Hogyan számoljuk el a kiküldetés költségeit?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A saját tulajdonú személygépkocsival megtett hivatalos utak költségeinek elszámolásakor több módszer közül is válaszhatunk, érdemes tisztában lenni a szállás és étkezés elszámolásának szabályaival is.

Folytatva a cikksorozatot leszögezhetjük, hogy a dolgozó a vállalkozás engedélye alapján, a saját tulajdonú személygépkocsiját is használhatja a kiküldetés során a hivatalos utakhoz. Ennek két formáját ismerjük:

– a kiküldetési rendelvénnyel, vagy
– az útnyilvántartás alapján történő elszámolás.

A személygépkocsi tulajdonlását a személyi jövedelemadó elszámolásának (éves bevallás) elévülési idejéig igazolni kell tudni a kötelező felelősségbiztosítás csekkjeivel. Saját tulajdonúnak tekintendő a házastárs tulajdonában lévő gépkocsi is, valamint a valamelyikük által zárt végű pénzügyi lízing keretében használt személygépjármű.

Bármilyen más rokonsági fokú hozzátartozó (például: szülő, gyerek, stb.) tulajdonában lévő személygépkocsi nem számít saját tulajdonúnak. Ez utóbbi esetben kiküldetési rendelvény sem alkalmazható.

Kiküldetési rendelvény

A saját tulajdonú személygépkocsival megtett hivatalos utak költségeit – a vállalkozás döntésétől függően – elszámolhatjuk kiküldetési rendelvény alkalmazásával.

Kiküldetési rendelvény: a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.). Kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával köteles megőrizni.

Abban az esetben, ha a kiküldetési rendelvény alapján fizetik ki a dolgozó számára a költségtérítést, akkor azt szigorú számadás alá kell vonni, és ezt a pénzkezelési szabályzatban rögzíteni.

Amennyiben kiküldetési rendelvénnyel történik az utazással kapcsolatos költségek bizonylatolása, akkor a személyi jövedelemadóról szóló törvény 7.§ (1) bekezdésének r) pontja alapján nem minősül bevételnek a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén az utazásra kapott összeg, de csak akkor, ha nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható költséget.

Az Szja törvény 3. sz. mellékletének II/6. pontja szerint igazolás nélkül elszámolható költség, a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg.

Atipikus munkajogviszonyok – Könyv és konferencia

Munkajogi kiskönyvtár sorozatunk 6. kötete közérthetően tekinti át a hagyományostól eltérő foglalkoztatási formák szabályozását. Ízelítő a tartalomból: részmunkaidő, munkaerő-kölcsönzés, távmunka, egyszerűsített foglalkoztatás. A téma iránt érdeklődők konferencián is tájékozódhatnak az atipikus munkaviszonyok szabályairól dr. Bankó Zoltán előadásában. Tekintse meg kedvezményes csomagajánlatunkat >>

Ha a magánszemély csak kiküldetési rendelvény alapján kap az igazolás nélkül elszámolható mértéket meg nem haladó költségtérítést, akkor cégautó-adót nem kell fizetnie.

Abban az esetben, ha a kifizető a kiküldetési rendelvény alapján a jogszabályban meghatározott mértéket meghaladó térítést fizet, akkor a teljes összeg adóköteles bevételnek minősül. Ezzel szemben számolhatja el a tényleges költségeket, vagy az igazolás nélkül elszámolható költséget a magánszemély.

A kiküldetési rendelvénnyel kapcsolatban fontos még hangsúlyozni, hogy az nem csak a munkaviszonyra tekintettel állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony stb.) alapján is alkalmazható.

A magánszemély a saját tulajdonú személygépkocsijának hivatalos célú használata esetén nem csak kiküldetési rendelvény alapján, hanem útnyilvántartás alapján is részesülhet költségtérítésben.

Az utazási költségtérítés címén kapott összeg adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti (hivatali) utakra (futásteljesítmény) elszámolhatók. A bevétellel szemben a költségek elszámolása – a magánszemély választásától függően – kétféle módszerrel történhet:

1) Üzemanyagköltség címén a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendeletben meghatározott fogyasztási norma szerinti üzemanyag-mennyiség és a NAV által közzétett üzemanyagár szorzataként meghatározott összeg számolható el.

A felhasznált üzemanyag mennyiségének meghatározására alapvetően két lehetőség van:

– a gépjármű típusához rendelt fogyasztási norma, (alapnorma,) melyet korrigálhatunk különböző tényezőkkel az átlagostól eltérő üzemeltetési körülmények alapján, vagy pedig

– a gépjárművek hengerűrtartalmához rendelt alapnorma-átalány alkalmazásával.

Mindkét esetben az útnyilvántartásban szereplő megtett kilométerek alapján számolunk.

Az üzemanyagköltség megállapítására vonatkozó másik eljárás szerint a számlával igazolt üzemanyag-vásárlás vehető figyelembe költségként, de az így vásárolt üzemanyag mennyisége nem haladhatja meg a hivatalos utak futásteljesítménye (útnyilvántartás) alapján az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiséget.

(Megjegyzem, hogy a legcélszerűbb az alapnorma-átalányt alkalmazni, de ilyenkor nem alkalmazhatók a kormányrendelet 2. számú mellékletében szereplő korrekciós tételek.)

Az üzemanyagköltségen kívül a számlával igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek is elszámolhatók az üzleti célú használat arányában. Ehhez a számításhoz dokumentálni kell a saját tulajdonú személygépkocsi által megtett összes kilométert is, hiszen csak így arányosíthatunk (hivatali cél, magáncél).

2) A költségelszámolás másik módszere, amikor az üzemanyagköltséget az 1) pontban leírtak szerint számoljuk el, viszont a fenntartási, javítási- és felújítási költségek fedezésére kilométerenként 9 forint általános személygépkocsi-normaköltséget vehetünk figyelembe a kapott költségtérítéssel szemben.

Ezek a költségelszámolás módszerei.

A magánszemélynek mindkét módszer esetén a költségelszámolás miatt számolnia kell azzal, hogy cégautó-adó fizetésére kötelezett.

Előfordul, hogy a kiküldő vállalkozás csak a felmerült költségeket téríti. De az is előfordulhat, hogy a kifizetett költségtérítés egy átalányjellegű magasabb összeg. Erre általában akkor kerül sor, amikor a magánszemély a saját személygépkocsiját rendszeresen használja hivatalos célra. A költségtérítés címén kapott összeg ekkor adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti (hivatali) utakra (futásteljesítmény) az előzőek szerint elszámolhatók.

Szállásköltség

A kiküldetéssel összefüggő tipikus költség még a szállásköltség. A szállásköltséget általában a kiküldő kifizető viseli, így annak bizonylata is a kiküldő nevére szóló számla. Külföldi kiküldetés esetén a szállás lefoglalása általában már itthonról megtörténik, sőt gyakran előre kifizeti a cég az ellenértékét.

Nem keletkeztet adókötelezettséget a magánszemélynek adott olyan összeg, amely a hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, vagy a szállás díjára vonatkozik, és amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal (számlával) elszámolni. Akkor sem kell jövedelmet számolni, ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg, és azt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti azzal, hogy ez a rendelkezés egyébként nem alkalmazható olyan kiadások esetén, amelyeket az Szja-törvény nem ismer el a magánszemélynél költségnek.

A személyi jövedelemadóról szóló törvény 7.§-a értelmében a magánszemélynél nem keletkeztet jövedelmet a menetjegy illetve a szállás árában felszámított étkezés ellenértéke. (Gondoljanak a repülőjegyre, vagy a szállodai reggelire!)

A személyi jövedelemadóról szóló törvény 70. § (1) bekezdés a) pontja értelmében egyes meghatározott juttatásnak minősül a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés révén a magánszemélynek juttatott adóköteles jövedelem. Ilyenkor a kiküldött számlát hoz, melynek ellenértéke után a kifizetőnek 51,17% közterhet kell befizetnie.

A belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 278/2005. (XII. 20.) kormányrendelet szerint a kiküldetésben lévő munkavállalónak az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés (napidíj) jár. Figyeljünk fel a „többletköltségei fedezetére” kifejezésre! Hiszen maga az étkezés magánszükséglet.

A napidíj

számlával (egyszerűsített számlával) igazolt összegként, vagy
költségátalányként

számolható el. Az első esetben a kiküldő adózik, a második esetben a kiküldött.

Költségátalányként a munkavállalót legalább napi ötszáz forint napidíj illeti meg. Szálloda igénybevétele esetén, amennyiben a szállodaköltség a kötelező reggeli árát tartalmazza, a napidíj összegét 20%-kal csökkenteni kell. (Marad 400 Ft/nap).

---