Beosztás- és szabadságtervezés egyszerűen
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A vállalati beosztástervezés tevékenység az L-SOFT Zrt. szerint jóval összetettebb feladat, mint egyszerű munkarendek tervezése. Szerintünk figyelembe kell venni egy-egy terület munkaerőigényének megtervezésénél a várható forgalmat, vagy megrendelés-állományt, a vonatkozó jogszabályokat, sőt a dolgozók egyedi igényeit is.
A szoftvermegoldás erre az adminisztrációs problémára már megtalálható a hazai informatikai piacon, az L-SOFT Zrt. PIRAMIS™ Beosztás- és szabadságtervezés programja támogatja akár több tízezer munkavállaló beosztás- és szabadság tervezését.
A feladat bonyolultságáról…
Vegyünk példaként egy hipermarketet, ahol a vásárlóerő hullámzó, kitéve a napszakok, heti akciók, fizetésnap, ünnepek adta terheltségnek. Ez a terhelés befolyásolja, hogy adott nap, adott napszakában adott munkaterületeken (pl. pénztár) hány munkavállaló dolgozzon.
A szoftvernek nem csak egyszerűen szét kell „szortíroznia” a rendelkezésre álló munkavállalói állományt egy hónapra, figyelnie kell a változó terhelés miatt változó munkaerőigényt!
Pl. akcióváltás napján, ha az fizetésnapra esik, nagyobb vásárlótömegre lehet számítani, , mint a hónap utolsó napjaiban, vagy az az akciós időszak végén. Gyakran napon belül is megfigyelhetők kiemelkedő forgalmú időszakok, pl. a reggeli és délutáni időszakokban, a munkaerőigényt eszerint kell a tervezni.
Emellett, az adatok előállítása során folyamatosan figyelnie kell a munkáltatóra kötelező jelleggel érvényes jogszabályrendszert, különös tekintettel a Munka Törvénykönyvére (továbbiakban MT).
Hasonló példa lehet egy gyáregység, ahol a tevékenység erősen „megrendelés alapú”. Vagyis a munkaerő állomány ütemezését a vállalathoz beérkező megrendelésekhez igazítják, ezek azok az aktivitások, melyek befolyásolják a munkaerőigényt ezekben az időszakokban.
További példaként megemlíthetnénk többműszakos munkarendet alkalmazó szolgáltatót, nagy forgalmú ügyfélszolgálattal, stb.
Mindezek mellett még mindig vannak olyan emberi tényezők, amelyek még tovább bonyolítják a tervezést végzők munkáját, hiszen pl. a betegségek jellemzően előre nem tervezhetően befolyásolják, és leginkább apasztják a rendelkezésre álló létszámot. Egy kockás papíron, vagy EXCEL táblázatban végzett tervezésnél sajnos mindezt az információt „fejben kell tartani”, növelve a hibalehetőséget.
Melyek azok a szoftverjellemzők, melyek szerintünk egyedülállóvá teszik a hazai piacon a PIRAMIS™ Beosztás- és Szabadságtervezést?
Beosztásterv akár egy kattintásra?
A PIRAMIS™ beosztástervezés a felhasználó által megadott paraméterek, dolgozói igények, egyenletes műszakterheléssel, MT jogszabályok figyelembevételével felajánlhat egy beosztástervet, melyet a felhasználó felülírhat.
Fontos! MT szabályok alkalmazása.
A beosztástervezés program alkalmazásával a beosztást tervező személy képessé válik a feladatát úgy elvégezni, hogy a Munka Törvénykönyve szabályozásaival ellentmondó tervet nem készíthet.
Aktivitások és tervezés
Az előzményekben már használtuk az aktivitás kifejezést, milyen lehetőségek kezelését jelenti a program esetében?
A szükséges létszámot az adott időszakra (napra, hónapra) tervezett bevételi terv, rendelésállomány, forgalom (a hipermarket példa esetén az áruházi forgalmi terv) és a különböző olyan tevékenységek (aktivitások) határozzák meg, melyek befolyásolják a létszámigényt, pl. leltár, akcióváltás, belső képzések, fizetésnapok, ünnepnapok.
A tervező felületen megjelennek az aktivitások az időtartamukkal együtt, valamit a forgalmi terv grafikon. Így a tervező vizuálisan ábrázolva láthatja, hogy a forgalmi terv görbe és a létszámgörbe mennyire felel meg egymásnak.
A dolgozók egyedi igényei
A beosztástervezésnél figyelembe vehetők a dolgozók által megadott egyedi igények (pl. a hónap egy bizonyos napjának reggeli műszakjába nem tervezhető elfoglaltság miatt)
Egyenletes műszakterhelés figyelése
A tervezés biztosítja a dolgozók egyenletes műszakterhelését (a szoftver figyelembe veszi a tervezés során, hogy adott tervezési időszakban a dolgozók egymáshoz viszonyítva hasonló alkalommal legyenek pl. nappali és éjszakai műszakban)
Eltérő tervezési paraméterek egységenként
A hipermarket példánál maradva, az áruházon belül pl. a csemegepult esetében az itt figyelembe vehető forgalmi tervvel, nyitva-tartással lehet az ide rendelt munkavállalói kör beosztását megtervezni.
Szabadságtervezés az aktivitások figyelembevételével
Az éves szabadságterv a beosztástervezés egyik kiinduló adata lesz. Rendelkezésre áll egy külön felület a munkavállalók szabadságterv adatainak rögzítésére, ezek megjelennek a beosztástervezőben. Amennyiben nem a terv szerint történik a szabadság kivétele, akkor a tény szabadság adatok felülírják a terv szabadság adatokat. A megoldás előnye, hogy ugyanakkor beosztástervezés közben is rögzíthetőek/módosíthatóak a szabadságterv adatok, ezek a változások a szabadságtervezésben is megjelennek.
Vizuális megoldások és kimutatások
A szoftverek megjelenítése, felhasználói felülete egyre nagyobb jelentőséggel bír amiatt, hogy napjainkban már szinte minden területen számítógépet és programokat használunk.
A felhasználóbarát megoldások könnyítik a többórás munkavégzést, áttekinthetőbbé teszik a rendelkezésre álló adatokat, és különösen igaz ez a vizuális, grafikus elemek használatára.
A tervezés, tény munkaidő-rögzítés és riportolás során grafikonos kimutatások segítik a felhasználók számára a könnyebb információbefogadást. Pl. forgalmi terv görbe és a létszámgörbe összehasonlítása – a tervezésben mennyire áll összhangban a várt fogalom és a tervezett létszám? Egy pillantással felmérhető, ellenőrizhető.
A lekérdezésekben tetszőlegesen kiválasztható vállalati területre, egységre, időszakra, naponkénti/óránkénti/félóránkénti megbontásban lekérdezhető létszámadatok táblázatos, illetve diagrammos megjelenítésben.
Képernyőkép: a beosztástervező felület
Képernyőkép: a szabadságtervezés
Képernyőkép: grafikus kimutatások
Képernyőkép: idősoros és grafikus kimutatás
Terv és tényadatok kezelése, és egyetlen felületen való megjelenítése
A program lehetőséget nyújt a tény munkaidő adatrögzítésre, és ezek a megvalósult jelenléti adatok megjeleníthetőek a beosztástervezés rögzítésében, egy karbantartó képernyőn. A megoldás előnye, hogy pl. az elmúlt hónap terv/tény adat összefüggései – nem biztos, hogy a tervezésnek megfelelően valósult meg a tény beosztás – figyelembe vehetőek a következő hónap beosztástervezésénél.
A program nem lenne teljes értékű, ha a tény munkaidő adatok feladására nem lenne alkalmas a bérszámfejtés felé, vagy pl. a heti beosztásterv nem lenne kinyomtatható.
Hogyan alakul a jövő havi bérköltség? Szeretnénk a belső és az igényelt külső munkaerő jövő havi együttes költségét is látni?
A tervezett bérköltségek kimutatására, bázis évvel összehasonlító elemzésére is lehetőséget biztosít a program, így kimutatható a beosztástervezésben megadott munkaidőadatok alapján a belső, illetve külső munkavállalók teljes költsége.
Ezzel még a bérszámfejtést megelőzően előre lehet kalkulálni a kifizetendő béreket és azok járulékos költségeit. Természetesen ez a funkció nem tartalmazhatja a bérszámfejtés tényszerű pontosságát, hiszen a számfejtett értékek ott jelenhetnek meg, de pl. a külső munkaerő tervezett igénylése esetén az előzetes kalkulációk jelentősége nélkülözhetetlen a döntés-előkészítésben.
A Beosztás-, szabadság tervezés és tény munkaidő adatrögzítés bevezetésével elérhető előnyök
Miért lesz elégedettebb a munkavállaló?
- az egyedi igényeit is jelezheti a tervezés előtt
- ügyféltapasztalatok szerint a már megtervezett beosztást kevesebbet kell módosítani, a dolgozó biztosabban tervezhet előre a szabadidejével
- a vonatkozó MT szabályok ellenőrzésével készült a beosztása
Miért lesznek elégedettebbek a beosztástervezésért felelős vezetők?
- könnyen áttekinthető felületen ellenőrizheti a szabadság és beosztásterveket, a munkajogi kontrollt elvégzi helyette a szoftver
Miért lesznek elégedettebbek a terület döntéshozói?
- naprakész információval rendelkeznek
- ütemezetté válik a szabadság kiadás
- lényegesen egyszerűbbé, és pontosabbá válik a bérköltségtervezés
- akár napi szinten kontrollálható a bérköltség
További információ és termékvideó a PIRAMIS™ Beosztás és szabadságtervezés, tény munkaidő adatrögzítés megoldásról: www.lsoft.hu.
Tomkó Gyöngyvér
L-SOFT Zrt.
www.lsoft.hu
