Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Számlázni márpedig kell, mondhatjuk egy kicsit átalakítva a latin szólást. De hogyan és milyen módszerrel és technikával, az nagyon sokat változott az elmúlt években. A számlatömb elkezdett egyre inkább háttérbe szorulni, és az informatika fejlődésével eljutottunk oda, hogy akár mobiltelefonnal is képesek vagyunk számlát kiállítani és a kiállított számlát elektronikusan megküldeni. Elektronikusan számlázni számos módszerrel lehet, az elektronikus számla számos módon jelenhet meg.
Az elektronikus számlázás még messze nem minden vállalkozásnál az üzleti élet természetes velejárója. Az elektronikus számlázás területén számos kérdés jelenik meg, amelyek rávilágítanak arra is, hogy nem mindenki ugyanazt érti az elektronikus számla alatt. Talán az egyik legtöbbször hangoztatott kérdés az, hogyan lehet jogszabályoknak megfelelő és hatékony elektronikus számlázási megoldást bevezetni az adott vállalkozásnál. 2021-től pedig megjelent egy teljesen új elektronikus számlázási megoldás a NAV XML e-számla. A sokáig technológiai szempontból egyszerű döntési lehetőségek talán egyre bonyolultabbá válnak, ugyanakkor a vállalkozások egyre inkább a saját specialitásaikra, környezetükre, ügyviteli folyamataikra tudják testre szabni az elektronikus számlázást.
MITŐL LESZ ELEKTRONIKUS EGY SZÁMLA?
Az elektronikus számla fogalma az áfatörvényben viszonylag egyszerű: a jogszabály által előírt adatokat kell tartalmaznia és elektronikus formában kell megtörténnie a kibocsátásnak és a befogadásnak. Bármennyire is egyszerűnek tűnik ez a fogalom, a napi gyakorlatban mégsem kristályosodott ki mindenki számára, hogy pontosan mi az elektronikus számla. Ez azért is probléma, mivel sokszor ugyanazt a dokumentumot nevezi az értékesítő és a vevő eltérően hol elektronikus, hol papír alapú számlának.
Nagyon elterjedt megoldás, hogy a számlát számlakép formájában, jellemzően .PDF fájlformátumban küldi meg az értékesítő a vevő részére. Ezt a dokumentumot hol elektronikus számlának nevezik, hol papír alapú számlának. Találkoztam olyan érveléssel is, hogy attól függ, hogy a vevő kinyomtatja-e vagy elektronikusan kezeli. Olyan okfejtést is olvastam, hogy ha elektronikus aláírás van hozzá, akkor elektronikus, amennyiben nincs, akkor ki kell nyomtatni és papír alapú.
A jogszabályi rendelkezés alapján, amennyiben a számla elektronikus formában lementhető, akkor az már elektronikus számla lesz. Ez a rendelkezés nem tartalmaz semmilyen kitételt a technikára, informatikai megoldásokra, vagy a vevő számlakezelésére vonatkozóan. A jogszabály teljesen elkerülte az elmúlt években a technikai részletszabályok kötelezettségként történő előírását, sokkal inkább alapelvi szinten szabályozza az elektronikus számlázást. Tehát a .PDF fájlformátumban megküldött számlánk jogszabályi szempontok alapján mindenképpen elektronikus számla lesz.
Persze ekkor is van kivétel, mint ahogy azt az áfatörvényben megszokhattuk, hogy mindig van kivételszabály. Az áfatörvényben különös hangsúly van azon, hogy a két fél között legyen egy megállapodás az elektronikus számlázásról. Ennek a megállapodásnak nem szükséges előre megtörténnie, és még csak nem is feltétele az írásbeliség sem. Tehát hiába bocsátotta ki az értékesítő a számlát elektronikusan, ha a vevő nem hajlandó azt elektronikus formában befogadni, akkor az értékesítőnek gondoskodnia kell a papír alapú számlázásról.
Előfordulhat az is, hogy bár papír alapú számlázásban egyezett meg a két fél egymással, de előzetesen elektronikusan is megküldi az értékesítő a számlát. Ettől még nem lesz hiteles az elektronikus számla, csupán egy hiteles számláról való tájékoztatásról beszélünk, amely a két fél ügyviteli folyamatát egyszerűsítheti. Ebben az esetben a hiteles számla – amelyre vonatkozóan megőrzési kötelezettség is keletkezik – továbbra is a papír alapú számla lesz, hiszen ebben egyezett meg egymással a két fél. Fontos azonban, hogy a számla papír alapon ténylegesen kibocsátásra kerüljön, tehát az elektronikusan küldött számláról a tájékoztatás nem helyettesíti a hiteles számlát.
A fentiekben kizárólag a számlaképről írtam, ugyanakkor vannak olyan nézetek is, hogy a számlaképet önmagában nem lehet elektronikus számlának tekinteni. No nem jogszabályi értelemben, hanem üzleti, informatikai értelemben. Amennyiben megnézzük, hogy a teljes ügyviteli folyamatban hogyan viselkedik egy számlakép és hogyan viselkedik egy számla adattartalmát informatikailag könnyen kezelhetően tartalmazó számlaadatfájl, akkor megértjük gyorsan a különbséget!
A számlakép a számlakiállítás során teljesen úgy viselkedik, mintha papír alapú számla lenne, csupán a papír helyett például .PDF fájlban történik meg a nyomtatás. Tehát ugyanúgy megtörténik a számlaadatoknak egy számlaképbe történő átalakítása, melynek eredményeként grafikusan elhelyezi a program a számlaadatokat jellemzően egy A4-es papírméreten hol logikus, hol kevésbé logikus módon. A kibocsátás ezt követően jellemzően e-mailen történik meg, melyet a befogadó letölti a postafiókjából és az esetek túlnyomó többségében kinyomtatja. Az elektronikus számla kinyomtatott képe alapján történik meg a számlaadatok rögzítése a vevő könyvelési rendszerében. Az elektronikus számlakép tehát a vevői oldalon inkább problémásabb, mivel többlet teendője keletkezik vele.
Ezzel szemben például egy XML-számla folyamata teljesen eltérő. A számlakiállítási folyamatban sehol nem jelenik meg a számlakép, de persze ha nagyon szükséges, akkor megjelenhetne. Az XML-ből bármikor lehet számlaképet generálni egy ehhez megfelelő stíluslappal és programmal. Ugyanakkor az XML-számla legnagyobb előnye mégsem az, hogy bárki saját magának kialakíthat egyedi stíluslapokat, melynek következtében az összes bejövő XML alapú számláinak ugyanaz lehet az elrendezése, stílusa. A legnagyobb előnye egy XML-számlának éppen abban rejlik, hogy gép állította elő és gépi úton lehet az adattartalmát értelmezni. Persze nem csupán az XML-fájlformátum hordozza ezt a lehetőséget, hanem a régóta elterjedt, ugyanakkor kevéssé használt EDIFACT formátum is, de akár lehet egy gépi kommunikációra specializált JSON-állomány is.
A fentiek alapján is érezhető, hogy nem is annyira az a fontos, hogy egy számla mellett legyen elektronikus aláírás. Sőt, lassan nem is annyira az elektronikus aláírás a kérdés, hanem sokkal inkább az elektronikus számla formátuma, az elektronikus számla gépi úton történő feldolgozhatósága. Ahhoz, hogy meg tudjuk válaszolni a bevezetőben feltett kérdést, végig kell gondolnunk a számlázás teljes folyamatát.
SZÁMLÁZÁS FOLYAMATA
Minden folyamatleírásnál fontos, hogy megtaláljuk a pontos határokat, hol kezdődik és hol zárul le az adott folyamat. A számlázásnál sokan tévesen a számlaadatok rögzítésétől a kibocsátásig gondolják végig ezt a folyamatot. A számlázás teljes folyamata azonban ennél sokkal tágabb és sokkal összetettebb. Nem lehetséges hatékony számlázási folyamatot kiépíteni, amennyiben nem látjuk magunk előtt a teljes képet és az ügyviteli, valamint informatikai szempontú megközelítéseket.
A számlázás folyamata messze nem a számlaadatok rögzítésénél kezdődik, de még csak nem is egy gazdasági esemény megtörténténél. Persze, ha jogilag nézzük, akkor a gazdasági esemény indukálja a számlakiállítási kötelezettséget. Informatikai és ügyviteli szempontból a számlázás folyamata valahol a megrendelésnél kezdődik. Amennyiben az adott társaságnál van megrendelőlap, vagy a saját ügyviteli rendszerében nyilvántart megrendeléseket, akkor nagyjából ezen a ponton kezdődik el a számlázás. Nem véletlen, hogy a legtöbb ERP a megrendelés számra fűzi fel a gazdasági esemény teljes láncát. A megrendelésszám mind az értékesítőnek és mind a vevőnek is fontos lehet, éppen ezért szokásos a számlán szerepeltetni. Persze erre nincs jogszabályi kötelezettség, de a gyakorlat alapján sok esetben nem lehet ettől eltekinteni.
A megrendelés nem csupán a folyamat kezdetét jelenti. Ekkor már eldől milyen alapadatok fognak a számlán szerepelni, hiszen ekkor válik ismertté a gazdasági eseményben érintett termék vagy szolgáltatás. Szintén lehet tudni a számla végösszegét, de akár az adókulcsát is. Továbbá lehet tudni már azt is, hogy kik között fog megtörténni a gazdasági esemény. Tehát akár már a megrendelés alapján is kiállítható lenne a számla szinte összes adattartalma. Ez azonban jelentős hiba lenne, mint ahogy a következőkben ezt látni is fogjuk.
A megrendelést követően történik meg a gazdasági esemény. Amennyiben nincs megrendelés, akkor itt kezdődik a számlázás folyamata. A számlának az áfatörvény alapján mindenképpen a valós gazdasági eseményt kell tükröznie. Tehát adattartalmilag nem helytállóak azok a számlák, melynek a valós gazdasági eseménnyel nincs kapcsolatuk. Nem feltétlenül jelenti azt, hogy ekkor a számla fiktív lenne, mivel az már egy minősített probléma. De gyakran előfordul, hogy a megrendelés szólt például 10 darab termékről, de kevesebb termék került vagy más termék került kiszállításra. Persze ezt egy zárt ügyviteli folyamatban úgy követik le, hogy magát a megrendelést is módosítják, de ebből a példából is lehet látni, hogy nem lehet teljesen automatikusan következtetni a megrendelésből a számlára. A megrendelésből pedig egy fontos információ hiányzik, amely a számlához elengedhetetlenül szükséges: a teljesítés időpontja.
A gazdasági esemény megtörténte után tehát már minden információ és adat a rendelkezésre áll a számla kiállításához. Ezt meg lehet tenni teljesen automatikusan, de lehet teljesen manuális folyamat, azonban a két szélsőséges megoldás között vannak átmenetek is. Ilyen átmenet lehet például, amikor egy logisztikai rendszerből több adatot átvesz a számlázó program, melyet előre kitölt, és a kiállítás során ezen adatokon kívüli adatokat már manuálisan kell felvinni a programba. Amennyiben teljesen manuális a számlázás, akkor érdemes meggondolni, hogy használjon az értékesítő társaság legalább vevőtörzset, terméktörzset a számlázó programjában.
A kézi számlatömbből történő számlakiállítás esetétől jelen cikk témája miatt akár el is tekinthetnénk, de az is egy teljesen jogszabályszerű megoldás, bár nem feltétlenül minden esetben a leghatékonyabb. Megjegyzendő, hogy kézi számla esetén is lehet elektronikus számlát készíteni, azonban ez az út a jogszabályi rendelkezések alapján nagyon bürokratikus és nem feltétlenül életszerű.
A számla kiállítását követően megtörténik a számla kibocsátása, tehát a számlának a vevő részére történő eljuttatása. A vevő a megkapott számlákat befogadja, ellenőrzi, majd végül lekönyveli. A könyvelés során a számla legfontosabb adatait rögzíti a saját nyilvántartásában. Persze ennek a könyvelési folyamatnak az értékesítőnél is meg kell történnie.
A számlázási folyamat legutolsó eleme pedig a számlák megőrzésének kérdése. Ez papír alapú számlázásnál a számlák lefűzése, irattárba történő elhelyezése. Elektronikus számlánál egy technikailag összetettebb kérdést jelent a számlák hosszú távú megőrzése.
A fenti folyamatkitekintés nem teljesen öncélú, hanem azt a célt szolgálja, hogy a legfontosabb kérdéseket fel tudjuk tenni magunknak. Elektronikus számlázás kialakítása tekintetében egyébként is egy nagyon fontos lépés a megfelelő kérdések azonosítása és azokra a válaszok megtalálása.
Az elektronikus számla folyamat szempontjából egyértelműen számlakibocsátási kérdés, ugyanakkor a teljes számlázási folyamatot érdemes átvizsgálni ahhoz, hogy mind az értékesítő és mind a vevő vállalkozásnak a megfelelő megoldást ki lehessen alakítania.
Fontos előzetesen kiemelni, hogy ha egy vállalkozás bevezet egy elektronikus számlázási rendszert, akkor annak nem feltétlenül szükséges minden vevőjére kiterjednie. Sőt, lehetséges megoldás az is, hogy vevőtől függően más és más számlázási, de akár elektronikus számlázási megoldást is kialakíthat. Tehát megvalósítható egy olyan rendszer, hogy a vevőkör egy részének papír alapú, egy másik részének X rendszerből előállított elektronikus, egy harmadik részének Y rendszerből előállított elektronikus, egy negyedik részének pedig szolgáltatón keresztüli számlakiállítás történik. Ebből a példából is látszik, hogy a számla középpontjában nem feltétlenül az értékesítő vállalkozás áll, hanem sokkal inkább a számlabefogadó vállalkozások állnak. Furcsán hangzik, de az elektronikus számlázás tekintetében az ügyfél nem a számlázási rendszert üzemeltető vállalkozás, hanem a vevő vállalkozások jelentik. Az ő igényeiket, lehetőségeiket figyelembe véve érdemes kialakítani az elektronikus számlázási megoldást vagy megoldásokat.
A fenti megfontolásnál előfordulhat, hogy nem csupán az elektronikus számlázás technikájára vonatkozik, hanem azon többletszolgáltatásokra, amelyeket az értékesítő társaságok nyújtanak. A számlamegőrzés például egy olyan funkció, amelyet mind az értékesítőnek és mind a vevőnek ki kell alakítania, vagy megfelelő megoldást kell találnia. Mivel ugyanazt az adatot kell mindkét félnek megőriznie, kialakultak olyan fajta megoldások, amikor vagy az értékesítő, vagy a vevő vagy pedig egy közös szolgáltató őrzi meg az elektronikus számlákat. A megőrzési kötelezettség átvállalásával vagy annak felajánlásával lehet ösztönözni a vevők elektronikus számlázási döntéseit.
A megőrzésnek az egyik fél általi átvállalásán túl egy sokkal fontosabb döntést is meg kell hozni, mégpedig az elektronikus számlázás technikájának a megtalálását. Talán ez a legnehezebb feladat, mivel a gyakorlatban sokszor nehéz egy olyan technikát megtalálni, amelynek a használatával mindkét fél nyer, tehát egy win-win szituáció jelenik meg. Például az elektronikusan aláírt számlakép alkalmazásánál egyértelműen az értékesítőnek nagyobb a nyeresége, mivel ezen megoldás használatával a költségeit nagyban tudja csökkenteni, a számlakiállítási hatékonyságát növelni. Az EDI-rendszer a legtöbb esetben a vevő oldalán jelenik meg jelentősebb előnyként, mivel a számlabefogadási folyamatát teljesen automatizálni tudja. És megtalálhatók még azok a megoldások is, amelyek a számlaadat-szolgáltatáshoz kapcsolódnak, melyek ezt a képet tudják árnyalni.
Az elektronikus számla technikájával kapcsolatos kérdések tehát nagyon is fontosak. Ezért a következőkben egy kicsit elmélyülünk az elektronikus számlázás régebbi és újabb technikai megoldásai között.
ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS „KLASSZIKUS” MEGOLDÁSAI
Elektronikus számlázásra Magyarországon 2004 óta van lehetőség. Akkoriban az elektronikus aláírás (PKI) és a zártadatcsere-rendszer (EDI) jelentette az elektronikus számlázás kizárólagos megoldásait. Azóta a jogszabályi környezet bár jelentősen megváltozott, és mára technikai megkötés már messze nem annyira szigorú, de ettől ez a két technológia a legelterjedtebb. Ezen technológiák közül is inkább az elektronikus aláírás a legnépszerűbb, hiszen költség tekintetében elenyészik az EDI-rendszerrel szemben, valamint számlakiállítás és -befogadás nehézsége szempontjából is kedvezőbb megoldást jelent a legtöbb vállalkozás számára.
Elektronikusan aláírt számla
A PKI-rendszer lényegében egy dokumentumadattartalom-védelmi megoldás. Az elektronikus számlázásban a legnagyobb feladat az, hogyan lesz hiteles hosszú éveken keresztül egy elektronikus és akár könnyen megváltoztatható digitális dokumentum. Az elektronikus aláírás technikája erre a kérdésre egy nagyon jó és hatékony választ adott. Amikor egy dokumentumot ellátunk elektronikus aláírással, akkor az aláírást követően nem fogjuk tudni úgy megváltoztatni az adattartalmát, hogy azt ne lehessen nagyon egyszerű módon (az elektronikus dokumentum megnyitásával) érzékelni.
A PKI alapja egy ujjlenyomat állomány, mely ujjlenyomat nagyon egyedi. Bármilyen hosszú vagy rövid egy adatállomány, az informatikai ujjlenyomata (hash kódja) mindig ugyanolyan hosszú lesz. Amennyiben a legkisebb mértékben is megváltoztatnánk a dokumentumot, akkor megváltozna a hash kód. Mivel a hash önmagában egy olyan adatállomány, amely könnyen megváltoztatható, ezért a PKI egy aszimmetrikus kulcsú technológiát is alkalmaz, amely a hash állományt titkosítja. Ehhez az aszimmetrikus kulcshoz van szükség a tanúsítványokra, valamint a tanúsítványokat kezelő és kiadó szervezetekre, vállalkozásokra. A PKI alapvető ügyviteli kelléke tehát maga a tanúsítványkiadó szervezet.
Bár nagyon informatikainak tűnik ez a levezetés, de a lényege talán egyértelmű, egy viszonylag bonyolult rendszer, melybe egy külső szervezetet mindenképp szükséges bevonni. Az elektronikus aláíráshoz szükséges tanúsítványok lejárati ideje jellemzően 1–2 év, melyért a használónak fizetnie is szükséges jellemzően egy fix előfizetési díjat. Ugyanakkor ez az ár jelentősen eltörpül a papír alapú számlázásnak a költségeivel szemben, amennyiben nem csupán évi néhány darab számla kiállítása a feladat.
A PKI-rendszer annyiban ugyanakkor nyílt, hogy ha egy dokumentumon van egy elektronikus aláírás, az adott dokumentumot bárki egyszerűen meg tudja nyitni, tudja az adattartalmát értelmezni, valamint az elektronikus aláírás ellenőrzése általában automatikusan megtörténik a dokumentum megnyitásakor. A PKI-rendszerű számlázás kialakítása bármennyire is komplex folyamatnak tűnik, a gyakorlatban ugyanakkor ez messze nem így van. A számlabefogadás sem jelent jellemzően bonyolult feladatot.
Az utóbbinak az oka, hogy jellemzően a PKI-rendszerű elektronikus számlák számlaképként jelennek meg. Éppen ezért a kisvállalkozásoktól a nagyvállalkozásokig tudják ezt a megoldást használni.
A PKI alapú számlázási megoldást jelenleg már nagyon sok számlázó program akár beépített funkcióként támogatja. Léteznek kizárólag böngészőben futó számlázó programok (online számlázó programok), amelyeknél minden esetben megjelenik az elektronikusan aláírt számla szolgáltatásként. A számlaadat-szolgáltatási kötelezettség mellett megjelent az adóhivatali Online Számla rendszerben az Online Számlázó, amely szintén elektronikusan aláírt .PDF állományt használ elektronikus számlázáshoz. Az utóbbi minden belföldi adóalany számára ingyenesen elérhető és mint a legtöbb online számlázó program esetén, okostelefon alkalmazásként is lehet használni.
A PKI-számlakép az emberi szem számára tökéletes megoldást jelent, azonban egy számlaképet gépi úton feldolgozni csupán karakterfelismerő programok (OCR) felhasználásával lehet. Ezeknek a programoknak több hátránya is van:
– soha nem lehetünk abban teljesen biztosak, hogy a karakterfelismerés tökéletesen megtörtént;
– bár a karakterfelismeréssel a manuális rögzítést lehet gyorsítani, azonban a gép nehezen tudja felismerni melyik adat pontosan mit jelenthet. Például egy dátumot akár fel lehetne ismerni gépileg is, de ha el akarjuk választani egymástól a számlakiállítási és a számlateljesítési időpontot, ahhoz a gépnek ismernie kell az adott számla formátumát, felépítését.
Kétségtelen, hogy az elmúlt években láthattunk jelentős fejlődést az OCR-technológia területén és már léteznek olyan informatikai megoldások, amelyek nem csupán a karaktert, hanem az adattartalom jelentését is felismerik, azonban ezek a megoldások mégsem jelentik azt, hogy egy számlaképet könnyen és nagy biztonsággal lehetne automatikus gépi megoldással feldolgozni. Ezek a megoldások bár technológiailag nagyon fejlettek, azonban, ha az elektronikus számlázás folyamatát nézzük, inkább átmeneti megoldásokat jelentenek. Persze ettől még nagyon hasznosak, jelentős munkaerő-kapacitást tudnak megspórolni, azonban a teljes automatizálás lehetősége nem jelenik meg.
EDI-számlázás
Az EDI-rendszer inkább nagyvállalati környezetben terjedt el, jellemzően a beszállítói számlák feldolgozásának automatizálására. A megoldás lényege, hogy a két vállalatirányítási rendszer egy zárt csatornán keresztül küldi egymásnak az adatokat informatikai üzenetek formájában. A számlaüzenetek struktúráját előzetesen egyeztetik, amely alapján a vevői oldalon a számlák könnyen automatizálható módon feldolgozhatóvá válnak. Az EDI-rendszer használatáról, az alkalmazott üzenetek struktúrájáról előzetesen és írásban szükséges megállapodni. További kötöttség, hogy az EDI-számlázás ettől fogva már nem választás kérdése, hanem kötelezettség. Természetesen meg lehet állapodni abban is, hogy az EDI-rendszert csak bizonyos ügyleteknél vagy bizonyos számlatípusoknál alkalmazzák, tehát nem feltétlenül kell generálisnak lennie a megállapodásnak.
Bár az EDI számlázási mód nagyon robosztusnak tűnik, ennek ellenére kialakultak light-EDI-nak nevezhető megoldások. Ezeknek a lényege, hogy az eladó oldalán nem a vállalatirányítási rendszer kommunikál a vevő vállalatirányítási rendszerével, hanem egy szolgáltatót iktatnak be a kommunikációba. Az EDI-szolgáltató lesz az, aki az eladói oldalon az EDI-rendszert üzemelteti, és ettől a rendszertől teljesen független módon történik meg az adatok szolgáltató felé történő adatátadása, feltöltése.
Miért alakult ki egyáltalán ez a light-EDI megoldás? A választ nem csupán a költségekben kell keresni, hanem az EDI-rendszernek a legnagyobb előnyében, az automatizálható számlafeldolgozásban. A vevőnek ugyanis nem szükséges manuálisan rögzítenie a számlákat, hanem mindezt a gép is meg tudja csinálni. Mivel előre ismeri a számla adatstruktúráját, ezért a saját ügyviteli környezetét fel tudja készíteni egy előre ismert elektronikus dokumentum feldolgozására. Mivel az előnyök legnagyobb része a vevő oldalán figyelhető meg, az eladói oldalon nem fűződik nagy előny egy előre meghatározott számlaadat-struktúra használatához. Ezt a struktúrát egy szolgáltató is el tudja készíteni, legtöbbször nagyon sokféle számlaadat-struktúrából.
Czöndör Szabolcs cikkéből, amely az Áfa-kalauz 2021/10-es számában jelent meg, a fentieken túl mindent megtudhat a NAV XML-számláról és az elektronikus számlák archiválásáról.
