Online számlaadat szolgáltatás – gyakori kérdések
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
2018. június 18-ától van arra lehetőség, hogy az adóhivatali Online Számla rendszerben regisztrálják magukat a vállalkozók. Július 1-jétől lép hatályba az online számla adatszolgáltatás kötelezettsége, mely alapvetően változtatja meg az adóhivatal informatikai kapcsolatait a vállalkozásokkal. Az online adatszolgáltatás rendszere egyrészt kötelezettséget jelent, másrészt viszont több – néha teljesen újszerű – szolgáltatást is nyújt az adóalanyok számára. E cikkben a felkészüléssel kapcsolatos legfontosabb tudnivalók, a regisztrációval kapcsolatos gyakorlati kérdések kerülnek bemutatásra.
Az adatszolgáltatás jogszabályi háttere dióhéjban
A számla adatszolgáltatás törvényi kötelezettségét az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban áfa törvény) és az egyszerűsített vállalkozói adóról szóló 2002. évi XLIII. törvény (továbbiakban eva törvény) határozta meg. A két törvény július 1-jei módosítása vezeti be az áfa adóalanyok és az eva adóalanyok számára a számla adatszolgáltatási kötelezettséget. A jogszabályok értelmében az adóalanyoknak akkor keletkezik adatszolgáltatási kötelezettségük, ha olyan számlát állítanak ki belföldi adóalany, mint vevő számára, amelynek áthárított adótartalma meghaladja a 100 ezer forintot.
A törvényi kötelezettséget egészíti ki a 23/2014. (VI. 30.) a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló NGM rendeletet módosító 2/2018. (VI. 1.) PM rendelet. A rendelet alapvetően az adatszolgáltatás technikáját írja le.
A fentiek alapján amennyiben az adóalany számlázó programból állítja ki a számláját, akkor számlázó programtól elvárt követelmény az adatszolgáltatás teljesítése. Amennyiben számlatömbből történik meg a számla kiállítása, akkor az adóalanynak 5 naptári napon belül, 500 ezer forint áthárított adótartalom felett viszont már 1 naptári napon belül szükséges az adatszolgáltatási kötelezettségét teljesítenie.
A jogszabályi kötelezettség kibocsátói oldalon kiváltja a belföldi összesítő készítését. A befogadói oldalon megmarad az adóbevallás mellékleteként kitöltendő belföldi összesítő nyilatkozat, ugyanakkor ennek értékhatára is 100 ezer forintra fog lecsökkenni 2018. július 1-jétől.
Ki az adatszolgáltatásra kötelezett és ki nem?
A jogszabály alapján adatszolgáltatásra kötelezettek az áfa adóalanyok és az eva adóalanyok, amennyiben adatszolgáltatásra kötelezett számlát, vagy számlával egy tekintet alá eső okiratot állítanak ki. A jogszabályi kötelezettség alapja tehát maga a bizonylat, amelynek áthárított adótartalma meghaladja a 100 ezer forintot és belföldi adóalany a vevő.
Az adatszolgáltatási kötelezettséget nem befolyásolja az eladónak az adóelszámolási módja, illetve az a tény, hogy a vevő az áthárított adót levonásba helyezheti-e vagy sem. Felvetődhet, hogy a jogszabályi kötelezettség alapján alanyi mentes adóalanynak nincsen és nem is lehet adatszolgáltatási kötelezettsége, így neki nem szükséges ezzel a kérdéssel foglalkoznia. Ugyanakkor még ebben az adóalanyi körben is előfordulhat adatszolgáltatásra köteles számla, bár kétségtelenül nem túl gyakori esetben. Ilyen lehet például, ha tárgyi eszközt, vagy ingatlant értékesít. De ugyanígy adatszolgáltatásra kötelezett lehet az a számla, amivel átlépi az alanyi mentesség határát.
Az adatszolgáltatási kör tehát nagyon tág, és nem az adóalanyt, hanem minden esetben az általa kiállított bizonylat adattartalmát szükséges megvizsgálni ahhoz, hogy az adatszolgáltatási kötelezettség fennállása megállapítható legyen. Mivel a jogszabály bizonylathoz köti az adatszolgáltatási kötelezettséget, ezért nem szükséges összeadni az ugyanazon partnernek kiállított számlák adatait. A belföldi összesítő jelentéssel szemben ez egy markáns eltérést jelent.
Hogyan lehet teljesíteni az adatszolgáltatási kötelezettséget?
Az adóhivatal az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez kialakított egy minden más informatikai rendszertől függetlenül működő Online Számla rendszert. A rendszer használatához az adóalanyoknak regisztrálniuk szükséges, amelyet követően eleget tudnak tenni az adatszolgáltatási kötelezettségüknek és megnyílik a lehetőségük különböző adatszolgáltatáshoz kapcsolódó szolgáltatások, valamint az adóhivatali számlázó program igénybe véletére.
Amennyiben számlázó programból történik adatszolgáltatásra kötelezett számla kiállítása, akkor azt megelőzően szükséges a számlázó programot felkészíteni és alkalmassá tenni az adatszolgáltatás teljesítésére. Az adóalanynak regisztrálnia szükséges az adóhivatali Online Számla rendszerben, létre kell hoznia egy technikai felhasználót, melynek adatait rögzítenie szükséges a számlázó programjában.
Adatszolgáltatásra kötelezett számla kézi számlatömbből történő kiállítása esetén a fentekben írottakhoz igazodóan 1, vagy 5 naptári napon belül szükséges az Online Számla rendszerben rögzíteni a számlának az áfa törvény által előírt kötelező adattartalmát. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy azokat az adatokat, melyeket kézírásával a papíralapú számlán rögzített a kibocsátó, utólag egy online felületen az elektronikus űrlap kitöltése során meg kell ismételnie.
A regisztráció menete
Az Online Számla rendszerhez a regisztrációt azon magánszemélyek kezdeményezhetik, akik az adott vállalkozás törvényes képviselői, vagy az adóhivatal számára korábban bejelentett eljárásra jogosult személyek, állandó meghatalmazottak. Ezen magánszemélyi kör végezheti el tehát az elsődleges felhasználói regisztrációt. Fontos megjegyezni, hogy áfa csoport esetén a csoporttagok nem végezhetik el a regisztrációt, kizárólag a csoport képviselője.
Az adóalany nevében eljáró elsődleges felhasználók többen is lehetnek az Online Számla rendszerben. A számuk alapvetően attól függ, mennyi eljárásra jogosult személy van, aki a regisztrációt elvégezte.
[htmlbox art_tukor]
A magánszemélynek az Online Számla rendszerben a „Regisztráció” gombot kiválasztva be kell jelentkeznie az Ügyfélkapujába. A sikeres azonosítást követően aztán visszatér az Online Számla rendszerhez, ahol viszontazonosítási célból az adóazonosító jelét lesz szükséges megadnia. Ezt követően még egy adószámot szükséges begépelnie, annak az adóalanynak az adószámát, amelynek a nevében a regisztrációt szeretné elvégezni. Amennyiben a magánszemélynek ténylegesen van eljárási jogosultsága, akkor az általa megadott felhasználónévvel és jelszóval létrejön a regisztráció. (A regisztráció elvégzéséhez 30 perc áll rendelkezésre, ezt követően az Ügyfélkapu rendszere kizárja a felhasználót és a regisztrációt nem lehet lezárni.)
Az elsődleges felhasználó(k) kizárólagos jogosultsága a felhasználók kezelése. Egyedül elsődleges felhasználó hozhat létre másodlagos felhasználót, technikai felhasználót az Online Számla rendszerben.
Amennyiben egy magánszemélynek több adóalanynál van eljárási jogosultsága, megteheti, hogy mindegyiknél ugyanazt a felhasználónevet és jelszót használja. A felhasználónévnek és a jelszónak az Ügyfélkapu rendszerével nincs összefüggése, így ettől eltérő is megadható.
Másodlagos felhasználó létrehozását követően az elsődleges felhasználónak be kell állítani a szükséges jogosultságokat. A másodlagos felhasználó személy kizárólag csak azokat a tevékenységeket végezheti el az Online Számla rendszer felületén, melyre az elsődleges felhasználó felhatalmazta. Ilyen lehet például kézi számlatömbből kiállított számlák adatainak rögzítése, lekérdezések elvégzése, hibajavítás esetén az elfogadás stb. Másodlagos felhasználót nem kötelező létrehozni, ugyanakkor ha az adóalany létrehoz másodlagos felhasználót, azok száma nem korlátozott.
Az Online Számla rendszerben lehetőség van – illetve ha a vállalkozás számlázó programot használ, akkor ez nem csak lehetőség, de kötelezettség is – technikai felhasználó létrehozására. A technikai felhasználó azonosítja be, hogy egy számlázó program jogszerűen küld be adatot az adott értékesítő nevében. A technikai felhasználó azonosítását nagyjából úgy kell elképzelni, mint egy autó rendszámát. Önmagában a rendszám nem árul el semmit a használójáról, ugyanakkor akinek hozzáférése van a nyilvántartáshoz, pontosan tudja, kinek a tulajdona az adott gépjármű. A technikai felhasználó adatai önmagukban értelmezhetetlen kódsorozatnak tűnnek, ám az adóhivatal számára beazonosítják, hogy ki a jogszerű használója.
Az adatszolgáltatás során a számlázó programnak használnia szükséges ezeket a technikai adatokat, annak érdekében, hogy az adóhivatal számára egyértelmű legyen, az adatszolgáltatás megfelelő helyről érkezett. Az adóalanynak ehhez azt kell tennie, hogy az Online Számla rendszerben létrehozza a technikaifelhasználó-azonosítókat, és a számlázó programjába még az adatszolgáltatásra kötelezett számlák kiállítását megelőzően, az adott számlázó programtól függően megadja, vagy bemásolja ezeket az azonosítókat.
Adóhivatali számlázó program
Előfordulhat, hogy egy vállalkozás éppen az adatszolgáltatás kapcsán szeretne áttérni kézi számlatömbről számlázó program használatára, vagy egy elavult számlázó programot használ, amelynek nincsen és nem is lesz adatszolgáltatási funkciója. Elsősorban a kisvállalkozások számára fejlesztette ki ezért az adóhivatal a saját számlázó szolgáltatását, az Online Számlázót. A számlázási szolgáltatás az Online Számla rendszeren keresztül érhető el, egy webes környezetben, böngésző használatával működik. Az adóalanynak nem kell tehát letöltenie és telepítenie semmilyen programot, a böngészőjében elő tudja állítani a jogszabályoknak megfelelő számlát.
Az Online Számlázó 2018. július 1-től minden adóalany számára térítésmentesen elérhető lesz, azt megelőzően pedig a tesztrendszerben kipróbálható ez a szolgáltatás. A program elsősorban az egyszerű számla kiállítási tevékenységet támogatja, így nem fog lehetőséget adni például készletnyilvántartással, könyvelő rendszerrel, fizetési rendszerrel való kapcsolat kiépítésére.
Összegzés
Az online számla adatszolgáltatás kötelezettségének előírása az adóhivatal számára új lehetőségeket jelent. Ezzel az adatszolgáltatással – bár hatást gyakorol a számla kiállítási folyamatokra, mivel elvárja a jogszerű működést – az ügyviteli folyamatoknak nem kell szükségszerűen megváltoznia. Minden jogszerű ügyviteli folyamathoz hozzá lehet és 2018. július 1-től hozzá is kell illeszteni az adatszolgáltatás rendszerét. Ennek megoldása vállalkozásonként eltérő lehet, de mindenesetben lehet találni hatékony kialakítási módot.
A cikk szerzője: Czöndör Szabolcs főosztályvezető, NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatósága, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója.
