A NAV diktálja a tempót: Digitalizáció a könyvelés oldaláról (x)
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A digitalizáció bevezetésével elsődleges cél mind a vállalkozások, mind a könyvelést végző szakemberek számára a hatékonyság növelése, a tervezhetőség, átláthatóság megteremtése. A NAV által előírt adatszolgáltatási kötelezettség és az ehhez kapcsolódó lehetőségek dinamikus fejlődést kínálnak a digitális ügymenet kialakításához.
A digitális transzformáció már évek óta foglalkoztatja a vállalatok vezetőit, az elmúlt hónapok során azonban a folyamat felgyorsult, a szereplők köre szélesedett. A NAV online számla adatszolgáltatási kötelezettség bevezetése, majd annak fokozatos kiterjesztése egyrészt minden gazdasági szereplőt érintetté tett ebben a témában, másrészt megkönnyítette a digitális, papírmentes ügymenet kialakítását.
A NAV OSA 3.0 tavaszi éles indulása óta minden vevőszámla értékhatártól függetlenül bekerül a NAV rendszerébe és onnan le is tölthető, a könyvelő szoftverekbe, ERP rendszerekbe betölthető. Az adatszolgáltatási kötelezettség kiterjed a magánszemélyek, nem adóalanyok, külföldi (+EU) vevők részére kiállított számlákra is. Szintén a NAV adatszolgáltatáshoz kapcsolódóan a vonatkozó 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet megteremtette annak lehetőségét is, hogy az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash-kóddal is lehet teljesíteni, más, e jogszabályban felsorolt módszerek mellett.
Az elektronikus számlázás terjedésének lényeges akadályaként voltak azonosíthatóak az elektronikus számla digitális archiválásával kapcsolatos szabályozás értelmezésével, a gyakorlatban előforduló megoldások megfelelőségével kapcsolatos bizonytalanságok.
A PROGEN Kft. által fejlesztett integrált vállalatirányítási rendszerek alapvető feladata többek között a mindenkori jogszabályoknak megfelelő számlázás és könyvelés kiszolgálása. Az adminisztráció terheinek csökkentése, ezzel a vállalatok hatékonyságának növelése. Ennek szellemében zajlik a sERPa és a Nagy Machinátor rendszerek fejlesztése.
A fenti lehetőségek kiaknázását célozza például a sERPa Integrált Vállalatirányítási Rendszer Elektronikus számla (NAV felé hash kóddal küldött pdf) megoldás. A számlázási folyamatban az eladó oldalán létrejön egy elektronikus számla dokumentum (például: egy elektronikus aláírással és időpecséttel nem ellátott PDF fájl), melyre a megfelelő lenyomatképző algoritmusok egyikével az eladó rendszere hash-kódot képez. Ezt a hexadecimális számot a számláról adott adatszolgáltatás részeként közli a NAV-val. Eladó oldalon a kibocsátott, vevő oldalon az eladótól kapott elektronikus számlát megfelelő adathordozón őrizni kell. Ha egy adóhatósági ellenőrzés közben az elektronikus számla hitelességét és sértetlenségét igazolni szükséges, akkor erre megfelelő módszer az őrzött állományon az eladó által az adatszolgáltatásban megjelölt algoritmussal képzett hash-érték, valamint az eladó/vevő által őrzött állomány adott algoritmussal képzett hash-értékének egyezősége. Ha tehát az ellenőrzés közben az adott algoritmussal megképzett hash-érték azonos azzal, amit az eladó a számla kiállításakor megadott, akkor bizonyítottnak tekinthető az elektronikus számla Áfa tv-ben megkövetelt hitelessége (ténylegesen az eladó adta ki) és sértetlensége (keletkezése óta az adattartalmán nem módosítottak).
A másik, folyamatosan bővülő funkcionalitással rendelkező PROGEN megoldás a NAV Számla Importer, mely a sERPa és a Nagy Machinátor rendszerben is elérhető, rugalmasan illeszthető be a vállalkozások szokásos ügyviteli folyamataiba.
A modullal a NAV online számla adatbázisából importálhatjuk és iktathatjuk a számunkra kiállított számlákat. Beemelhetők partnereink számlaadatai a rendszerünkbe akár közvetlenül a szállítószámlák közé, lehetőséget biztosítva a számla befogadásával kapcsolatos jóváhagyási mechanizmus rendszerben tartására. Az ügyfél adatok ellenőrzése a Dun&Bradstreet (korábban Bisnode) adatbázissal működő kapcsolaton keresztül történik, segítségével kitölthető a megfelelő adat. Szintén lehetőség van a számlán szereplő bankszámlaszám gyors felvételével, amennyiben azt a program ismeretlen bankszámlaszámként jelöli meg.
Az import történhet számlánként egyesével, csoportosan vagy akár automatikusan, időzítve is. A hibás tételeket az áttekinthetőség könnyítésére eltérő színnel jelöljük. Betöltés előtt ellenőrizhetjük az ERP rendszerünkben megajánlott főkönyvi számokat költséghelyeket, témaszámokat és igény szerint módosíthatjuk azokat akár tömegesen is. Lehetőség van jóváhagyási/elutasítási állomásokat a folyamatba helyezni, hogy csak azok a számlák kerülhessenek könyvelésre, amelyeket a felelős vezető engedélyezett. Lehetőség van Áfa gyűjtők és főkönyvi számok szerinti tétel összevonásra, hogy a számlák, amelyek sok hasonló tételt tartalmaznak egyszerűsítve kerülhessenek be a rendszerbe. A hatékony és kényelmes használat érdekében pl. színkódokkal ellátott csoportos szűrések és kitöltések állnak a felhasználók rendelkezésre.
A sERPa NAV Számla Importer modul fejlesztése során arra törekedtünk, hogy olyan funkcionalitást nyújtsunk Partnereinknek, amely öntanuló, okos megoldás, jól kezelhető interaktív felülettel; támogatja a beolvasott számlák automatikus kontírozását, a gazdasági események, számlázott termékek, ezen keresztül a beszerzési szállítólevelek felismerését, szükség esetén módosítását. Az új típusú számlatétel adatok (pl. a termék partner cikkszáma, vagy a szöveges, ismétlődően előforduló gazdasági események) az import során egyszerűen felvehetők a törzsadatok közé, biztosítva ezzel az egyre hatékonyabb, igényesebb automatikus számlabeolvasás lehetőségét.
A Nagy Machinátor NAV Számla Import modulját használó könyvelőirodák az ügyfeleik vevőszámláit is beemelhetik a rendszerbe – bármely számlázó programból kiállított számlát – a modul hatékony eszközeit kihasználva. Ezzel értékes időt takaríthatnak meg, így lehetőségük nyílik szolgáltatási minőség emelésére is az időrabló adatrögzítés helyett. További részletek itt.
