Bérszámfejtési és munkaügyi átvilágítás
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Elengedhetetlen, hogy a többi terület mellett a munkaügy és bérszámfejtés is a jogszabályoknak megfelelően, a lehető legoptimálisabban és költséghatékonyan működjön. Ennek biztosításához nyújthat segítséget a munkaügyi és bérszámfejtési terület átvilágítása. Ugyanakkor az átvilágítás hatékony segítséget nyújthat a terület megismeréséhez a vállalkozáshoz érkező új vezető számára is.
A munkáltatók – legyenek azok kisebbek, vagy nagyobbak – feladata, hogy a munkaügyi és bérszámfejtési tevékenységet egy rendkívül sokrétű, bonyolult és gyakran változó jogszabályi környezetben végezzék. Mindez nagy körültekintést igényel tőlük. Nemcsak az esetleges hatósági ellenőrzések során kell igazolniuk, hogy munkaügyi-bérszámfejtési tevékenységük maradéktalanul megfelel a jogszabályi követelményeknek – ezzel elkerülhetőek az ellenőrzést követő esetleges szankciók, a bírságok – , de saját érdekük, mindennapi működésük is ezt kívánja. Csak így biztosíthatják, hogy pl. létszám- és munkaidő-gazdálkodásuk, bérezési rendszerük optimális legyen, vagy hogy teljes mértékben kihasználják a különböző költségmegtakarítási lehetőségeket.
Ezekben adhat segítséget a munkaügyi-bérszámfejtési átvilágítás, melynek célja, hogy felhívja a munkáltatók figyelmét a területen fellelhető esetleges hiányosságokra, hibákra és azokra megoldást javasoljon, segítsen optimalizálni a folyamatokat, feltárja az esetleges költségmegtakarítási lehetőségeket is.
A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy a munkaügyi-bérszámfejtési átvilágítás során a legtöbb esetben feltárásra kerülnek kisebb-nagyobb hibák, hiányosságok, illetve – nem egyszer jelentős mértékű – költségmegtakarítási lehetőségekre derül fény. A teljesség igénye nélkül, ezek közül csak néhány példát kiragadva:
1. Szociális hozzájárulási adóból igénybe vehető kedvezmény
A 2011. évi CLVI. törvény 461-462/G. §-ai alapján a munkáltatókat meghatározott feltételek esetén különböző jogcímeken a szociális hozzájárulási adóból adókedvezmény illetheti meg:
- szakképzettséget nem igénylő munkakörben foglalkoztatott munkavállaló után
- 25 év alatti és 55 év feletti munkavállalók után, ezen belül a 25 év alatti, pályakezdőnek minősülő munkavállaló után magasabb összegben
- tartósan álláskereső személyek után
- gyed-ben, gyes-ben, gyet-ben részesülő, vagy részesült munkavállalók után
- kutatók foglalkoztatása után
Fentieken kívül a szabad vállalkozási zónákban működő vállalkozások, illetve a megváltozott munkaképességű munkavállalókat foglalkoztató vállalkozók is jogosultak lehetnek kedvezményre a szociális hozzájárulási adóból.
A 2004. évi CXXIII. törvény további adókedvezmény igénybevételi lehetőséget taralmaz:
- rehabilitációs kártya alapján igénybe vehető kedvezmény
- részmunkaidős foglalkoztatáshoz kapcsolódó kedvezmény
A tapasztalatok azt mutatják, hogy jelentős számban vannak olyan foglalkoztatók, akik nem tudják, mert nem hívták fel a figyelmüket arra, hogy a fentiek közül igénybe vehetnének egyes adókedvezményeket, így nem is éltek/élnek vele. Érdemes tudni, hogy amennyiben egy-egy ilyen lehetőség feltárásra kerül és a feltételek fennállása miatt annak igénybe vételére már korábban is lehetősége lett volna a foglalkoztatónak, az önellenőrzéssel (ha igazolás szükséges hozzá, akkor annak beszerzése után) visszaigényelhető az adóhatóságtól. Nem is gondolnánk, hogy az ilyen önellenőrzésekkel utólagosan igénybe vett kedvezmények akár a több millió forintot is elérhetik.
2. Munkaidő beosztás, munkaidő-keret
A munka törvénykönyve előírásai alapján főszabályként a munkarendet a munkáltató állapítja meg. Ebben az esetben – szintén főszabályként – a munkaidőt heti öt napra, hétfőtől péntekig kell beosztani (általános munkarend), az egyes munkanapokra egyenlő óraszámban. Utóbbi abból következik, hogy a jogszabály meghatározza, hogy a munkaidő egyéb napokra, vagy az egyes napokra egyenltlenül munkaidő-keret, vagy elszámolási időszak alkalmazása esetén osztható be.
Gyakorta feltárt hiba, hogy ugyan a munkáltató tevékenysége megköveteli a munkavállalók munkaidőjének általános munkarendtől eltérő beosztását (pl. a boltok szombaton is nyitva tarthatnak és újra vasárnap is), de ehhez a munkáltató nem alkalmaz munkaidő-keretet. Ilyen esetben a hétvégi munkavégzés esetén a rendkívüli munkavégzésre vonatkozó szabályokat kellene alkalmazniuk.
Gyakran találkozhatunk olyan esettel is, hogy a munkáltatók a munkavállalók munkaidejét ugyan hétfőtől-péntekig osztják be, de az egyes napokra egyenlőtlenül és ehhez nem alkalmaznak munkaidő-keretet, ami akár egyhetes munkaidőkeret is lehetne. Munkaidő-keret hiányában szintén alkalmazni szükséges a rendkívüli munkavégzésre, valamint az állásidőre vonatkozó szabályokat.
A jogszabályi előírások betartása mellett fontos megemlíteni a munkaidő-keret alkalmazásakor realizálható költségmegtakarítást is, hiszen – természetesen bizonyos szabályok alkalmazása mellett – ebben az esetben a munkáltató a tevékenységének megfelelően, rugalmasabban oszthatja be a munkavállalók munkaidejét, ezzel elkerülhető, illetve csökkenthető a jóval költségesebb rendkívüli munkavégzés elrendelése, illetve az állásidőre történő bérfizetés.
Érdemes említést tenni a kötetlen munkaidő alkalmazásáról is, melynek során a munkáltató a munkavégzés önálló megszervezésére tekintettel írásban átengedi a munkaidő beosztásának jogát a munkavállalónak. Kötetlen lehet akkor is a munkarend, ha a munkavállalónak bizonyos feladatokat meghatározott időpontban kell elvégeznie.
A munkaköri feladatok tartalmának vizsgálata során körültekintően eljárva kell meghatározni, hogy az adott munkakörre alkalmazható-e a kötetlen munkarend, vagy sem. A kötetlen munkarend esetén a munkáltatónak nem kell nyilvántartania munkavállaló rendes és rendkívüli munkaidejét, valamint a készenlétet. A szabadság nyilvántartása azonban ez esetben is kötelező. További lehetőség, hogy például a kötetlen munkaidő beosztású munkavállalók esetében nincs korlátozás a vasárnap és a munkaszüneti napon történő munkavégzésre.
3. Szabadság kiadása
A hatósági vizsgálatok során mindig kiemelt figyelmet fordítanak a munkavállalót megillető szabadságok kiadására. Amennyiben az ellenőrzés szabálytalanságot tár fel, a legtöbb esetben bírság kerül kiszabásra, melynek összege 30 ezer forinttól akár 10 millió forintig is terjedhet attól függően, hogy hány jogszabályi előírást sértett a munkáltató, ez hány munkavállalónál fordult elő és ez az első eset, vagy már korábban is feltártak szabálytalanságot.
Fő szabályként a szabadságot esedékességének évében kell kiadni. A munkavállalót különböző jogcímeken megillető szabadságot – a munkavállaló előzetes meghallgatása után – a munkáltató adja ki. Ez vonatkozik arra a hét munkanap szabadságra is, melyet a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban kell kiadnia.
A jogszabály lehetőséget ad arra, hogy az életkor szerint járó pótszabadságot ne az esedékességének évében, hanem az azt követő év végéig adja ki a munkáltató. Ennek azonban elengedhetetlen feltétele, hogy a munkáltató és a munkavállaló az adott naptári évre erre vonatkozó megállapodást kössenek, amit célszerű írásba foglalni.
A tapasztalat az, hogy sok munkáltató nem ismeri ezt a lehetőséget, vagy elmulasztja megkötni a megállapodást a munkavállalóval. Mivel a szabadság kiadása a munkáltató felelőssége, enélkül a megállapodás nélkül egy esetleges ellenőrzés során a munkáltató nem hivatkozhat arra, hogy a munkavállaló nem akarta kivenni a szabadságát.
A fenti néhány példa is jól mutatja, hogy akár saját munkavállalók végzik a foglalkoztatónál a munkaügyi-bérszámfejtési feladatokat, akár külső szolgáltató igénybevételével valósul meg ez a tevékenység, időnként célszerű olyan szakértők segítségét igénybe venni, akik azon túl, hogy a jogszabályi hátteret alaposan ismerik, a területen sok éves gyakorlati tapasztalattal is rendelkeznek. Ezzel elkerülhetők az esetleges, akár jelentős összegű munkaügyi bírságok és az ezzel járó további hátrányok, mint például a pályázatokból, támogatásokból történő kizárás. A feltárt költségmegtakarítások segítik a foglalkoztató gazdálkodását, a folyamatok optimailizálásával, egyszerűsítésével pedig csökkenthető az erre a területre fordítandó idő, energia, hozzájárulva ezzel a hatékonyság növeléséhez.
A cikk szerzője Perjés Judit szakmai vezető, az ABRILL-HUMÁN Kft. ügyvezetője.
