NAV-Figyelő 5. hét: Számlázási tudnivalók, az elektronikus számla fogalma és a helyes archiválás követelményei

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A számlázás szabályairól mindig érdemes tájékozódni, mert a követelmények ismerete és betartása segít elkerülni a súlyos mulasztási bírságokat.

A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai 2022

Az áfaalany köteles számlát kibocsátani az általa a vevője vagy megrendelője felé teljesített termékértékesítésről vagy szolgáltatásnyújtásról.

Ez lehet ellenérték fejében történő értékesítés, de a számlázási kötelezettség kiterjed olyan ingyenes ügyletekre is, amelyeket az Áfa tv. ellenérték fejében teljesített termékértékesítésként, szolgáltatásnyújtásként határoz meg. Ezek az Áfa tv. 11.§ (1)–(2) és 14. § (1)–(2) bekezdése, valamint a 12. § és 18/A. § (4) bekezdése szerinti esetek.

Mikor teljesítendő a számlázás a magyar előírások alapján?

Ha a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás Áfa tv. szerinti teljesítési helye belföldön van.

Az ügylet belföldön kívüli teljesítése ellenére az Áfa tv. számlára vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni a következő esetekben:

ha az ügyletnek az Áfa tv. előírásai alapján meghatározott teljesítési helye a Közösség területén kívülre esik, és az ügyletet teljesítő adóalany gazdasági tevékenységének a székhelye, illetve a teljesítéssel legközvetlenebbül érintett állandó telephelye – ezek hiányában állandó lakóhelye, szokásos tartózkodási helye – belföldön van,

ha az ügyletet teljesítő adóalany gazdasági tevékenységének székhelye, illetve a teljesítéssel legközvetlenebbül érintett állandó telephelye – ezek hiányában állandó lakóhelye, szokásos tartózkodási helye – belföldön, az ügylet Áfa tv. szerinti teljesítési helye pedig a Közösség másik tagállamában van, és az után a termék beszerzőjét, a szolgáltatás igénybevevőjét terheli az adófizetési kötelezettség, feltéve, hogy nem önszámlázás történik,

ha az ügylet olyan, másik tagállamban teljesített termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás, ami után az egyablakos rendszerbe belföldön bejelentkezett adóalany az adóbevallási és adófizetési kötelezettségét az egyablakos rendszerben Magyarországról teljesíti.

Meddig kell kibocsátani a számlát?

A számlát, főszabály szerint, az ügylet Áfa tv. szerinti teljesítéséig – előleg esetén annak kézhezvételéig, jóváírásáig, illetve megszerzéséig –, de legfeljebb az attól számított észszerű időn belül ki kell bocsátani.

Mit jelent az észszerű idő az egyes ügyleteknél?

Fő szabály szerint, ha a teljesítéséig az ellenérték készpénzzel vagy készpénz helyettesítő fizetési eszközzel megtérült, akkor a számlát haladéktalanul ki kell bocsátani.

Az olyan termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás esetében, amelynek az ellenértékét a teljesítést követően térítik meg, és a számla áthárított adót tartalmaz, illetve áthárított adót kellene tartalmaznia, a számlát legkésőbb a teljesítéstől számított 8. napon ki kell bocsátani.

Fontos kivételek:

• a Közösségen belüli adómentes termékértékesítésről a számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kibocsátani,
• olyan szolgáltatásról, amely az Áfa tv. 37. § (1) bekezdése alapján másik tagállamban teljesül, és amely után az adófizetési kötelezettség a szolgáltatás igénybevevőjét terheli, a számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15-éig kell kibocsátani.

A számla papíralapon és elektronikus úton is kibocsátható.

Mi minősül elektronikus számlának?

Az Áfa tv-ben előírt kötelező adatokat tartalmazó olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az elektronikus számlát – ideértve az adóalany által befogadott és az adóalany által kibocsátott elektronikus számlát is – elektronikus formában kell megőrizni a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (a továbbiakban: ITM rendelet) előírásai szerint.

Archiválás követelményei a hivatkozott ITM rendelet szerint:

• Megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítani kell a törlés, megsemmisítés, véletlen megsemmisülés elleni védelmet,
• Ki kell zárni az utólagos módosulást, sérülést, jogosulatlan hozzáférést,
• Biztosítani kell az értelmezhetőséget, olvashatóságot, valamint azt, hogy
• A számla előkereshető legyen (nyilvántartó szoftverrel/archiváló rendszerrel)
• Mire érdemes figyelniük a különös adózási vagy számlázási módot választó adózóknak?

Adómentességnél, fordított adózásnál, különbözet szerinti szabályozás alkalmazásakor, pénzforgalmi elszámolás választásakor, vagy éppen önszámlázás esetén a számlának az Áfa tv. vagy a Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire való hivatkozást vagy bármely más, de egyértelmű utalást kell tartalmaznia, ami egyértelműen azonosítja a különös adózási módot.

A legfrissebb NAV-figyelőben ezen kívül olvashatnak többek közt arról, hogy a KATA adóalanyok ONYA-n keresztül is beadhatják a bevételi nyilatkozatot, illetve hogy új nyomtatványokkal bővült az ONYA felülete. Találnak tájékoztatót a közösségi adószámról, hasznos tudnivalókat kezdő áfaalanyoknak és adótraffipaxot is.

A cikk szerzője, Kertész Gábor az Accace Hungary adómenedzsere. Az Accace az Adó Online szakmai partnere.

---