Könyvelés vagy bérszámfejtés? – egy bérszámfejtő észrevételei

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Sokan azt gondolják, hogy minden, vállalkozással kapcsolatos feladatot a könyvelő lát el. A köztudatba (főképp vállalkozások vezetőinél) az épült be, hogy a könyvelő egyszemélyben mindent tud, például: a vállalkozás napi pénzügyeiről, a jövőbeli tervekkel kapcsolatos lehetőségekről és azok kivitelezéséről, a cég partnereiről és foglalkoztatottjairól, a nyugdíjszámításról, az egészségügyi ellátásokról, a munkaszerződések elkészítéséről, továbbá arról, hogy milyen foglalkoztatási formák vannak, és azon belül számukra mi az optimális. A felsorolt feladatok azonban minimum 4, de akár 6 szakterületet is érinthetnek.

Nézzük meg általánosságban, egyszerűen bemutatva a különböző szakterületeken ellátandó feladatokat.

Az adótanácsadó tud érdemben segíteni adóval, adójellegű kötelezettséggel kapcsolatban, tehát a vállalkozással kapcsolatos szélesebb körű lehetőségek kapcsán őt érdemes felkeresni.

Adószakértőhöz akkor kell fordulni, ha bizonyos szakterület (pl.: forgalmiadó, jövedékiadó, nemzetköziadó) az adótanácsadó általános adójogi ismereteinél mélyebb szaktudást igényel, tehát speciális ügyekben mindenképp rá van szükség.

Nyugdíjjogi szakértőt/nyugdíjjogászt javasolt felkeresni nyugdíjszámítással kapcsolatban, ha kíváncsi arra, hogy mikor és hogyan mehet nyugdíjba, mekkora ellátásra számíthat, továbbá magyar és nemzetközi nyugdíjigénylés, adategyeztetés kapcsán is ő a megfelelő választás.

Munkaügyi/munkajogi szaktanácsadó tudja például a vállalkozásra szabott szerződést (pl. munkaszerződést) elkészíteni, illetve munkajogász/ügyvéd képviseli a feleket munkajogi viták esetén.

Társadalombiztosítási szakember segít például kismamáknak, gyermeket tervezőknek ellátások kapcsán, illetve társas vállalkozások tagjainak, ügyvezetőinek a számukra optimális jogviszony kiválasztásában.

A könyvelő könyvviteli feladatokat lát el, például a pénzügyi adatokat (pl.: számlákat) összegyűjti, ellenőrzi, rögzíti, nyilvántartja, számviteli nyilvántartásokat, illetve igény esetén ellenőrző és összesítő kimutatásokat készít. Felügyeli a vállalkozás bizonylatait, bankszámlakivonatait, valamint bevallásokat, beszámolót készít a hatóságok számára. A cég napi pénzügyeivel tisztában van, betartja a könyvelési feladatokhoz kapcsolódó törvényi előírásokat, továbbá jelzi, ha hibát, hiányosságot észlel. Elengedhetetlen az egyes adónemek ismerete, hiszen enélkül nem lenne képes megfelelően végezni a munkáját, viszont nem elvárható a tanácsadói, illetve szakértői segítségnyújtás tőle, mivel nem ez a feladata.

A bérszámfejtő a foglalkoztatottakat érintő kifizetésekkel kapcsolatos információk összegyűjtésével, ellenőrzésével és feldolgozásával foglalkozik, az adott jogviszonyra (pl.: munkaviszony, társas vállalkozói vagy megbízási jogviszony) tekintettel, figyelembe véve a távollét időtartamát (pl.: gyermekgondozás miatt, szabadság, betegség esetén) és az esetleges leiltások, adókedvezmények összegét. A foglalkoztatottakat ki- és bejelenti, fizetési jegyzékeket, bérösszesítőket, utalási jegyzékeket állít elő, megállapítja a közterheket, valamint bevallásokat készít az adóhatóság felé. Elvégzi a keresőképtelenség (pl.: betegség, baleset) bejelentését megelőző adminisztrációt, valamint elkészíti a táppénz, csecsemőgondozási díj, gyermekgondozási díj iráni kérelmeket. A bérszámfejtési feladatokhoz kapcsolódó törvényi előírásokat betartja, a változásokat figyelemmel kíséri, az esetleges hibákat, hiányosságokat jelzi a foglalkoztató felé. Fentieken túl még számos feladata van a bérszámfejtőnek, de egyszerűen szólva: majdnem minden „magánszemélyhez fűződő” kifizetés (pl.: munkabér, juttatások, megbízási díj, tagi kivét, ingatlan bérletidíj – ha vállalkozás bérel ingatlant magánszemélytől), és foglalkoztatottakkal kapcsolatos ügyintézés során az ő szaktudására van szükség.

Természetesen nem ritka, hogy a könyvelő adótanácsadó is egyben, vagy a tb szakember bérszámfejtő is, de élesen elkülöníthető a szaktudás a könyvelő és a bérszámfejtő között. Rendkívül fontos tudni tehát, hogy a könyvelés és a bérszámfejtés két teljesen különálló szakma.

Mivel a vállalkozók, cégvezetők számára eleinte nehezen elkülöníthetők a tevékenységek, némiképp pontosabb behatárolást tesz lehetővé, ha a könyvelő, illetve a bérszámfejtő, és megbízója pontosan tisztázza, hogy kinek mi a feladata, miért vállal felelősséget, valamint mi tartozik a cégvezetés vagy más szakember hatáskörébe. Ha a szerződés részletesen kitér az elvállalt feladatokra, az esetleges nézeteltéréseknek is elejét lehet venni.

A könyvelés és a bérszámfejtés közti hasonlóság

A két terület között egyetlen, de igen lényeges párhuzam van: mindkét esetben felkészült és jól képzett szakembernek kell ellátnia a feladatot. Habár – ha összességében tekintjük át – viszonylag kevés olyan jogszabály van, amely érinti mindkét szakterületet, annyi bizonyos, hogy a könyvelőnek is és a bérszámfejtőnek is több törvénykönyvet felölelő tudás birtokában kell lennie, valamint a folyamatosan változó rendelkezésekkel naprakészen tisztában kell lenni a kifogástalan munkavégzés érdekében.

Milyen problémák fordulhatnak elő, ha nem szakember végzi a bérszámfejtést?

Számos probléma merülhet fel aminek okán a hatóságok elmarasztalhatják a céget helytelen eljárás miatt. Tekintsünk át néhányat:

• nem a naprakész törvényi előírásoknak megfelelő bérelszámolás;
• szabálytalanság az eljárás menetében;
• munkabérek, juttatások, egyéb díjak nem megfelelő, nem pontos vagy nem időben történő kifizetése;
• szabadságok helytelen elszámolása;
• munkavállalói járulék, adó, illetve foglalkoztatói közterhek nem megfelelő, nem pontos vagy nem időben történő megállapítása;
• letiltások, levonások nem megfelelő elszámolása;
• adókedvezmények nem megfelelő érvényesítése;
• jogszabály által előírt bejelentések, bevallások beadásának elmulasztása, határidő után történő beküldése az adóhatóság felé.

A szakmai kockázatokon túl nagy rizikó a dolgozói elégedetlenség is. Ha a munkavállalók nem pontosan, időben vagy hiánytalanul kapják meg a bérüket, egyéb juttatásaikat, a cég HR-esei vagy vezetői magyarázkodni kényszerülnek, javított bérjegyzékek kiadására, mentegetőzésre lehet szükség. Az ilyen jellegű, dolgozói bizalmatlanságot hosszú hónapokig tartó, hibamentes bérszámfejtéssel lehet csak helyreállítani.

A bérszámfejtés kiszervezése

A vállalkozások számára általánosságban könyvelőirodák látják el a könyvviteli feladatokat, valamint a bérszámfejtési teendőket is elvállalhatják. Vannak könyvelők, akik egyszemélyben látják el mindkét tevékenységet, aminek egyik oka az, hogy nem könnyű megbízható, szakmailag kifogástalan bérszámfejtőt találni. Ilyenkor merül fel lehetőségként a bérszámfejtés kiszervezése, ami manapság egyre elterjedtebb, hiszen a bérszámfejtés jó ideje önálló tevékenység, ezáltal a vállalkozó szellemű bérszámfejtők céget alapítva, vagy egyéni vállalkozóként tevékenykednek.

A bérszámfejtést kiszervezheti a vállalkozás is, hiszen – habár a könyvelő felé bizonyos időközönként adatot szolgáltat a bérszámfejtő, továbbá előfordul, hogy egyeztetni szükséges (pl.: osztalék kifizetéskor) – a könyveléstől teljesen elkülönülten kezelhető feladat.

Nem ritka azonban, hogy maga a könyvelő szervezi ki a bérszámfejtést, ami által kizárólag a saját szakterületével kell foglalkoznia, nem kell még a bérügyi, társadalombiztosítási, munkaügyi teendőkre is figyelmet fordítania, és azok változását folyamatosan nyomon követnie. Önmagában is rendkívül leterheltek a könyvelők, a bérszámfejtés szakértő kezekbe történő kiszervezése óriási terhet vesz le a vállukról.

A bérszámfejtés kiszervezésének előnyei:

• Megbízható szakértelem: a jogszabályok folyamatos változását igazi kihívás nyomon követni. A bérszámfejtés kiszervezésével a megbízó számíthat rá, hogy a jogszabályok naprakész ismeretével rendelkező, és – ami nagyon fontos – azokat a gyakorlati életben alkalmazni tudó, képzett szakember végzi el a feladatokat.
• Költséghatékonyság: nem szükséges saját számítógépet, bérprogramot fenntartani, továbbá saját munkavállalót foglalkoztatni a feladatra. Ezáltal a továbbképzésekkel járó és a távollétek esetén (pl. betegség, szabadság) felmerülő költségek nem terhelik többé.
• Idő megtakarítás: nincs többé betanításra fordított idő, nem kell ellenőrizni a munkavégzést, a határidők betartását, az érintett terület jogszabályváltozásait. Ha könyvelő, akkor – bérszámfejtést érintő kérdésekben – az ügyfelekkel való kommunikáció sem terheli többé.
• Határidők betartása: egy vállalkozást többféle adó, járulékfizetési kötelezettség terhel, melyek befizetésének, illetve az elszámolás különböző nyomtatványokon való benyújtásának határideje eltérő lehet. A bérszámfejtés kiszervezése garantálja, hogy az adók, járulékok mindig az előírt határidőre, és megfelelő összegben legyenek elszámolva, összegezve, és átutalásra előkészítve.
• Titoktartás: a rengeteg személyes adat kezelése okán a titoktartás alapvető fontosságú. Elengedhetetlen, hogy a bérszámfejtést végző szakember garanciát vállaljon a birtokába jutott információk, és az adatok bizalmas kezelésére.
• Biztonságérzet: számíthat rá, hogy felkészült, tapasztalt szakember áll a vállalkozása mögött, aki biztonsággal eligazodik a jogszabályok útvesztőjében.

Hogyan válasszunk bérszámfejtőt?

Kétségkívül szükség van némi tapasztalatra és szerencsére is ahhoz, hogy a számunkra megfelelő szakembert válasszuk. A piac óriási, hatalmas a választék, bármilyen területen is keresünk szakembert, nem könnyű kiszűrni, hogy ki az, aki valóban tökéletesen ellátja a rábízott feladatot.

Szakterülettől függetlenül az igazán jó szakember egyik legjellemzőbb tulajdonsága, hogy saját szakterületét kívül-belül átlátja, tehát tudja, hogy már majdnem mindent tud – ezért pontosan tisztában van azzal, hogy még mennyi mindent nem tud. Felismeri saját hiányosságait, folyamatos igénye van a fejlődésre, ezért ha valamiben bizonytalan, vagy egyszerűen nem a szakterületéhez tartozik az adott kérdés, nem szégyelli bevallani, és:

1. időt kér, míg utána néz – mert pontosan fogja tudni, hol nézzen utána,
2. megkeresi azt, aki tudja – mert pontosan fogja tudni, hogy kitől kérjen segítséget.

Szakemberválasztásnál ugyanakkor ezt nem mindig látjuk elsőre. Ilyenkor szoktunk hagyatkozni például:

• Ismerősök ajánlására: ha ismerősünk meg volt elégedve vele, van rá esély (de nem biztos!), hogy nekünk is szakszerű szolgáltatást tud nyújtani.
• Sajtóban, közösségi felületeken megjelenő, általunk keresett szakemberek hirdetéseire: ez lehet jó és rossz forrás is. Jó, mert az adott szakember szánt rá pénzt, időt, energiát, hogy hirdesse magát, tehát van kapacitása, el tudja vállalni a mi igényünkkel kapcsolatos feladatokat. Viszont az is lehet, hogy aki nem hirdeti magát, azért nem teszi, mert annyira jól végzi a munkáját, hogy maximalizált teljesítmény mellett is elérte kapacitása csúcspontját, nem vállal több ügyfelet – illetve hirdetés nélkül is folyamatosan feltöltődik nála a megüresedett hely.
• Adott szakember publikációinak, előadásainak, konferenciáinak megtekintése: ez egy nagyon jó forrás, hiszen ebből már leszűrhető, hogy mennyire felkészült, milyen a kommunikációja, és mennyire gyakorlatias. Ebben a buktató ott rejlik, hogy azért, mert valaki szakszerű ír cikkeket, nem biztos, hogy élőben is ugyanolyan jól kommunikál. Vagy ha egy rendkívül felkészült előadást tart, nem biztos, hogy például a bérszámfejtési feladatokat is pont olyan összeszedetten végzi, és átlátja közben a lehetőségeket. Viszont attól még, hogy valaki nem jelenik meg a médiában, nem tart konferenciákat, stb., lehet kiemelkedően felkészült, fantasztikus szakember, aki remekül végzi a munkáját, csak épp nem szereti megmutatni magát a világnak, nem szeret/tud írni, illetve több ember előtt beszélni.

Tehát honnan ismerjük fel a jó szakembert? A fentieken túl nem hagyatkozhatunk másra, mint arra, hogy a felsoroltak okán ’elhisszük róla’, hogy képes azt a szolgáltatást úgy nyújtani, amire és ahogy nekünk arra szükségünk van. Saját tapasztalatunk alapján lesz a forrás minden kétséget kizáróan hiteles. Amíg nem próbáltuk ki, míg nem tapasztaltuk meg a szolgáltatás minőségét, addig marad a hiteles ismerősök ajánlása, a referenciák, hirdetések, hozzászólások, publikációk, előadások alapján történő bekategorizálás, és néhány alapvető kérdés megválaszolását követően kialakult kép alapján: a döntés meghozatala.

Bérszámfejtő választás előtt felteendő kérdések például:

• kommunikatív, munkaidőben elérhető? (ha valakit napokon keresztül nem lehet elérni, nem válaszol az e-mailre és munkaidőben nem veszi fel a telefont – vagy hív minket vissza – még szerződéskötés előtt, akkor ügyfélként sem számíthatunk tőle szorosabb együttműködésre)
• rendelkezik szakmai felelősségbiztosítással? (ez fontos részlet, hiszen emberek vagyunk, a szakember is hibázhat)
• sor kerül szerződéskötésre, vállal titoktartást? (a bérszámfejtés rendkívül bizalmas munkakör, elengedhetetlen a titoktartás vállalása)
• a szerződésben részletezve vannak a feladatok, kötelezettségek és a plusz díjért nyújtott szolgáltatások? (rendkívül fontos, hogy a feladatok fel legyenek tüntetve a szerződésben, illetve az is, hogy mik azok, amikért külön díjazást számít fel a szakember – ez mindkét fél biztonságát és a hosszútávú együttműködést szolgálja)
• van referenciája? (nem elsődleges szempont, de pozitív, ha mások ismerik és ajánlják a szakembert)
• van honlapja, hírlevele, közösségi médiában saját oldala? (ha a változásokat rendszeresen közzé teszi, akkor valószínű, hogy naprakészen követi a módosításokat)
• szimpatikus? (habár például orvost sem szimpátia alapján választunk, és lehet valaki remek bérszámfejtő akkor is, ha nem szimpatikus nekünk, mégis van, akinek fontos szempont, hogy meglegyen a kölcsönös szimpátia, hiszen egy bérszámfejtővel – a könyvelőhöz hasonlóan – nem barátságot, de hosszútávú, kölcsönös bizalmon alapuló együttműködést tervezünk)
• a vállalkozást érintő jogszabályi változásokról küld tájékoztatást? (nagy kihívás vállalkozóként nyomon követni a jogszabályi változásokat, azonban elengedhetetlen tájékozódni róla. Ha ezt vállalja a szakember, az óriási segítség lehet a vállalkozónak.)
• van lehetőség konzultációra – például plusz díjazásért –, amiben az esetleges hibák, hiányosságok kiküszöbölésében ad tanácsot? (a bérszámfejtési feladatoknak nem része a tanácsadás, de ha észreveszi és jelzi a szakember a hiányosságokat, hibákat, és még lehetőséget is kínál arra, hogy segít a jövőbeli gördülékeny együttműködés és a cég megfelelő működése érdekében, akkor valószínűleg szereti a munkáját, és fontos neki, hogy jól is csinálja.)

Ha a fenti kérdésekből legalább 6-ra igen a válasz, nagy esély van rá, hogy a megfelelő szakembert választjuk.

---