Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Lassan itt a december – kezdődik a rohanás, a listák írása, mit várhatunk még ettől az évtől, ki kellene találnunk a körülöttünk lévők gondolatait, vágyait, meg kellene tervezni, hogy mennyit akarunk/tudunk adakozni, ajándékozni…. nem, nem a karácsonyi őrületről beszélünk kedves könyvelő kollégák, hanem a december 20-ai feltöltésről…
Az Adótanácsadók Egyesülete évek óta javasolja a feltöltési kötelezettség jelenlegi rendszerének eltörlését, ami ha megvalósulna, valóban az adminisztráció jelentős csökkenését hozná az adózóknál. Hát idáig még nem jutott el a jogalkotás, de valami azért mégis történt (talán jelzésképpen, hogy mégis figyelnek a szakma javaslataira): enyhültek a szankciók. A befizetett előleg és az idei évet terhelő adó 90%-ának különbözete után már csak maximum 10% lehet a mulasztási bírság.
Ettől természetesen az adminisztrációs teher még nem csökken, de az esetlegesen elkövetett hiba kevesebbe fog kerülni…
A december 20-ára való csúcsra járatás bizonyos szempontból mindenképpen hasznos persze, hiszen még az év végi zárás előtt – ha korábban nem is tettük meg – történik egy áttekintés, egyeztetés, s a szükség szerinti helyesbítések elvégezhetőek.
Erre tekintettel, ha csak az év eddigi történéseivel, gazdasági eseményeivel kellene foglalkoznunk, nem panaszkodnánk. A komolyabb terhet az évből hátralévő időszak becslése jelenti. Itt sem a számítások okoznak gondot nekünk, hanem az információk esetleges hiánya – ha nem jutnak el időben a könyveléshez a kalkulációk alapját képező adatok.
Az információáramlásból (illetve annak hiányából) eredő problémáját sajnos, külső eszközökkel nem lehet megoldani – de más területeken szerencsére számíthatunk támogatásra.
Az időszaki zárlatok, az adófeltöltés hatékony elvégzését, a munka alátámasztását, szervezését, dokumentálását ma már speciális programok is segítik. Ezek a célprogramok igyekeznek a rutinfeladatok terheit levenni a vállunkról, ezáltal támogatják az érdemi kérdésekre való koncentrálást. Ennek eredményeként egyrészt egyszerűbbé, gyorsabbá válik az adott cég aktuális helyzetének áttekintése, értékelése, másrészt megbízhatóbb alapról indulhatunk az év végi várható eredmény megállapításához.
Hogyan működnek ezek a programok, miként tudnak gyakorlati segítséget nyújtani például a mostanihoz hasonló „sűrű” időszakokban?
A különböző elektronikus adatállományok (audit xml, adófolyószámla xml, NAV számlázó xml, exceltáblák) beolvasásával, az adatok összekapcsolásával széleskörű lehetőségünk nyílik nem csak a beszámoló, hanem az időszaki riportok összeállítására, az ellenőrzési és elemzési feladatok gyorsabb és hatékonyabb elvégzésére is. Csak az első alkalommal szükséges a főkönyvi számok bekötése a megfelelő mérleg- és eredménykimutatás sorokhoz, az adólevezetéseket segítő táblákhoz, az előjel szerinti bekötés az adófolyószámla egyeztetéshez – ezt követően a beszámoló, az adótáblák ellenőrző számításai minden új állomány (új időszak) beolvasása után azonnal, automatikusan előállnak. Egy könyvelőiroda esetén – ahol egységes számlatükör alapján könyvel minden könyvelő – ez tovább egyszerűsödik, hiszen az egységesség miatt közel azonos a főkönyvi számlák besorolása a mérlegbe- és eredménykimutatásba, és csak az egységes számlatükörtől eltérő főkönyvi számlákat kell külön bekötni a program által felkínált automatizmusokhoz.
Az utolsó állapot egyszerűen összehasonlítható a korábbi főkönyvi kivonatok adataival, a változások azonnal kimutathatóak. A főkönyvi kivonatot havi bontásban is lekérhetjük – így szinte ránézéssel megállapíthatóak a hónapok közötti jelentős eltérések, ingadozások, kiszűrhetőek az esetlegesen hiányzó tételek.
Amely program beépített riport lehetőséget is kínál, ott minimális időráfordítással több kulcsfontosságú adatról tudjuk informálni a vezetést. Ez egy újabb kontroll, ami abban segít, hogy az esetlegesen hiányzó tételek feltárásra, javításra kerüljenek, és az éves (és az adófeltöltéskor becsült) eredmény, vagy valamely mérlegsor helyesen kerüljön meghatározásra.
További egyszerűsítést jelent a munka szervezése, mert egy jogosultságokat is kezelő programban jól látszik, hogy melyik munkatárs mely részét végezte el a zárásnak. Az adó feltöltési kalkulációk előkészítéseképpen nagy segítség lehet egy könyvelőnek, ha valaki – például egy asszisztens – betölti a programba az xml állományokat, a különböző táblákat, feltölti a mintákat az ügyfél releváns adataival. Jó példa azonban az adófolyószámla egyeztetés is mivel – annak egyszerű kezelése miatt – nem igényel külön könyvelői szaktudást, és már novemberben (vagy évközben bármikor) elvégezhető.
Egy elektronikus zárást, dokumentálást támogató program használatával tehát sokkal gyorsabban megtalálhatjuk a könyvelésben megbúvó hibákat, így biztonságosabban támaszkodhatunk az adófeltöltést megalapozó aktuális állapot számaira.
Ismerünk olyan célprogramot is, amelyben külön adófeltöltési modul is van. Miért hasznos ez nekünk? Egy excel táblában is tudnánk ugyanis kalkulálni az év végéig várható adóalapot és a várható adót… A programba épített kalkulációs tábla rugalmassága, azonnali reagálása, az alapadatok változására a válasz a feltett kérdésre.
A lekönyvelt tényadatok mellett a program felajánl egy becsült hátralévő összeget, amely a könyvelt egyenleg alapján számított átlag a hátralévő időszakra vetítve. Ez az oszlop támpontként, segítségként jelenik meg, természetesen e mellett vagy helyett be is írhatjuk az ügyfél (vagy magunk) által becsült összegeket, amelyek még nem szerepelnek a könyvelésben.
Szintén előnyös, ha a program tartalmaz egy levezetést a feltöltési kötelezettséget érintő adók tekintetben. A társasági adó, eva, kiva mellett időigényes lehet az iparűzési adó megosztása is, amit egy programozott levezetés nagyban tud segíteni. Érdemes a főkönyvi számlatükör kialakítása során külön számlán vezeti azon gazdasági eseményeket, amelyek valamilyen hatással vannak az adóalap levezetésére. Ennek gyümölcse az adóalap programozott kimutatása lesz.
Mitől rugalmas ez a rendszer? Ha sikerült összehozni egy ilyen adófeltöltési számítást, aztán rövid időn belül mégis kiderül, hogy vannak még lekönyvelendő számlák, tételek, akkor azok rögzítése után egy újabb, frissebb audit xml állomány programba történő beolvasásával az adófeltöltési modul automatikusan az újabb, frissebb, pontosabb kalkulációt fogja mutatni.
A fiatalabb kollégák már nem emlékezhetnek arra a tv reklámra, amely lényege ez volt: „Jó munkához jó szerszám kell!” Mi reméljük, hogy a közelgő feladatot sikerül mindenkinek megfelelő eszközzel hatékonyan, időben, bírság nélkül megoldania, és ez a munka majd nem vonja el az energiákat, a figyelmet a karácsonyi készülődésről sem, hogy rövidesen már az ünnepi teendőink listáinak tanulmányozásával foglalatoskodhassunk.
A cikk szerzői: Luxné Tálas Ilona, kamarai tag könyvvizsgáló az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője, a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója
Tusnádiné Ágoston Márta, a Helló Adó Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft ügyvezetője, kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök, az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője,
a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója
