Hangolódjunk az év zárására!
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Ezt az évet sokan, sok szempontból szeretnénk már zárni… A 2020. évi könyvviteli zárlat ráadásul kiemelt figyelmet fog kapni, hasonlóan az idei tavasz mérleg zárási feladataihoz.
A társaságok nagy része különféle nehézségekkel küzd, illetve a pandémiához igazodva átalakult folyamatok hatását jól kell kezelni a könyvelési rendszerekben is. Mindemellett az idei évi gyors, illetve többször pontosított, igazított szabályozási környezet, az adójogszabályok változásának való megfelelés igénye, a különféle támogatások helyes kimutatása, érvényesítése is a gyakorlattól való eltérést, új feladatokat hoz a könyvelők munkájában. Többen felismerték, hogy ezt már csak a könyvelési feladatok rendszerszerű átalakításával, és különféle automatizálási funkciók beépítésével lehet hatékonyan megoldani. Mindez megköveteli a naprakész könyvelést is.
A könyvvizsgálatra kötelezett társaságok még nagyobb figyelmet fordítanak az első három negyedév évközi audit munkáinak mielőbbi megszervezésére, ami nagyban fogja segíteni az évzárásra való felkészülést.
Könyvelőként azzal tudjuk segíteni a vállalkozásokat, ha a következő év elején – a lehetőségek figyelembevétele mellett – a megszokottnál korábbi időszakra tervezzük az évzárást, ehhez már most jelezzük a szükséges tudnivalókat, és minél több információt adunk a vezetésnek a jövőbeni döntéseik megalapozásához. Ebben segítségünkre lesz, hogy az előző évi társasági adó és innovációs járulék után ebben az évben a helyi iparűzési adóban is eltörölték az adófeltöltési kötelezettséget, így a korábban erre fordított időt az évzárásra való felkészülésre tudjuk szánni.
Feltétlenül előnyben lesz az a könyvelő, aki már az előző években, vagy idén elkezdte digitalizálni munkafolyamatait és automatizált funkciókat vezetett be. A szeptember 30-i ellenőrzést érdemes egy olyan rendszerben megtervezni, elvégezni, amely képes
- előkészíteni az évzáráshoz szükséges egyeztetéseket, analitikákat;
- segíteni a könyvelő munkáját ellenőrző funkciókkal, és lehetőséget ad a kontrolling munka elvégzésének jelölésére is (pl. ellenőrizte pipa);
- időszakonként (akár havonta) riportot generálni a vezetésnek az eredmény és a főbb (releváns) mérlegsorok alakulásáról;
- olyan lekérdezéseket készíteni, ami a számviteli összefüggéseket vizsgálja, láthatóvá teszi az eltéréseket, ellentmondásokat;
- felhasználni az előző évi/időszaki zárás adatait a tárgy időszaki zárlat során;
- az év záráskor, beszámoló készítéskor felkínálni mindazt a beállítást, adatot, információt, amellyel már évközben dolgoztunk.
Mindezekhez a könyvelő programok mellett észrevétlenül is egyre több online vagy offline segéd programot használunk. A humán ellenőrzési, kontrolling szerepkörről tudjuk, hogy akkor hatékony, ha más végzi azt. A szoftverek esetében ugyanígy igaz ez az összefüggés. Szerencsés, ha az év végi, valamint az évközi zárások, ellenőrzések a könyvelő programtól független szoftverben készülnek, mivel így könnyebben kiszűrhető egy esetleges hibás algoritmus vagy rosszul értelmezett gazdasági esemény.
A könyvelést segítő szoftverek tudják importálni a könyvelő programból átadott adatokat. Erre alkalmas például az audit xml (könyvvizsgálói adatexport), de egy excelben megjelenő főkönyvi kivonat is. Emellett számos olyan xml file létezik ma már, ami a könyveléstől független rendszerekből származik és a program képes összevetni az ezekből kinyert információt a főkönyvi egyenlegekkel. Ilyen például a számlázó program adatexportja vagy az ügyfélkapuról letölthető adófolyószámla.
Az online számla adatszolgáltatás mellett érdemes rátekinteni egy olyan riportra, amely a kiállított számlák adatexportjából készül, hiszen az adóhatóság is különféle összefüggéseket figyel a beküldött számlákból. Ezt az adatexportot a 23/2014. (VI.30) a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló NGM rendelet definiálja, így minden számlázó programból elérhető. Ennek megnyitására és a riport előállítására pedig egyrészt a könyvvizsgáló programok, másrészt az ELZA, mint elektronikus zárást és dokumentálást segítő szoftver is alkalmas.
Az év utolsó hónapjaiban célszerű elvégeznünk az adófolyószámla ellenőrzést. A kiemelt tevékenységgel rendelkező vállalkozások adókedvezménye, az adó mérséklés, vagy halasztás igénybevétele mellett ez nem is olyan egyszerű. Azonban lényegesen segíti a munkánkat, ha az adófolyószámla egyeztetés automatizált az ügyfélkapuról letölthető xml file és a főkönyv összevetésével.
Könyvelőként érdemes áttekinteni a beszámolót olyan szemmel, amivel az előző évhez képest bekövetkezett változásokat figyeljük. ELZA ebben az évben már ilyen elemzést is végez, ami könnyen rávilágíthat egy esetleges eltérésre.
A fentieken kívül érdemes végig nézni a beszámoló főbb területeit és ehhez előkészíteni az analitikákat. Részleteket és további jótanácsokat itt olvashat.
A cikk szerzője Tusnádiné Ágoston Márta, kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök, az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központja oktatója.
