Költségmegszorítás helyett valódi vállalati racionalizálás

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Mindenki a válság végét várja, az elemzők stratégiai terveket kovácsolnak, a vállalatok javarészt visszafogott aktivitással próbálják átvészelni a rossz időszakot. Vannak azonban olyan cégek, amelyek okos döntéseik következtében a kellemetlen gazdasági környezetben is eredményesek. Hogyan lehetünk sikeresek válság idején?

Azt pontosan senki sem tudja, hogy mikor tér magához a világgazdaság, s hogy ehhez képest a hazai helyzet mikor normalizálódik, de úgy tűnik, már vannak hatékony túlélési taktikák, amelyek bevetésével nem csak megmenthetjük vállalkozásunkat, cégünket, hanem akár nyertesei is lehetünk a válságnak.

Haszontalan lépések

A vállalatok vészforgatókönyvei sajnos sok esetben a hatalmas költségmegszorításokról szólnak, és sokkal kevésbé a racionalizálásról. A leépítések és beruházás visszafogás általában inkább káros következményekkel jár a vállalat számára, mint hasznosakkal.
A gazdasági szakértők többsége egyetért abban, hogy a leépítésekre csak mint a legvégső lehetőségre érdemes építeni válság idején. A nagy nemzetközi vállalatok többsége és sajnos a hazaiak egy része ennek ellenére már túl van az első leépítési hullámon. Ez azonban csak ideiglenes megoldás a gondokra, illetve rövidtávon még komoly kiadásokkal is – például végkielégítés – terheli az anyagi gondokkal küzdő cégeket. Arról nem is beszélve, hogy a most elbocsátott jól képzett munkaerő a válság végén egyáltalán nem biztos, hogy visszaszerezhető, s így könnyen lehet, hogy konkurenciánkat erősítjük a meggondolatlan leépítésekkel.

Sok esetben tapasztalható, hogy ugyan a főtevékenységet nem fogja vissza a vállalat, de minden olyat igen, amiről azt gondolják a vezetők, hogy túl drága. Természetesen nem olcsó a fejlesztés, a céges kutatók finanszírozása, de eredményeik nélkül a válság végére a rossz stratégiájú cégek piaci hátrányba kerülhetnek azokkal szemben, akik inkább az innovációba fektettek a rosszabb időkben.
Rossz döntés minden olyan tevékenységet visszafogni, amellyel a partnereink, vásárlóink, vagy ügyfeleink bizalmát erősítjük. Mostanában már a vállalati biztonság, az adatvédelem is ezek közé tartozik. A válságban is igen aktív adat-tolvajoknak számos vállalat éppen mostanában esett áldozatul, mivel a biztonság területén nem fejlesztették eléggé rendszereiket.

Valódi racionalizálás

A legnagyobb nyertesek legtöbbször az okos tervezők, a költség-optimalizálók. Manapság azonban a gondos tervezéshez komplex adatok szükségesek, a kis kockás füzetek ideje lejárt.
Mielőtt a költségeket elemeznénk természetesen a forrásaink elemzését kell megtennünk. Az egyik alapvető kérdés a finanszírozás biztonsága, ha a működéshez, fejlesztéshez hiteleket veszünk igénybe, nem árt számba venni, hogy azok továbbra is a cég rendelkezésére állnak-e, illetve hogy milyen feltétekkel, kondíciókkal juthatunk újakhoz. A vállalati likviditás fenntartásának egyik alapja a fizetőképességünk megtartása. Minden kiadást és bevételt ehhez kell optimalizálni.

A nagyvállalatok kiadásainak többsége operatív tevékenységük folyamán vetődik fel. Itt azért bőven adódik lehetőség a spórolásra. Az intelligens céges információs rendszerek (ERP) programok nélkül gyakorlatilag lehetetlen pontosan tervezni a jövőbeli folyamatokat. Az ilyen rendszerek fejlesztőit láthatóan nem is érdekli a válság, hiszen soha ennyi megrendelést nem kaptak a kétségbe esett vállalatoktól.

Mindezek ellenére lehet a folyamatokat racionalizálni az üzleti intelligencia eszközeinek megkerülésével is. Ehhez azonban át kell világítani a teljes költséglistát és minden egyes komolyabb tételnél meg kell találni a hatékonyabb és olcsóbb lehetőségeket. Az első és legfontosabb átvilágítandó cél az irodai működés és a céges kommunikációs megoldások lehetnek. A hatalmas költségeket produkáló irodai infrastruktúra átalakítása, a távmunka lehetőséget terem igen komoly megtakarításokra.
Ezen a ponton vetődhet fel a különböző folyamatok kiszervezhetőségének lehetősége is. A saját céges informatikai, logisztikai, ügyfélszolgálati feladatok többsége ma már megbízhatóan kiváltható a különböző outsourcing cégek szolgáltatásai segítségével.

Az iroda útvesztői

A gondosan kiválasztott iroda ma már általában megfelel a környezettakarékossági elvárásoknak, s így tudatosan gondolkodva kevesebb áramot, fűtést, meleg vizet pazarolhatunk. Ezek a környezettudatos megoldások előnyt jelentenek a telített irodai kínálatban is.
A sokat emlegetett papírmentes iroda feleslegessé tehet számos drága irodai eszközt, amelyek kiiktatásával újabb költségek tűnhetnek el. Az adattárolási terület is egyre több takarékos megoldást kínál a cégeknek, az egyszerű szerver virtualizációtól kezdve a takarékos adatközpontokig. A hagyományos kommunikáció hatékony mobil, vagy VoiP megoldásokra cserélésével az addigi horribilis telefonköltségek is jelentősen lefaraghatók.

Kommunikáció és vállalati kultúra

Egyértelmű, hogy első körben azokat a költségeket érdemes megvizsgálni, amelyeket minden hónapban eddig is ki kellett fizetnünk, ezt követhetik a közvetetten költségeket indukáló tevékenységeink, amelyek adódhatnak rossz beidegződésekből, megszokásokból, vagy hanyagságból, figyelmetlenségből. A takarékos működés legtöbbször alkalmazottainkon is múlik, hiszen munkavégzés közben számos olyan lehetőség adódik, ahol takarékoskodhatunk.
A cégnek egy ilyen válságterv bevezetésekor egyértelműen tudatosítani kell dolgozóiban, hogy a megszorítások az ő érdekeiket szolgálják, mindenkire vonatkoznak, s a nagyobb problémák elkerülését, a vállalat túlélését célozzák. A vezetőknek egyértelmű felelőssége a szabályok betartatása, hiszen ha a szabályok nem vonatkoznak mindenkire egyaránt, az egész terv megbukhat, s a következményei kiszámíthatatlanok lehetnek.

Turcsán Tamás

---