A munkavállalók többsége a nyári időszakra tartogatja szabadságának nagy részét, azonban előfordulhatnak olyan szituációk, amelyek miatt a tervezett szabadságot át kell ütemezni vagy a már megkezdett szabadságot meg kell szakítani. Ennek azonban szigorú törvényi feltételei vannak.
Sokan úgy gondolják, hogy a szabadság időpontjának és tartamának meghatározása a munkavállaló kizárólagos joga és feladata, ez azonban ténylegesen nem így történik. A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 122. § (1) bekezdése rögzíti, hogy a szabadságot a munkáltató adja ki. Ennek megfelelően a munkáltató felelős azért, hogy a dolgozók minden évben megkapják a nekik járó szabadságot. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy munkavállalóknak semmilyen beleszólásuk nincs szabadságolásukba, hiszen a kiadás előtt meg kell hallgatni őket. A dolgozói igényeket pedig a méltányos mérlegelés alapján köteles figyelembe venni a munkáltató, így olyan módon kell a szabadságolásról határoznia, hogy azzal a munkavállaló érdekeit is szem előtt tartsa [Mt. 6. § (3) bekezdés].
A munkáltatónak a szabadságkiadással kapcsolatos joga tovább korlátozott, ugyanis az Mt. 122. § (2) bekezdése előírja, hogy évente hét munkanap szabadságot a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban, legfeljebb két részletben köteles kiadni. Ez ténylegesen azt jelenti, hogy a munkavállaló a neki szabadságként járó munkanapokból hét munkanap „felhasználásáról” szabadon dönthet. A dolgozónak a szabadság kiadására vonatkozó igényét legalább 15 nappal a szabadság kezdete előtt be kell jelentenie. Ugyanez 15 napos szabály vonatkozik egyébként a munkáltatóra is; a szabadság kiadásának időpontját legkésőbb a szabadság kezdete előtt 15 nappal közölni kell a munkavállalóval.
Ezen túlmenően a munkáltatónak arra is figyelnie kell, hogy a szabadság kiadására úgy kerüljön sor, hogy a munkavállaló naptári évenként egy alkalommal, legalább 14 egybefüggő napra mentesüljön a munkavégzési és rendelkezésre állási kötelezettsége alól, kivéve, ha a felek ettől eltérően állapodtak meg [Mt. 122. § (3) bekezdés]. A 14 napos mentesülés kapcsán az Mt. rögzíti, hogy a szabadságként kiadott napon túl a heti pihenőnap (heti pihenőidő), a munkaszüneti nap és az egyenlőtlen munkaidő-beosztás szerinti szabadnapot is figyelembe kell venni [Mt. 122. § (3) bekezdés]. A 14 napos mentesülés tehát azt jelenti, hogy a munkavállaló 14 napig nem megy be dolgozni. Így, ha például a szabadsága hétfői napon kezdődik és az azt követő hét péntekig tart, akkor a mentesülés időszakába a két hétvége tartamát is bele kell számítani. A munkavállaló részére ez esetben 10 munkanap szabadságként való kiadására került sor, de ténylegesen 14 napig nem kellett dolgoznia, ami megfelel az Mt. szabályainak.
Fontos megjegyezni, hogy bár a legtöbben a nyáron szeretnének hosszabb szabadságra menni, mégsem kötelező, hogy erre ekkor kerüljön sor. Olyan vállalkozások, iparágak esetén, ahol jellemzően zsúfoltabb a nyári időszak, nem célszerű, ha az alkalmazottak felváltva mennek nyaralni, a többiek pedig folyamatos emberhiányban dolgoznak. Esetükben a hosszabb szabadságot az év másik időszakában kell biztosítani.
A munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén a szabadság kiadásának közölt időpontját módosíthatja, valamint a munkavállaló már megkezdett szabadságát megszakíthatja [Mt. 123. § (5) bekezdés]. Ezt a kellemetlen helyzetet a gyakorlatban jellemzően egy hirtelen befutó, sürgős vagy nagy emberigényű feladat elvégzése, vagy egy másik kolléga megbetegedése idézheti elő. Mivel a törvény nem szabja meg, hogy a szabadság átütemezésekor milyen határidőkre kell tekintettel lenni, így előfordulhat az is, hogy a szabadság megkezdése előtt egy nappal derül ki, hogy a munkavállaló nem tudja azt megkezdeni.
Ha a már megkezdett szabadság alatt merül fel annak megszakítása, akkor könnyen előállhat az a helyzet, hogy a munkáltató nem tudja felvenni a kapcsolatot beosztottjával, hiszen a szabadság lényege pont az, hogy a dolgozó mentesül a rendelkezésre állási kötelezettsége alól is, így a főnökének megkeresésére sem köteles reagálni és ez részéről nem is tekinthető kötelezettségszegésnek. Ha sikerül a kapcsolatfelvétel és a szabadság megszakításának körülményei fennállnak a munkáltató oldalán, akkor a munkavállaló rendelkezésre állásra köteles és ha ennek nem tesz eleget, akkor az már a munkáltató utasításának megtagadása és így kötelezettségszegésnek minősül.
Garanciális jelentőségű szabály, hogy a munkáltató köteles megtéríteni a munkavállalónak a kiadás időpontjának módosításával vagy a megszakítással összefüggésben felmerült kárát és költségeit [Mt. 123. § (7) bekezdés]. Ezen túlmenően pedig a ki nem használt (megszakított) szabadságot is ki kell adnia az év során egy későbbi időpontban, az általános szabályok betartásával. Fontos, hogy a szabadság időtartamába a szabadság alatti tartózkodási helyről a munkahelyre és a visszautazással, valamint a munkával töltött idő a szabadságba nem számít be, így, ha a munkavállaló szabadságának megszakítására kerül sor és a munkavállaló külföldről utazik vissza munkahelyére, akkor az utazás időtartama a szabadság számítása szempontjából nem vehető figyelembe.
