Új szabály 2024-ben és 2025-ben a nyugdíjhoz szükséges munkaügyi iratok megőrzésénél

A nyugellátások pontos, időben történő megállapítása érdekében szigorú előírások biztosítják, hogy az ehhez szükséges bejelentési, nyilvántartási, adatszolgáltatási kötelezettséget megfelelően teljesítsék az érintettek, közöttük a munkáltatók is. Jó tudni azt is, hogy milyen következményei vannak a hibáknak, vagyis annak, ha nem megfelelően, esetleg egyáltalán nem, vagy késedelmesen történik meg az előírt adatszolgáltatás, a bejelentési, nyilvántartási kötelezettség teljesítése.

2024-től bővült a megőrzendő dokumentumok köre

A nyugellátásra való jogosultság és a nyugdíj összege a szolgálati idő hosszától és a nyugdíj alapjául szolgáló kereset, jövedelem nagyságrendjétől függ. Mindkét adat a foglalkoztatás során keletkezik.

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény ( a továbbiakban: Tny.) adatszolgáltatási és bejelentési kötelezettséggel kapcsolatos rendelkezéseinél a 99/A.§-ban rögzíti, hogy a foglalkoztatónak a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával (például munkaviszonyával) összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat kell megőriznie a megadott időpontig.

A megőrzendő dokumentumok köre bővült a foglalkoztatási igazolásokkal a Tny. 99/A. § 2024. január 1-jétől hatályos módosítása alapján.

2025-től további új szabály

A Tny. 99/A. § (1) bekezdése 2025. január 1-jétől módosulni fog, a 2024. december 31-ig keletkezett munkaügyi iratok, adatok, foglalkoztatási igazolások vonatkozásában előírva a foglalkoztató fenti iratőrzési kötelezettségét. (A változást a 2023. évi CIX. törvény 15.§ (3) bekezdése tartalmazza.)

Ezeket, a 2024. december 31-ig keletkezett iratokat, adatokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni a foglalkoztató. Emlékeztető: a Tny. 18.§-a szerint a nyugdíjkorhatár az adott személy születési éve szerint kerül meghatározásra, az 1957-től születettek esetében ez a korhatár már a betöltött 65. életév.

A megőrzendő iratok fellelhetősége érdekében amennyiben a foglalkoztató jogutód nélkül megszűnik, köteles bejelenteni fenti munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

Mulasztás esetén bírság

A Tny. 91.§-ában foglaltak szerint, ha a kötelezett a nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv részére történő, jogszabályban meghatározott bejelentési, nyilvántartási, adatszolgáltatási, illetve a nyugdíjbiztosítási feladatok ellátásával kapcsolatos egyéb kötelezettségét nem teljesíti, vagy késedelmesen teljesíti, illetve annak nem az előírt módon tesz eleget, mulasztási bírságot köteles fizetni.

A mulasztási bírság összegének nagyságrendje az adott jogsértő magatartás körülményeinek mérlegelésével kerül meghatározásra a Tny-ben foglalt összeghatárok figyelembevételével. Az összeghatár keretei között történő szankcionálásnál lehetőség van a mulasztás súlyának, esetleges gyakoriságának, a mulasztó magatartásának figyelembevételére, értékelésére.

A Tny. 91.§-a 50.000 forinttól 500.000 forintig, a jogsértés egy éven belüli ismételt megállapítása esetén 1.000.000 forintig terjedő összegben határozza meg a mulasztási bírság összegét.

A mulasztási bírságot az ügyben eljárt nyugdíjbiztosítási igazgatási szervhez kell befizetni.

A mulasztási bírságot kiszabó döntés adatait az igazgatási szerv nem jegyzi be a Közigazgatási Szankciók Nyilvántartásába.

A rendelkezés indoka az a körülmény, hogy a mulasztási bírság kiszabására korábbi időszakban nem teljesített kötelezettség miatt kerül sor, nem indokolt, hogy a foglalkoztató alaptevékenysége miatt esetlegesen kiszabott szankciók megállapítása során az súlyosbító körülménynek számítson.

Méltányosság kérelemre

A kiszabott mulasztási bírság összegének megfizetésével kapcsolatos fizetési nehézség esetén kérelemre lehetőség van a mulasztási bírság tartozás méltányosságból történő mérséklésére, elengedésére, részletfizetés, vagy fizetési halasztás engedélyezésére.

A bírság mérséklésének vagy elengedésének engedélyezésénél az igazgatási szervnek az eset összes körülményét mérlegelnie kell, különösen a mulasztás keletkezésének körülményeit, annak súlyát és gyakoriságát.

2021. július 1-jétől már nem kell illetéket fizetni a fenti fizetési könnyítés iránti kérelem esetén a kérelemben foglaltak engedélyezése iránti eljárásban.

---