A munkahelyi adatvédelem szabályai

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A munkahelyi adatvédelem témája a személyes adatok védelmének talán legfontosabb része, hiszen akár munkavállalók, akár munkáltatók vagyunk, ezeket a szabályokat tudnunk és alkalmaznunk kell.

A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) általánosságban keretet ad a személyiségi jogok védelmére vonatkozó szabályoknak, azonban ha a munkahelyi adatvédelemről szeretnénk többet megtudni, akkor az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényt (a továbbiakban: Info tv.), valamint a Munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvényt (a továbbiakban: Mt.) is górcső alá kell vennünk. Ezen felül érdemes még az EU irányelveket és a Nemzeti Adatvédelmi Hivatal (a továbbiakban: NAIH) által kiadott ajánlásokat, vagy akár e témában született bírósági ítéleteket is áttekinteni.

Induljunk ki abból, hogy a munkavállaló köteles a munkáltató által előírt helyen és időben munkára képes állapotban megjelenni, munkaideje alatt a munkáltató rendelkezésére állni, és munkáját szakértelemmel és gondossággal, a munkáltató utasításainak megfelelően elvégezni. Ez úgy gondolom alapvetően a legtöbb munkahelyen így is történik, azonban nem tekinthetünk úgy a munkavállalóra, mint egy gépezetre, aki a be- és kikapcsolás közti időben csak a munkáltatónak él, hiszen a napi munkaidőből a magánélet kizárása szinte lehetetlen. E- maileket küldünk, telefonálunk, autót vezetünk, tehát mindenképp beszűrődik néha a magánéletünk egy-egy momentuma is a munkahelyünkre. Így az adatkezelés még fontosabbá válik, hiszen a mai társadalom már rutinszerűen használja a GPS nyomkövetőket, a kamerákat és az egyéb – akár számítógépes – megfigyelésre szánt eszközöket.

Azonban nézhetjük ennél szűkebben is ezt a területet, hiszen már az is kérdéseket vethet fel, hogy azon adatokat, amelyeket a munkáltató jogosan kezel, kinek adhatja át, milyen módon viheti külföldre (pl. egy határon átnyúló vállalkozás esetében), a munkahelyen belül kik ismerhetik meg, és milyen szabályokat kell betartania a célhoz kötött adatkezelés terén. Az Info tv. rendelkezései szerint személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető. Ez azt jelenti, hogy a munkáltató csak és kizárólag olyan adatot kérhet el a dolgozótól, ami a munkaköre teljesítéséhez, vagy például a bérszámfejtéshez, különböző bejelentésekhez szükséges. Itt arra kell helyezni a hangsúlyt, hogy azon adatok kérhetőek el tehát, amelyek nélkül nem lenne megvalósítható a munkakör, vagy a munkáltató valamely ezzel összefüggő kötelezettségének teljesítése. Jó példa erre az, amikor a dolgozótól úgy kérnek vagyonbevallásra vonatkozó adatokat, hogy ilyen kötelezettsége egyáltalán nincsen, tehát a munkáltató számára ezen adatok nem kerülnek sehol felhasználásra, mégis tárolja őket.

És máris megérkeztünk a célzott adatkezelés kötelezettségéhez, amely ebben az esetben nem teljesül, hiszen itt mindenképp cél nélküli adatkezelés történik. De nem is kell ennyire messze mennünk, hiszen már a munkavállaló kiválasztásánál, a pályáztatásnál megkezdődik az adatok kezelése, amelyek sok esetben adatvédelmi kérdéseket vetnek fel, például az önéletrajzok tárolása, a kiválasztási eljárásban alkalmazott módszerek, vagy feltett kérdések, amelyek rendszerint átlépik a jogos határokat és a magánéletben vájkálódás érzetét keltik a leendő dolgozóban. Példa erre a női pályázók esetében feltett általános kérdés: Mikor tervezi a családalapítást? Úgy gondolom a kiválasztási folyamatban ez egyáltalán nem lehet releváns kérdés, legalábbis adatvédelmi szempontból biztosan nem. Van olyan adat, amelyet bizonyos munkahelyre pályázóktól elkérhet a munkáltató, azonban más esetben nem. Ilyen lehet például, ha egyházi állásra pályázunk, akkor a felekezeti hovatartozás egyértelmű és elfogadott kérdés a munkáltató oldaláról, hiszen célzott adatkezelésről beszélünk. Azonban egy asszisztensi pozíció betöltésénél már ez a kérdés egyáltalán nem lehet releváns, hiszen nem áll összefüggésben a betölteni kívánt munkakörrel.

Az előzőekben példaként felhozott adatokkal kapcsolatban a munkahelyi adatkezelésben meg kell különböztetnünk személyes adatokat és különleges adatokat, mivel néhol eltérő szabályok szerint kell eljárnunk, így az adatkezelés során fontos tudnunk, hogy melyikkel van dolgunk.

1) személyes adat:

az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés;

2) különleges adat:

a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat,

b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat.

Navigátor Adózás modul
Az Art. Navigátor és az Áfa Navigátor csomagban, 10% kedvezménnyel. A navigátorok a jogi eljárásokat a kezdeményezéstől a lezárásig folyamatábrákkal követik végig, a kapcsolódó anyagok (jogszabályok, Nav-állásfoglalások, nyomtatványok) egy kattintással elérhetőek. Megrendelés >>

Az adatkezelés jogalapja

Szintén az Info tv. a kiindulási alap, amely szerint személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul, vagy azt törvény vagy  helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli. Ez utóbbi minősül kötelező adatkezelésnek, míg az előbbibe tartozók csak az érintett választása alapján kezelhetők. (A különleges adatok kezelésének jogalapja a fentieken kívül lehet még nemzetközi szerződés végrehajtása, Alaptörvényben biztosított alapvető jog érvényesítése, nemzetbiztonsági érdek, bűncselekmények megelőzése, honvédelmi érdek, vagy közérdek is.) Eszerint tehát a Taj számot és adószámot kötelező megadnunk munkáltatónknak, azonban a faji hovatartozásunkra vonatkozó adatot csak abban az esetben kérhet el tőlünk, amennyiben ehhez hozzájárultunk. De ugyanígy nem kezelheti a közösségi oldalon fenntartott kapcsolatainkat sem, amennyiben ehhez külön nem járultunk hozzá. A Munka Törvénykönyve ezt azzal az előírással erősíti meg, hogy a munkavállalótól csak olyan adat közlése kérhető, amely személyiségi jogát nem sérti, és a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges.

Ezen túlmenően az Mt. azt is kimondja, hogy a munkáltatónak kötelessége tájékoztatni a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről, továbbá előírja a munkavállalóra vonatkozó tény, adat, vélemény harmadik személlyel történő közlésének előfeltételeit is. Eszerint két lehetőség van erre, egyrészt a törvény felhatalmazása alapján, másrészt pedig a munkavállaló hozzájárulásával. Természetesen a pályázókra is ugyanez a szabály vonatkozik, őket is tájékoztatni kell, valamint a hozzájárulásukat kell kérni, ha adataikat kezelni szeretnénk.

Fontos tudni azt is, hogy milyen feltételeknek kell megfelelni az érintett hozzájárulása kapcsán. A törvény szerint elengedhetetlen az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez.

Lényeges szempont az is, hogy a munkavállaló adatait úgy kell nyilvántartásba venni, hogy abból a szükséges adatok a munkavégzés megkezdésétől megállapíthatók legyenek, és fontos az is, hogy kizárólag addig legyen nyilvántartva, amíg az a cél eléréséhez feltétlenül szükséges. Tehát tíz évvel ezelőtt alkalmazott dolgozóról adatokat már nem igen célszerű megtartani, és ezáltal kezelni. Bár az Info tv. nem határozza meg a pontos időtartamot, amíg egy munkavállaló, vagy pályázó adatait kezelhetjük, ezért ez mérlegelést igényel. Azonban a bírói gyakorlat szerint általában 30 nap áll rendelkezésre a pályázók adatainak tárolására, a felvett dolgozó próbaidejével azonosan. Ezt követően az adatbázisból feltétlenül és visszaállíthatatlanul törölni kell. A munkavállaló adatainak a munkaviszony kezdetén történő rögzítése történhet a vonatkozó iratok fénymásolásával is, de csak akkor, ha ehhez a munkavállaló hozzájárul. Ennek módja lehet:

• a munkavállaló egy külön iraton aláírja, hogy a részletesen felsorolt, adott iratok fénymásolásához hozzájárul, vagy

• a fénymásolaton aláírásával rögzíti, hogy az a hozzájárulásával történt.

Adatok átadása, továbbítása, megismerhetővé tétele

Vigyázni kell azonban azzal, hogy a munkavállalói adatokhoz a munkahelyen ki férhet hozzá, ki ismerheti meg. Természetesen ez is a munkáltató felelősségi körébe tartozik, hiszen szabályos az a gyakorlat, hogy a bérszámfejtéssel foglalkozó dolgozó megismerheti a munkavállalók munkabérét és a vonatkozó adatokat, azonban ha a munkáltató megadja annak a lehetőségét, hogy ezeket az adatokat más dolgozók is megismerhessék, akkor az már nem csak a vállalkozáson belül fog bonyodalmat okozni, hanem adatvédelmi szabálysértést is megvalósít.

Példák az áfatörvény alkalmazásához
Jelen kiadványunk olyan gyakorlati példatár, amely az általános forgalmi adózás területén leggyakrabban felmerülő jogeseteket és azok megoldását tartalmazza. Megrendelés >>

Maga az Mt. is ad felhatalmazást az adatok adatfeldolgozó számára történő továbbítására, ugyanis lehetővé teszi, hogy a munkáltató a munkaviszonyból származó kötelezettségek teljesítése céljából a munkavállaló személyes adatait – az adatszolgáltatás céljának megjelölésével – adatfeldolgozó (például bérszámfejtő cég) számára, a munkavállaló előzetes tájékoztatása mellett átadhassa. Ebben az esetben tehát nem szükséges a hozzájárulás beszerzése. A munkavállalóra vonatkozó adatok statisztikai célra pedig bármikor felhasználhatók, hozzájárulás nem szükséges hozzá, azonban kizárólag személyazonosításra alkalmatlan módon adhatóak át.

A külföldre történő adattovábbítás, illetve ott történő feldolgozás esetén azt kell figyelembe venni, hogy az adott országban biztosított- e a személyes adatok megfelelő szintű védelme. Ez csak az adott állam joga szerint dönthető el, ugyanis a nemzetközi jog bizonyos országokba engedélyezi a továbbítást, de van ahová az érintett hozzájárulása szükséges.

Az adatok biztonsága

Ha a munkáltató a személyes adatokat a megfelelő célból, mértékben és ideig kezeli, az már fél siker, azonban nem elégséges a szabályszerűség kimondásához. Ugyanis a munkáltatónak gondoskodnia kell az adatok biztonságáról is. Ennek érdekében az adatok kezelését úgy kell megoldania, hogy biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét. Így az adatokat különösen védenie kell a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés ellen. Ehhez a munkáltatónak szabályoznia kell az adatokhoz való hozzáférést, valamint technikai, informatikai vagy akár fizikai védelemmel is biztosítania kell a szabályok betartását.                                                            

---