Ellenőrizheti a munkáltató a szabadságon lévő dolgozó e-mailjeit?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Mi a jogszerű eljárás akkor, ha kollégánk épp nem elérhető, de a céges postafiókjában lévő levelekre sürgősen szükségünk van?

dr. Kulcsár Zoltán adatvédelmi szakértő szerint alapvetően az a probléma a munkavállaló e-mailjeinek a főnöke általi megismerésével, hogy lehetséges, hogy a munkavállaló barátja épp egy intim tartalmú levelet küldött a acéges postafiókra. Ez az ismerős pedig nem járult hozzá, nem tud hozzájárulni ahhoz, hogy a levelezőpartnerének felettese ellenőrizze a leveleket, elolvassa féltve őrzött titkait.

Éppen ezért a legfontosabb teendő, hogy ha munkavállalónk tartós távollétre készül (akár nyaralás, betegség, szülés miatt), hogy beállítsa a postafiókot úgy, hogy a beérkező e-mailek visszapattanjanak a feladónak azzal az üzenettel, hogy a címzett tartósan távol van, ezért céges ügyekben XY-t kell keresni. Így a postafiók átirányítása nélkül sem vesznek el fontos és sürgős levelek.

Mi a helyzet akkor, ha már szabadságon van a kolléga, de szükség lenne egy fontos, régebbi levélre?

Adatvédelem ide vagy oda, nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a cég akkor is működik tovább, amikor épp nyaral a legfontosabb emberünk. A levelekre persze ekkor is szükség lehet. A legjobb, ha folyamatosan egy publikus platformra mentjük a fontos céges leveleket, de ha ezt nem tettük meg, a következő eljárás a követendő:

• A munkavállaló jelöljön ki egy helyettest, aki tartós távollét esetén jogosult lesz az e-maileket megtekintetni. Helyettes kijelölése hiányában két másik munkavállaló végezze a postafiók megnyitását. Lehetőleg ne a munkavállaló felettese legyen, aki betekint az elektronikus postafiókba.
• A levelek megkeresésénél koncentráljunk a keresett tartalomra. A feladó, tárgy, dátum mezők ebben segítséget nyújtanak. Ne nyissunk meg olyan levelet, aminek pl. a tárgyából már látszódik, hogy nem lesz benne a keresett információ.
• Ha a levél megnyitása után derül ki, hogy a levél magánjellegű, úgy azt be kell zárni, és nem adható át a felettes, munkáltatói jogkör gyakorlója részére.
• Ha a munkavégzéssel kapcsolatos releváns információ olvasható a levélben, arról elektronikus vagy papír másolat készíthető, és a továbbiakban üzleti célból felhasználható.

Fontos, hogy a két másik munkavállaló által végzett postafiók ellenőrzésről készüljön jegyzőkönyv, vagy legalább egy e-mailben tájékoztassuk a részletekről a munkavállalót.

Forrás: dr. Kulcsár Zoltán adatvédelmi szakértő blogja

---