Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A magyar adózási specialitások jelentős kihívások elé állították a számlázóprogramok – különösen a külföldi ERP rendszerek – nagyvállalati felhasználóit és fejlesztőit. Az RSM blog összefoglalójából a tipikus problémák mellett a megoldásra is fény derül.
A NAV mostanra elképesztő digitális adatmennyiséghez fér hozzá: a kötelező online számla adatszolgáltatás bevezetésével lehetővé vált, hogy kéziszámlázás helyett online, felhőalapú megoldások automatikusan végezzék el a jelentést az adóhatóság felé. Azonban az ERP rendszerek helytelen beállításai miatt számos társaság adatszolgáltatása még mindig nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, pedig egy előzetes önellenőrzéssel és hibajavítással nemcsak a számlánként akár 500 ezer forintos bírság kerülhető el, hanem számos adminisztrációs könnyítésre is lehetőség nyílna.
Az online számla adatszolgáltatási kötelezettségnek megfelelően a számlázóprogramok a számla adatot XML formátumban kötelesek jelenteni a NAV felé. Az adóhatóság csak az XML fájlt látja, így annak ugyanazokat az adatokat kell tartalmaznia, mint a számlának. A legtöbb probléma abból fakad, hogy a társaságok vagy az ERP rendszerek fejlesztői ezt helytelenül állítják ki.
A NAV online számla adatszolgáltatás leggyakoribb hibái
1.XML sémaváltáskor elmarad a rendszer felülvizsgálata
A NAV Online Számla rendszer jelenleg a 3.0 XML verziót használja, mely 2018. júliusa óta már a negyedik séma. A gyakran változó sémák adaptálása a cégektől folyamatos fejlesztést igényel.
Tipikus hibák:
elmarad a felülvizsgálat bevezetéskor, fejlesztéskor (gyakori, hogy az új adatmezőket implementálják, de a korábbiak működésének ellenőrzéséről elfeledkeznek);
a módosító számlát az eredeti számlaszám-hivatkozás nélkül, normál számlaként, negatív előjellel jelentik.
Amennyiben elmarad a rendszer felülvizsgálata, akkor velünk is megtörténhet az, hogy a számlaszám helyett a – külföldi ERP rendszerekben gyakori- referenciaszám vagy megrendelésszám kerül jelentésre.
Megoldás: minden verzióváltásnál – mind adótanácsadói, mind a cég működését ismerő könyvelői vagy pénzügyi vezetői oldalról – meg kell vizsgálni a számlakép és az azt leképező XML fájl összhangját, mert a NAV kizárólag az utóbbit látja.
2.Teljesítési dátum eltérés
A külföldi ERP rendszerekben többféle dátum megadható és eltárolható, azonban a magyar szabályok szerint értelmezett teljesítési dátum nem mindig található meg köztük.
Tipikus hiba, hogy módosító számlák esetén a program – az eredeti számla teljesítési időpontja helyett – új teljesítési időpontot társít, ami általában helytelenül a módosító számla keltével egyezik meg.
Megoldás: módosító számlák esetén a teljesítési dátumnak meg kell egyeznie az eredeti számla teljesítési időpontjával (kivéve, azt a ritka esetet, amikor ez az adat a módosítás tárgya).
3.Számlatételek eltérései
Legyen szó akár készletekről vagy egy szállodai foglalásról, a vállalati tevékenységhez kapcsolódó nyilvántartási rendszerek összetettsége miatt árnyaltabbá válik a számlázandó tételek megjelenítése.
Problémát okozhat, hogy míg a társaság saját rendszere – és így az xml fájl is – egy bővebb, tételes listát tartalmaz, addig számos esetben – jellemzően, azért, mert partner nem kívánja átadni a részletes kimutatást -, a számlára ezekről a tételekről már csak egy összesítő sor kerül.
Megoldás: számlaképet és az adatszolgáltatást egyeztetni szükséges, mert jogszabály szerint a számla adattartalmáról kell adatot szolgáltatni.
4.Mértékegységek helytelen feltüntetése
A mennyiségi egységek jelölésének eltérései – például darab, db, db., drb, piece, pcs, stück, st – megnehezítik az adatfeldolgozást.
Hibaforrás, hogy az adatszolgáltatás során a társaságok egyedi mértékegységeket is megadhatnak, és mindent saját mennyiségként jelenthetnek be.
Megoldás: a NAV egységesített mértékegység listájának használata a könnyebb, jogszabályoknak megfelelő adatfeldolgozás érdekében.
5.Téves adómentességi kód besorolása, helytelen hivatkozás
Adómentes számla számos esetben kiállítható, többek között alanyi adómentes adózó, közérdekű tevékenység vagy termékexport esetén.
Gyakori hibaforrás az adómentességi kód helytelen besorolása, vagy az, hogy az áfatörvény előírásaival ellentétben a számlákon – és a számla-XML-ben – nem szerepelnek a mentesség okára vonatkozó jogszabályi vagy bármely más egyértelmű hivatkozások.
Megoldás: a NAV által definiált mentességi kódok használata és a speciális adózási formák – például különbözeti adózás – jelölése, az ERP rendszer fejlesztéséhez adószakértő igénybevétele.
Miért fontos a helyes XML a NAV online számla adatszolgáltatás során?
