Bevallások a civil térben

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A nonprofit szervezetek világát könyveléstechnikai és adózási szempontból bemutató cikksorozatot indít az Adó Online. Első írásunk a közhasznúsági beszámoló készítésének apró trükkjeit mutatja be.  

Visszatérő saját tapasztalatom hogy a nonprofit szervezetek legalapvetőbb dokumentumát jelentő bevallás hibásan, vagy hiányosan kerül fel a szervezet weblapjára és/vagy a bíróság közzétételi oldalára. Ennek két okát azonosítottam: egyrészt sem a könyvelő, sem a civil szervezeti vezető nem ismeri pontosan a bevallás módszertanát, másrészt, ha tisztában is vannak vele a beszámoláskor nem áll rendelkezésre az összes információ. Az alábbi cikkben részletesen bemutatom, hogy egyrészt hogyan kerülhetjük el a hiányosságokat, továbbá mikor mi a teendője egy civil szervezetnek, illetve könyvelőjüknek.

Első látásra könnyűnek tűnik a nonprofit szervezet dolga, hiszen alapvetően – ha adókötelezettsége nincsen a szervezetnek – egyszeri kötelező éves bevallási tevékenységről van szó. Mármint alapvetően, és ha…

Egy nem közhasznú szervezet esetében, aminek nincsen vállalkozási tevékenysége valóban csak évente egyszer szükséges az OBHGEPI nyomtatványt kitöltenie. Ez a nonprofit szervezet beszámolója, ami tartalmazza a mérleget, az eredménylevezetést, valamint a kiegészítő melléklethez hasonlatos egyéb kiegészítő mellékleteket. A PK-142 űrlap digitális beküldési határideje minden év 05.30-a. Kitöltési útmutató nem segíti a szervezetek munkáját, így a közmegegyezés, a civil törvény és a gyakorlat segítheti a készítő munkáját. A benyújtásról visszaigazoló email érkezik és a dokumentum az érkeztetés után felkerül a https://birosag.hu/civil-szervezetek-nevjegyzeke weblapra.

A nevezett dokumentum lényeges eleme, hogy a szervezet közhasznúságát befolyásoló adatokat is egyértelműen tartalmazza. A közhasznú tevékenységek, társadalmi hasznosság mellett a civil szervezet a közhasznú nyilvántartásba vett kérelmét a bíróság irányába is a beszámolóval támasztja alá, az alábbiak szerint[1]:

(3) *  A közhasznú tevékenységet végző szervezet hozzájárul a társadalom és az egyén közös szükségleteinek kielégítéséhez, amennyiben az előző évről szóló közhasznúsági melléklet célcsoportra vonatkozó adatai alapján a szervezet szolgáltatásai a szervezet testületi tagjain, munkavállalóin, önkéntesein kívül más személyek számára is hozzáférhetőek.

(4) Megfelelő erőforrás áll az (1) bekezdés szerinti szervezet rendelkezésére, ha az előző két lezárt üzleti év vonatkozásában a következő feltételek közül legalább egy teljesül:

1. a) az átlagos éves bevétele meghaladja az egymillió forintot, vagy
2. b) a két év egybeszámított adózott eredménye (tárgyévi eredménye) nem negatív, vagy
3. c)*a személyi jellegű ráfordításai (kiadásai) – a vezető tisztségviselők juttatásainak figyelembevétele nélkül – elérik az összes ráfordítás (kiadás) egynegyedét, ideértve a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvény alapján közérdekű önkéntes tevékenységet végző személyek által összesen teljesített munkaóráknak a civil szervezetek gazdálkodása, az adománygyűjtés és a közhasznúság egyes kérdéseiről szóló 350/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet szerinti értékét is.

(5) Megfelelő társadalmi támogatottság mutatható ki az (1) bekezdés szerinti szervezetnél, ha az előző két lezárt üzleti éve vonatkozásában a következő feltételek közül legalább egy teljesül:

54. a) a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerint a szervezetnek felajánlott összegből kiutalt összeg eléri az 54. § szerinti bevétel nélkül számított összes bevétel kettő százalékát, vagy
55. b) a közhasznú tevékenység érdekében felmerült költségek, ráfordítások elérik az összes ráfordítás felét a két év átlagában, vagy
56. c) közhasznú tevékenységének ellátását tartósan (két év átlagában) legalább tíz közérdekű önkéntes tevékenységet végző személy segíti a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvénynek megfelelően.[2]

A fentiek a beszámolóhoz szükséges pénzügyi bizonylatok alapján készült főkönyv alapján kitölthető, kivéve az önkéntesek számát. Utóbbit a KSH-nak kötelezően megküldendő adatszolgáltatási űrlapon is közölni kell. Ezzel szemben a közhasznúsági beszámoló második része – azaz a szervezet által az előző évben kapott támogatásokat és azok felhasználását bemutató oldalak – már nem tölthetők ki előzetes nonprofit szakmai tudás és előkészítés nélkül. Ezeken az oldalakon ki kell térni valamennyi megítélt támogatás esetében (releváns bármely évben megítélt, de tárgyévre kiható) a támogatás időtartamára, teljes összegére, a folyó évben folyósított és felhasznált összege. Jelölendő továbbá a támogatás neve, jogcíme, a támogató szervezet megnevezése és típusa (központi, illetve önkormányzati költségvetési, nemzetközi, más gazdálkodó szerv). Az adott év relációjában meg kell adni, hogy mekkora összeget tett ki a személyi ráfordítás, a dolgi kiadás, illetve mennyi a felhalmozási költség. Mindez csak akkor tölthető ki szakszerűen, ha a könyvelő és az alapítványi munkatárs szorosan együttműködve szakszerűen állítja össze a könyvelési anyagot.

Alapvetés a nonprofit szervezetek esetében, hogy transzparensen működjenek, továbbá szinte minden támogatási szerződés külön ki is köti, hogy a támogatásként elnyert összeghez kapcsolódó számlákat elkülönítetten kell könyvelni (külön munkaszám, főkönyvi szám), valamint fizikailag is elkülönítetten kezeli. Ehhez azonban a szervezet megfelelő munkatársainak szükséges elvégeznie még év közben ezt az előkészít munkát. Vagyis a számlákat, bizonylatokat támogatásonkénti bontásban kell a könyvelés rendelkezésére bocsájtani. Ehhez képest azt tapasztaljuk, hogy az elszámolási határidőhöz kapcsolódóan válogatja külön a civil szervezeti munkatárs a számlákat pl. adott év júniusában és ekkor az előző év júliusától adott év májusig tartó számlákkal számol el. Az előző évi számlák így kikerülnek a helyükről (nem adott pályázathoz voltak könyvelve) és a fizikai elkülönítés még csak-csak megtörténik, ám a tételek újrakönyvelése már elmarad és értelemszerűen így nem jelent és nem is jelenik meg a támogatás felhasználása az előző évi közhasznúsági beszámolóban. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a könyvelő is proaktív legyen a kérdésben, hiszen amennyiben látja, hogy támogatás érkezett a számlára, akkor várja el, hogy a felhasználásához kapcsolódó számlák, bizonylatok elkülönítetten bekerüljenek a főkönyvbe.

A fent írtakon kívül pályázatonként be kell mutatni a támogatás tárgyévi felhasználását szöveges formában is, valamint az adott évre eső főbb tevékenységeket és programokat. Ebből is kikristályosodik, hogy a civil szervezeti vezető, vagy pénzügyes, valamint szakmai programvezetők együttműködése is szükséges a valóban szakaszerű beszámoló összeállításához. Hiszen a könyveléstől nem elvárható, hogy a számlák alapján beazonosítsa, hogy melyik támogatáshoz milyen konkrét tevékenység kapcsolódik.

Ugyanakkor fordítva is számos problémával találkoztam már. A civil szervezet felkészült pályázati, vagy pénzügyi munkatársa tisztességgel összeállította, támogatásonként lefűzte az anyagot ám a könyvelés azt nem tette külön munkaszámokra és nem mutatta ki.

Mégis mi könyvelendő külön? Gyakorlatilag minden, ami adott célra valamely szervtől adott civil szervezetnek átadott támogatási összeg. Ilyen például az SZJA 1%[3], a hazai és EU-s támogatások, a helyi önkormányzatoktól elnyert források, adott célra átadott magán forrás – például külföldi, vagy belföldi alapítványok, cégek – konkrét támogatási összegei. Jellemzően elmondhatjuk, hogy mindaz a támogatás, ami támogatási szerződéssel, valamilyen elveket lefektetve került a civil szervezethez. Nem csak a tárgyévben elnyert támogatások a felsorolandók a beszámolóban, hiszen számos esetben az előző évi pályázati összeg a következő évben kerül felhasználásra, a tételek pontos elhatárolása ezért is bír jelentőséggel. Illetve az adott évben elnyert támogatás maradványösszegével való elszámolás bekerül majd a következő évi beszámolóba. Természetesen nagyobb összegű – hosszabb amortizációs idővel számoló – tárgyi eszköz beszerzések, immateriális javak, beruházások esetében akár évekig megjelenik a beszámolóban ugyanaz a támogatás (már ugye nincsen tárgyévben folyósított összeg és tárgyévi program hozzárendelve, csak az amortizációs, így adott évben könyvekben megjelenő összeg). Ugyanígy előfordulhat pályázati korrekció, visszafizetés, vagy akár év(ek) múlva megjelenő utófinanszírozás megérkezése. Vegyünk példának egy EU-s pályázatot, ami két évig tart. 10 millió forint a támogatás (z), ebből a szerződéskötéskor 8 millió érkezik meg (z*0.8). A projekt szeptemberben indul. Első évben kimutatjuk az elnyert (z), a megkapott (z*0.8) és a felhasznált összeget (x) és felhasználását, a következő évben az adott évi felhasználást (y), ekkor nem érkezett további finanszírozás, a 3. évben augusztusig tart a projekt, azaz még abban az évben is számos költség (z-(x+y) merül fel és program valósul meg. Az elszámolás benyújtása után (z összegről) nem ritka, hogy egy-másfél év után érkezik meg a maradvány összeg, azaz a visszatartott utófinanszírozási összeg (z*0.2). A negyedik évben tehát a pályázati támogatás már elhatárolásban, majd 5. évben befolyt összegként jelenik meg (z*0.2), de ezekben az években nem kapcsolódik hozzá már sem költség, nem program. Mindettől függetlenül még kimutatandó, hiszen egyrészt az utófinanszírozás kifizetésig nem zárul le a projekt, másrészt ha támogatás beérkezik a szervezethez azt ki is kell mutatni és az egyenleg is így kerül balanszba.

Felhívnám a figyelmet, hogy mindez a munka egyáltalán nem felesleges, hiszen a támogatásokkal való elszámolások elkészítéséhez amúgy is elengedhetetlen a számlák és bizonylatok adott projekthez rendelése. A beszámolási kötelezettség elmulasztása – akárcsak a cégeknél – előbb felszólítást, majd büntetést von magával. Egy-egy alapos beszámoló pedig mind a könyvelő renoméját, mind pedig a szervezet megbízhatóságát növeli.

(A cikk összeállításában Czajlik Mária, könyvelő volt segítségemre.)

A szerző Gutjahr Zsuzsanna, a Harmónium Egyesület alapítója, munkatársa, 1997 óta civil szervezeti témákban cikkíró. 

[1]     Két év viszonylatában vizsgálandó, azaz két év működés után kérelmezhető és ítélhető meg legkorábban a közhasznúsági fokozat. Annak fenntartásához a törvényben előírt társadalmi és pénzügyi előírások betartandók. Azaz ha nem teljesülnek a kritériumok a közhasznú fokozatot a szervezet elveszíti.

[2] 2011. évi CLXXV. törvény egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról

[3]     Külön cikkben részletezzük majd a beszámolás módját a NAV felé.