melyben a hatáskörök és feladatok is egyértelműen rögzítésre, illetve delegálásra kerülnek a vállalati struktúrán belül;
• a visszaélésbejelentési rendszer hatékony működése érdekében minél több elérhető módot, ún. csatornát kell biztosítanunk a vállalati munkavállalók, illetve más személyek által benyújtandó bejelentések fogadására, például:
  • külön erre a célra fenntartott telefonszám (ún. hotline), illetve email cím,
  • okostelefon applikáció: ezzel kapcsolatban érdemes arra is figyelni, hogy egy valamennyi operációs rendszerre elérhető applikációról legyen szó,
  • a munkahelyen kihelyezett postaládák, vélemény- vagy ötletdobozok: e megoldás esetében kiemelkedő jelentősége van annak, hogy a postaláda, illetve a doboz zárt legyen, vagyis kizárólag az arra jogosult személy férhessen hozzá a tartalmához. Ezen kívül esszenciális jelentőséggel bír a postaládák, illetve dobozok elhelyezkedése is: azokat jól látható, de mégis olyan helyre kell tenni, amit mások rendszerint nem látnak (pl. nincs térfigyelő kamera látóterében, a recepciós nem lát oda, nem az italautomata mellett van stb.) annak érdekében, hogy a munkavállaló biztonságban, félelem nélkül tudja megtenni a bejelentését,
  • külön online bejelentőfelület kialakítása: ebben az esetben egy online weboldalról van szó, amelyet kizárólag bejelentéstételi célra hozunk létre, így nincs szükség a bejelentővel történő közvetlen „érintkezésre” (emailre vagy telefonhívásra), mivel közvetítő közegként beékeljük az online felületet;
• a visszaélésbejelentési rendszer kialakításánál létfontosságú elem a diszkréció, ezért ügyelnünk kell arra, hogy a lehető legkevesebb munkatársat vonjuk be a bejelentések elintézési folyamatába, sőt, az Egyesült Államok gyakorlata, a whistleblowing irányelv javaslata és a whistleblowing törvény rendelkezései nyomán érdemes megfontolni akár egy külső szolgáltató igénybevételét is;
• a hatékony whistleblowing rendszer egyik legfontosabb ismérve a beépített anonimitás, melynek értelmében a bejelentő már a visszaélésbejelentés megtételekor képes megválasztani, hogy bejelentését anonim módon vagy névvel ellátva nyújtsa-e be valamely csatornán keresztül. Mivel nem minden bejelentési csatorna esetében van mód a teljes anonimitásra (pl. az email címre érkező bejelentéseket szükségszerűen egy másik email címről küldik, így a küldő személy adott esetben valamilyen mértékig azonosítható lesz), érdemes olyan bejelentéstételi módokat hangsúlyozni, amelyek ebből a szempontból biztonságosabbnak tűnhetnek: pl. panaszládák, telefon, megfelelő titkosítással rendelkező online felület stb.

A fentiekben leírtak mind hozzá tudnak járulni ahhoz, hogy egy hatékony és biztonságos whistleblowing rendszert, illetve eljárást alakítsunk ki a vállalati compliance részeként, azonban még ekkor sem szabad megfeledkeznünk a visszaélésbejelentés egyik leglényegesebb mozzanatáról: a figyelemfelhívásról, melyet a leghatékonyabban a compliance oktatás során, illetve annak részeként tudunk megtenni. Ennek formáját és módját tekintve azonban már bátran hagyatkozhatunk a fantáziánkra, mivel a lényeg a mondanivaló minél hatékonyabb közlése.

---

[1] Szerző megjegyzése: tapasztalatok szerint az őszinte és nyílt kommunikáció egyik legnagyobb ellensége a formalizált eljárás követelménye, azaz elvárni, hogy az adott észrevételt írásban (pl. emailben) küldje el valakinek. Ebben az esetben a munkavállaló kétszer is meggondolja, hogy „ér-e ennyit” a dolog, amivel „sikeresen” lebeszéltük őt észrevételének megosztásáról.

[2] A „whistleblowing” szó szerinti fordításban „sípfújást” jelent, azonban leginkább a magyar „megkongatni a vészharangot” kifejezésre hasonlít a legjobban.

---