Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A digitalizálás mindennapjaink része, a papír alapú iratok mellett egyre inkább megjelennek az elektronikus iratok is. Ez a folyamat nem hagyja érintetlenül az adózás területét sem, ezért érdemes áttekinteni, hogy a jelenleg hatályos jogszabályok milyen előírásokat tartalmaznak az adózással összefüggő iratok, bizonylatok őrzésével kapcsolatban. Cikkünkben elsődlegesen azokra a kérdésekre keressük a választ, hogy az iratokat mennyi ideig, hol és milyen formában kell megőrizni, kit terhel ez a kötelezettség és milyen jogkövetkezményekkel jár a kötelezettség megsértése.
Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (a továbbiakban: Art.) 9. § e) pontja írja elő az adózóknak a bizonylat kiállítására és megőrzésére vonatkozó kötelezettségét, a bizonylat megőrzésével kapcsolatos általános szabályokat pedig az Art. 78. §-a részletezi.
Azt, hogy pontosan mire is vonatkozik a fenti bizonylatmegőrzési kötelezettség, azt az Art. 7. § 24. pontja szerinti „irat” fogalom adja meg, amely lehet a jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, megjelenési formájuktól függetlenül.
1. Milyen határidő vonatkozik az iratőrzési kötelezettségre?
Az Art. általános iratőrzési határidőként – a nyilvántartás módjától függetlenül – az adó megállapításához való jog elévülését határozza meg, amely alapesetben annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve annak hiányában az adót meg kellett volna fizetni. Halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évet határozza meg az Art.
Az általános ötéves időtartam meghatározása mellett az Art. eltérést tartalmaz a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettség körében, amikor előírja, hogy az ezek megállapításához kapcsolódó iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül annak a naptári évnek az utolsó napjától számított tíz évig kell megőriznie, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.
Ha az adózó vagy a kapcsolt vállalkozása a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettséget érintő vitarendezési eljárást kezdeményez, az iratőrzési kötelezettség a vitarendezési eljárás lezárultáig, vagy ha azután választott bírósági eljárás indul, a választott bírósági eljárás lezárultáig meghosszabbodnak.
Egyes jogszabályok további rendelkezéseket tartalmaznak az iratőrzés határidejével kapcsolatban, melyek az alábbiak.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) hatálya alá tartozó adózóknak az Szt. 169. §-a tartalmaz előírásokat a bizonylatok megőrzésére vonatkozóan. Eszerint az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, illetve a naplófőkönyveket vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában a jogszabály előírása alapján legalább nyolc évig kell megőrizni.
A fentieken kívül a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat, ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve a részletező nyilvántartásokat is, valamint a szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is, szintén legalább nyolc évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 179. §-a azt írja elő az e törvény hatálya alá tartozónak, hogy köteles az adómegállapítás hiánytalan és helyes volta ellenőrizhetőségének érdekében az általa vagy nevében kibocsátott, vagy a birtokában levő vagy egyéb módon a rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni.
Lényeges, hogy az iratőrzési kötelezettség az általános forgalmi adó körében kiemelt szerepet kap, tekintettel arra, hogy az áfalevonási jog gyakorlásának feltétele az, hogy az adózó személyes rendelkezésére álljon az ügylet teljesítését igazoló, nevére szóló számla. Ha az adózó nem tesz eleget az iratőrzési kötelezettségének, és nem áll a rendelkezésére a számla, akkor nemcsak az adókötelezettsége megszegése okán alkalmaznak vele szemben mulasztási bírságot, hanem az áfafizetési kötelezettsége meghatározása körében is hátrányt szenved. Ezzel bővebben az iratőrzési kötelezettség megszegése témakörében foglalkozunk.
A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban: Tny.) 99/A. § (1) bekezdése előírja, hogy a foglalkoztató a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.
A kisadózó vállalkozások tételes adójáról és a kisvállalati adóról szóló 2012. évi CXLVII. törvény (a továbbiakban: Katv.) 12. § (5) bekezdése és az egyszerűsített vállalkozói adóról szóló 2002. évi XLIII. törvény (a továbbiakban: Eva tv.) 4. § (6) bekezdése egyaránt úgy fogalmaz, hogy a bizonylatot, a nyilvántartást a kiállítás adóévét követő 5. naptári év végéig kell megőrizni. E kötelezettség a bizonylat rontott példányára is vonatkozik.
Ha a foglalkoztató megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztat, akkor a rá vonatkozó megváltozott munkaképességű személyek ellátásairól szóló 2011. évi CXCI. törvény (a továbbiakban: Mmtv.) 23. § (7) bekezdése értelmében nyilvántartást vezet a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása érdekében és ezt a nyilvántartást a foglalkoztatás megszűnését követő öt évig köteles megőrizni.
A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 46. § (2) bekezdése szerint a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés megkötésétől számított öt évig meg kell őrizni, azonban ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak, illetve bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálatnak a jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig meg kell őrizni.
Érdemes e körben felhívni a figyelmet a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzőséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (a továbbiakban: Pmt.) 57–58. §-ai rendelkezéseire, amelyek a törvény hatálya alá tartozó szolgáltató részére az általa az ügyfél-átvilágítás alkalmával keletkezett iratokat, ezen tevékenység során megismert adatokat tartalmazó nyilvántartást az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított nyolc évig köteles megőrizni. Amennyiben ezek az adatok, okiratok a törvény előírásai alapján a felügyeletet ellátó szerv, a pénzügyi információs egység, a nyomozó hatóság, az ügyészség vagy a bíróság megkeresésével érintettek, akkor ezeket az adatokat, okiratokat a törvény hatálya alá tartozó szolgáltató a megkeresésben meghatározott ideig, legfeljebb az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított tíz évig köteles megőrizni.
A vállalkozások tevékenységük alapján jogosultak az Európai Bizottság rendelete szerint ún. de minimis (csekély összegű) támogatás igénybevételére. A támogatás kedvezményezettjének azonban számolnia kell azzal a követelménnyel, hogy a csekély összegű támogatás jogcímen nyújtott támogatáshoz kapcsolódó minden iratot a támogatás odaítélésétől számított tíz évig meg kell őriznie és a támogatást nyújtó ilyen irányú felhívása esetén köteles azt bemutatni.
Mi a teendő, ha egy bizonylat (irat) megőrzésére több jogszabály eltérő határidőt állapít meg? Ilyen esetben a hosszabb iratmegőrzési határidő betartása indokolt, mivel csak így biztosított, hogy valamennyi vonatkozó iratőrzési határidőnek eleget tettünk.
PÉLDA
Egy társaság olyan beruházást hajt végre, amelyhez de minimis támogatásban részesült. Ebben az esetben a beruházást alátámasztó bizonylatok, aktiválási jegyzőkönyvek megőrzésére három jogszabály is eltérő iratőrzési határidőt állapít meg: az Art. 5 éves, az Szt. 8 éves, míg a de minimis támogatások előírásai 10 éves határidőt. Ebben az esetben a leghosszabb, 10 éves határidőt kell betartani.
Hasonlóan kell eljárnunk az olyan befejezetlen ügyleteknél is, amelyek időtartamai meghaladják az Art. és még az Szt. szerint előírt iratőrzési határidőt is.
PÉLDA
Egy hosszú lejáratú (pl. 24 hónapra szóló) pénzügyi lízingre vonatkozó bizonylatot (szerződést, számlát, díjbekérő értesítőket, év végi tartozásról szóló igazolásokat, egyenlegközlőket stb.) a futamidő végéig meg kell őrizni, ami jelen esetben jócskán meghaladja az Szt. által előírt 8 éves időtartamot.
2. Kire vonatkozik az iratőrzési kötelezettség?
Az Art. szabályai szerint az iratok megőrzéséről az adózó köteles gondoskodni. Az adókötelezettség megszűnése esetén az iratokat a jogi személy jogutódja vagy jogszabályban, határozatban erre kötelezett, közkereseti társaságnál és betéti társaságnál a jogszabályban meghatározott személy köteles megőrizni az általános határidő szerint.
A jogszabály kitér arra is, hogy a természetes személy az iratait maga köteles megőrizni. Ha az adókötelezettség a természetes személy halála miatt megszűnik, az iratokat a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában az örökös köteles az állami vagy az önkormányzati adóhatósághoz továbbítani.
Az Szt. rendelkezik az iratőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) esetén követendő eljárásról, előírja, hogy az iratőrzéssel érintett bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell.
A Tny. szintén rendelkezik arról az esetről, ha a nyilvántartásra kötelezett jogutód nélkül megszűnik. Ebben az esetben a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek be kell jelentenie és a bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.
Az adózóknak lehetőségük van arra, hogy könyvelőjüket vagy más céget bízzanak meg a bizonylatok megőrzésével, rendszerezésével. Az iratőrzési kötelezettséget azonban nem háríthatják át a megbízottra, a kötelezettségnek továbbra is az adózónak kell eleget tenniük. A megbízási szerződésben részletesen rögzíteni kell, hogy az iratőrzésre hol, milyen formában kerül sor, biztosítani kell az adózói hozzáférést, hiszen az iratokat jogszabályi előírás alapján az adóhatóság felhívására három munkanapon belül be kell mutatni, vagy elektronikusan megőrzött iratok esetén egy esetleges ellenőrzés során az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani kell. A későbbi jogvita elkerülése végett érdemes a szerződésben arra is kitérni, hogy ha a szerződés megszűnik, hogyan történik az iratok átadása, esetleg a könyvelési háttéranyag törlése.
3. Hol tároljuk az iratőrzési kötelezettséggel érintett iratokat?
Az Art. a jogszabályban előírt iratok körében akként rendelkezik, hogy az iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a feldolgozás, könyvelés időtartamára más helyre lehet továbbítani, de az adóhatóság felhívására azokat három munkanapon belül be kell mutatni.
A bérrel kapcsolatos iratok megőrzése rendkívül fontos, ezért a Tny. előírja, hogy ha a nyilvántartásra kötelezett jogutód nélkül szűnik meg, akkor köteles bejelenteni a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.
Korábban hivatkoztunk arra, hogy az adózók nem kötelesek maguk gondoskodni irataik őrzéséről, arra megbízhatnak mást is (könyvelő, más cég). Egyre inkább elterjedt, hogy az adózók nem a székhelyükön vagy telephelyükön tartják az irataikat, hanem gazdasági tevékenységük végzésétől eltérő helyen. Ha valaki külföldön végezteti a könyvelését, akár ott is őrizhetik részére az iratokat, azonban ekkor is meg kell felelni annak az előírásnak, hogy az iratőrzés helyét az adóhatóságnak be kell jelenteni, valamint az iratokat az adóhatóság felhívására három munkanapon belül be kell mutatni.
4. Hogyan, milyen formában tároljuk a jogszabály által előírt iratokat?
Az Art. e körben úgy fogalmaz, hogy az iratőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy eredeti példány hiányában (ha azt jogszabály nem zárja ki) annak külön jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik.
A lényeg az eredetiség, ha az iratot eredetileg papír alapon állították ki, akkor annak eredeti példányát kell elsődlegesen megőrizni, a már eredetileg is elektronikus formában kiállított és megküldött vagy elektronikusan megkapott bizonylatokat pedig az eredeti elektronikus formában kell megőrizni.
Ezt rögzíti az Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdése is, ami előírja, hogy a számla és nyugta esetében annak kibocsátásának időpontjától a számla vagy nyugta megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla vagy nyugta eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Az eredet hitelessége a számla vagy nyugta kiállítójának, illetve az értékesítőnek az azonosságát jelenti, az adattartalom sértetlensége akkor áll fenn, ha a számla vagy nyugta adattartalma változatlan marad, az olvashatóság követelménye pedig addig teljesül, amíg a számla vagy nyugta értelmezhető.
Az Art. lehetővé teszi a papír alapú eredeti bizonylat helyett annak elektronikus úton előállított hiteles másolatának elkészítését. Ez a papír alapú dokumentum digitalizálása, amelyre vonatkozó szabályokat az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet tartalmazza.
A hivatkozott Korm. rendelet szabályai értelmében a papír alapú dokumentumról történő digitalizálás során készült elektronikus másolat akkor lesz hiteles, ha a másolat készítője megállapítja a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, ellátja az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal − „Az eredeti papír alapú dokumentummal egyező” − és minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és ha az időpont feltüntetése szükséges, elektronikus időbélyegzővel látja el.
Az eredetileg elektronikus úton előállított dokumentumok esetében is követelmény, hogy a megőrzésre kötelezettnek a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítania kell, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése oly módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen sérülés és megsemmisülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Ebben segíti a megőrzésre kötelezetteket a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet.
Az Szt. kifejezetten hivatkozik is a fenti ITM rendeletre, amikor rögzíti, hogy az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Az Áfa tv. maga rendelkezik arról, hogy hogyan biztosítható az elektronikus számla eredeti hitelessége, az adattartalom sérthetetlensége, valamint az olvashatóság. Ahhoz, hogy ezen előírások teljesüljenek, a számlát vagy minősített elektronikus aláírással látják el, vagy EDI (electronic data interchange, vagyis elektronikus adatcsere) rendszerben hozzák létre és továbbítják, amely rendszer csak kétszereplős és a számlán szereplő adatok megbízhatóságát, hitelességét pont a rendszer zártsága garantálja, mivel nem enged illetéktelen külső beavatkozást.
Még egy szabály az elektronikus formában történő iratőrzéshez: az Art. előírja, hogy ha az adózó a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva elektronikusan őrzi meg, úgy köteles ellenőrzés esetén az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani.
5. Mi a teendő elveszett vagy megsemmisült iratok esetén?
A korábbiakban hangsúlyoztuk, hogy mennyire fontos az iratőrzéssel érintett dokumentumok eredetisége, a sérülés, a megsemmisülés kiküszöbölése, az utólagos módosítás lehetőségének kizárása.
Az adózókkal szembeni általános elvárás, hogy adózással összefüggő jogaik gyakorlása és kötelezettségeik teljesítése során az adott helyzetben tőlük elvárható körültekintéssel járjanak el.
Abban az esetben, ha az iratőrzési kötelezettséggel érintett bizonylatok, iratok elvesznek, megsemmisülnek, megrongálódnak vagy más módon őrzésre, ellenőrzésre alkalmatlanná válnak, akkor az iratőrzésre kötelezettnek minden tőle elvárható intézkedést meg kell tennie annak érdekében, hogy a felmerült problémát megoldja, rendezze.
Elsődlegesen az elveszett, megsemmisült számlákról, nyugtákról, bankszámlakivonatokról, szerződésekről és más bizonylatokról, egyéb iratokról másolatot kell beszerezni a partner cégtől annak érdekében, hogy az elveszett, megsemmisült iratokból eredő adókötelezettségek teljesítése a jogszabályi előírásoknak megfelelően továbbra is bizonyítható legyen.
Az iratok megsemmisüléséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amely jegyzőkönyvben tételesen és azonosítható módon rögzíteni kell az elveszett vagy megsemmisült iratok körét, az azok azonosítására szolgáló és tartalmára vonatkozó részletes adatokat, továbbá fel kell sorolni és lehetőség szerint mellékelni kell azokat a rendelkezésre álló bizonyítékokat, amelyek valószínűsítik vagy kétséget kizárólag igazolják az iratok elvesztését, megsemmisülését. A jegyzőkönyvben ismertetni kell az iratok pótlása körében foganatosított egyes intézkedések megtételét is.
Az Art. előírja az iratőrzési kötelezettség körében, hogy az iratőrzés helyét az iratőrzésre kötelezettnek az adóhatósághoz be kell jelentenie.
Az iratőrzési határidőn belül elveszett bizonylatokat, azonosításra szolgáló adatokat, különösen az elveszett saját számlatömbök, számlák sorszámát, valamint a számlatulajdonos azonosító adatait be kell jelenteni a területileg illetékes állami adó- és vámhatóságnál, mellékelve az elvesztés körülményeinek részletes bemutatására és igazolására szolgáló bizonyítékokat. Ez azért lényeges, mert az elveszett, megsemmisült iratok, bizonylatok az adóhatósághoz bejelentett iratőrzési helyen már nem találhatók meg.
Korábban az adózók az adózási kötelezettségek teljesítése alól azzal az indokkal akartak kibújni, hogy az adózással összefüggő irataikat és nyilvántartásaikat maguk semmisítették meg vagy tüntették el, az adóhatóság előtt pedig arra hivatkoztak, hogy azokat ellopták, vagy az iratőrzés helyeként szolgáló helyiségben csőtörés/beázás miatt az iratok ellenőrzésre alkalmatlanná váltak.
A fenti esetben az adóhatóságnak lehetősége van az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (a továbbiakban: Air.) 109. §-ában foglalt becslés alkalmazására, amely egy olyan bizonyítási módszer, amely a törvényeknek megfelelő, a valós adó, illetve költségvetési támogatás alapját valószínűsíti. A becslés alapján számított adóalaptól, költségvetési támogatás alapjától való eltérést az adózó csak hitelt érdemlő adatokkal bizonyíthatja.
Az iratok nagy terjedelmére tekintettel akár a papír alapú őrzés, akár az elektronikus formában való tárolás esetén az irattároló kapacitás véges volta miatt szükséges meghatározott időnként iratselejtezést lefolytatni.
Lehetőség szerint a selejtezést az iratőrzésre kötelezett adózó saját iratrendezései terve alapján kell lefolytatni. A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni.
Vannak azonban olyan bizonylatok, amelyeket sosem lehet leselejtezni, ezek az egyes bér- vagy munkaügyi nyilvántartások, a szolgálati idő, a nyugdíj kiszámításához szükséges iratok.
6. Az iratőrzési kötelezettség megszegésének jogkövetkezménye
Az Art. mint az iratőrzési kötelezettséget előíró jogszabály rendelkezik a kötelezettség megszegésének jogkövetkezményéről, a mulasztási bírságról is.
Általános esetben a kötelezettség megszegése (a kötelezettség hibás, hiányos, valótlan adattartalommal történő vagy késedelmes teljesítése, illetve teljesítésének elmulasztása) esetén a természetes személy adózó kettőszázezer forintig, nem természetes személy adózó ötszázezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható.
A jogalkotó azonban kiemeli a kötelezettségek közül az iratőrzési kötelezettséget és annak megszegését magasabb bírságösszeggel szankcionálja.
Az Art. 228. §-a szerint az adóhatóság az adózót egymillió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja, ha iratőrzési kötelezettségének nem tesz eleget, vagy az iratait az ellenőrzés lefolytatására alkalmatlan állapotban nyújtja be.
Ha az adózó iratmegőrzési kötelezettségének a nyomdai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztásával nem tesz eleget, függetlenül attól, hogy a számla, illetve nyugta felhasználása ténylegesen megtörtént-e, a kiszabható mulasztási bírság összege természetes személy esetén kettőszázezer forint, nem természetes személy adózó esetében ötszázezer forint és a hiányzó számlák, illetve nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.
Még súlyosabb a szankció, ha az adózó az iratőrzési kötelezettségét a szokásos piaci ár meghatározásával, valamint az ellenőrzött külföldi társaságokkal folytatott jogügyletekkel összefüggő nyilvántartási kötelezettsége körében szegi meg, ebben az esetben a mulasztási bírság összege nyilvántartásonként (összevont nyilvántartásonként) kétmillió forintig, ismételt jogsértés esetén nyilvántartásonként (összevont nyilvántartásonként) négymillió forintig terjedhet.
Közvetve, de az iratőrzési kötelezettség megszegéséhez kapcsolható az igazolatlan eredetű áru fogalma.
Az Art. alkalmazásában igazolatlan eredetű áru mindaz az áru, anyag, amelyről az adózó az ellenőrzés időpontjában hiteles bizonylattal vagy bizonylat kiállításának alapjául szolgáló okirattal nem rendelkezik. Ha az adózó igazolatlan eredetű árut forgalmaz, terhére az adóhatóság az áru forgalmi értékének negyven százalékáig terjedő, de természetes személy adózó esetében legalább kettőszázezer forintig, nem természetes személy adózó esetében ötszázezer forintig terjedő mulasztási bírságot szabhat ki.
Az iratőrzési kötelezettség megszegése adóhatósági eljárás során több, egyéb következményt is eredményezhet.
– Az Air. 104. §-a értelmében, ha az adózó iratai hiányosak vagy rendezetlenek, illetve nyilvántartásai pontatlanok vagy hiányosak és így az adókötelezettség megállapítására alkalmatlanok, az adóhatóság megfelelő határidő tűzésével kötelezheti az adózót, hogy iratait, nyilvántartásait a jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően rendezze, pótolja, illetve javítsa.
– Az ellenőrzési határidő meghosszabbításának van helye az Air. 95. § (5) bekezdés c) pontja szerint, amennyiben az adózó iratai hiányosak vagy rendezetlenek, illetve nyilvántartásai pontatlanok vagy hiányosak és így az adókötelezettség megállapítására alkalmatlanok, vagy az adózó által előterjesztett irat hiteles fordítására kerül sor.
– Az Air. 112. § (1) bekezdése szerint az adóhatóság jogosult a vállalkozási tevékenységgel összefüggésbe hozható helyszín, helyiség és jármű átvizsgálására, ha megalapozottan feltehető, hogy az adózó a bevallási, bizonylatkiállítási vagy -megőrzési, nyilvántartás-vezetési (könyvvezetési) kötelezettségei teljesítése szempontjából jelentős tárgyi bizonyítási eszközt elrejt, megsemmisít, illetve a vállalkozás valós körülményeit leplezi.
– az Art. 244. § (1) bekezdése értelmében az állami adó- és vámhatóság hatósági felügyelet alá vonja – a romlandó áruk és az élő állatok kivételével – azt az árut, amelyet helyszíni ellenőrzése során talál, és amelynek eredetéről, beszerzésének körülményeiről, tulajdonosának kilétéről vagy a rendeltetési hely megfelelőségéről az ellenőrzés időpontjában hitelt érdemlő igazoló irat nem áll rendelkezésre.
A szankciók után egy jó hír az adózóknak: az adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya – ha annak megőrzését jogszabály nem írja elő, és adózó azzal nem rendelkezik – nem kérhető.
7. Jogesetek
7.1. Igazolatlan eredetű áru mulasztási bírsággal szankcionálható
Egy társaság 2010. évben szarvasmarhákat értékesített az Európai Unió országaiba, Ausztriába, Görögországba, Olaszországba, Szlovéniába, illetve Közösségen kívüli országokba. A társaság azonban nem tudott számot adni arról, hogy ha 34 500 db szarvasmarhát értékesített külföldre és az állomány-nyilvántartásában csak 17 500 db szarvasmarha szerepel, akkor a hiányzó állatállományt honnan, mikor, kitől és hogyan szerezte be. A feltárt és bizonyított áru a felperes részéről a vizsgált időszakban hatályos adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (a továbbiakban: 2003-as Art.) 178. § 13. pontja alapján igazolatlan eredetű árunak minősült. A társaság a szarvasmarhákra vonatkozó nyilvántartását nem szabályszerűen vezette, értékesítései az ENAR-rendszerben előírt szabályok sérelmével történtek, az állapítható meg tehát, hogy azon értékesített állatok, amelyek vonatozásában az adózó valótlan azonosító adatokat szerepeltetett a marha útleveleken, igazolatlan eredetű árunak minősülnek. Az alperesi adóhatóság az igazolatlan eredetű áru forgalmazása miatt a felperest terhelő mulasztási bírságot 100 676 000 forintban határozta meg.
A társaság nem vitatta a hiányosságokat, azokat a hatósági megállapításokat nem sérelmezte, és nem is cáfolta, hogy 2010. évben hozzávetőleg 34 500 db szarvasmarhát értékesített külföldre, és az állatállomány-nyilvántartásában csak 17 500 db szarvasmarha szerepelt. Nem vitatta azt a megállapítást sem, hogy számos olyan fülszámú marha volt, amelyet a bizonylatok alapján kétszer értékesített, amely lehetetlen. Nem vitatta továbbá, hogy 2010. év folyamán 2325 db olyan szarvasmarhát értékesített, amelyek az állat-egészségügyi okmányokon nem szerepeltek. A felperes e körben csak adminisztrációs hibára hivatkozott, miszerint a szarvasmarhák nyilvántartására vonatkozó, a szarvasmarhafajok egyedeinek jelöléséről, valamint Egységes Nyilvántartási és Azonosítási Rendszeréről szóló 99/2002. (XI. 5.) FVM rendelet (a továbbiakban: ENAR r.) szövege „legalább” három évig meghatározást tartalmaz az adatok, nyilvántartások megtartására. A felperesre ugyanakkor az Szt. 169. § (1)–(2) bekezdései is vonatkoztak, amely alapján a készletet és a beszámolót alátámasztó nyilvántartását legalább nyolc évig köteles megőrizni. Az elsőfokú bíróság kimondta, hogy felperesnek tehát minden reá vonatkozó nyilvántartási jogszabályban foglaltaknak meg kell felelnie, így abban az esetben, ha valamelyik nyilvántartás nagyobb időtartamot állapít meg, akkor azt kell megtartania.
A felülvizsgálat során a Kúria ítéletében rögzítette, hogy az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie [2003-as Art. 47. § (1) bekezdés]. E szabályozással nem áll ellentétben az ENAR r. 31. § (4) bekezdésében foglalt azon szabályozás, hogy az állattartó gondoskodik az állomány-nyilvántartás előírt tartalommal való, állandó rendelkezésre állásáról, és a nyilvántartás adatait legalább három évig meg kell őrizni. A három év a minimális iratmegőrzési időtartam, amelyet az adózónak a többi, és reá kötelező jogszabályi előírással együtt kell alkalmaznia, amely miatt nyilvántartási kötelezettsége alól az ENAR r. 31. § (4) bekezdése a felperesnek nem ad felmentést. (Kfv.V.35.169/2017/9.)
7.2. Áfalevonási jog megtagadása iratok hiánya miatt
Az elsőfokú adóhatóság 2015. május hónapra áfa adónemben bevallások utólagos vizsgálatára irányuló ellenőrzést folytatott le a felperesnél. A felperestől először a megbízólevél közlésével egyidejűleg kérték, hogy bocsássa a revízió rendelkezésére a bevallást alátámasztó valamennyi iratot, későbbiekben a felperes képviselőjét kötelezték a felperes iratainak átadására, majd ismételten a felperest, aki a felhívásoknak nem tett eleget.
A beszerzést terhelő (levonható) áfa körében az adóhatóság azt állapította meg, hogy eredeti iratanyag hiányában nem állnak fenn az Áfa tv. 119. § (1) bekezdés, 120. §, 127. § (1) bekezdés a) pontjában foglaltak. Az Áfa tv. 179. § (1) bekezdése alapján az okiratok eredeti példányát kellett volna bemutatni. Az Szt. 165. § (2) bekezdése, 166. § (2) bekezdése alapján a felperes az általa kezelt bejövő bizonylatokon szereplő gazdasági esemény megtörténtét köteles lett volna bizonyítani, erre azonban nem került sor. Mindezekre figyelemmel az adózó bevallásaiban szerepeltetett levonható áfát nem fogadta el és 15 051 000 forint részben jogosulatlan visszaigénylésnek, részben adóhiánynak minősülő adókülönbözetet állapított meg a felperesi társaság terhére, amely után adóbírságot szabott ki és késedelmi pótlékot számított fel.
A felperes a másodfokú határozat ellen benyújtott keresetében arra hivatkozott, hogy a tényállás tisztázatlansága nem róható a felperes terhére, az adóhatóság a felperes által megjelölt, a könyvelésre szolgáló helyszínen nem tekintette meg az iratokat.
A Kúria, helyt adva az elsőfokú bíróság keresetet elutasító döntésének, rögzítette, hogy a felperes azzal, hogy nem adta át az ellenőrzésnek a kért dokumentációt, az igazolta, hogy nem képes teljesíteni a 2003-as Art. 179. § (2) bekezdése szerinti, az áfalevonási jog gyakorlásához szükséges eredeti iratokra vonatkozó kötelezettséget. A levonási jog gyakorlásának szempontjából ez egyenértékű az iratok hiányával.
A Kúria döntése továbbá kitért arra is, hogy az iratoknak az adóhatóság részére való rendelkezésre bocsátása az adózó kötelezettsége, és amennyiben az adóhatóság az ellenőrzést a hivatali helyiségében folytatja le, az adózónak az iratait az adóhatóság részére a hivatali helyiségben kell rendelkezésre bocsátania. A felperes álláspontjával szemben nincs olyan kötelezettsége az adóhatóságnak, hogy megindokolja, hogy miért egyik vagy másik ellenőrzési helyszínt választja. Az Art. ilyen irányú rendelkezésének hiányában az is megállapítható, hogy az adózónak nincs jogosultsága arra, hogy irányítsa az adóhatóságot az ellenőrzés lefolytatása helyének megválasztásában. Az adóhatóság indokolás nélküli választási szabadságát az sem befolyásolja, hogy tud vagy nem tud az iratőrzés helyéről. (Kfv.I.35.002/2017/5.)
7.3. A szigorú számadás alá tartozó számlatömb megőrzési kötelezettségének megszegése miatti mulasztási bírság
Az eljáró adóhatóság 2011. évre vonatkozóan folytatott le utólagos ellenőrzést a társaságnál valamennyi adóra és költségvetési támogatásra kiterjedően. A vizsgálat eredményeként az adóhatóság felperest adókülönbözet, adóbírság, késedelmi pótlék és 15 000 000 forint mulasztási bírság megfizetésére kötelezte.
Az eljáró adóhatóság a vizsgálat során (2015. évben) felhívta az adózót – többek között – az iratmegőrzéssel érintett számlatömbök bemutatására, amely kötelezettségének az adózó nem tudott eleget tenni, mert 150 lap szigorú számadású bizonylat hollétéről nem tudott számot adni, és azok az átadott szigorú számadású bizonylatok nyilvántartásában nem szerepeltek selejtezettként. Az eljáró adóhatóság ennek alapján mulasztási bírságot szabott ki az adózó terhére.
A bírósági felülvizsgálat során az elsőfokú bíróság jogszerűnek ítélte meg a mulasztási bírság kiszabását, annak összegét azonban megváltoztatta és 7 500 000 forintban határozta meg.
Az alperesi adóhatóság nyújtott be felülvizsgálati kérelmet, amelyben az ítélet bírságösszeg meghatározására vonatkozó részét támadta.
A Kúria kötve volt a felülvizsgálati kérelemben foglaltakhoz, ezért a döntésében rögzítette, hogy továbbra is fennáll, hogy az adóhatóság a mulasztási bírság kiszabásáról jogszerűen rendelkezett, a tényállástisztázási és bizonyítási kötelezettségének eleget tett, megfelelő jogszabályhelyeket alkalmazott. A Kúria a mulasztási bírság összegének meghatározása körében az elsőfokú bíróságot új eljárásra és új határozat hozatalára utasította. (Kfv.V.35.457/2017/3.)
***
Cikkünket azzal kezdtük, hogy a digitalizálás mindennapjaink része, a papír alapú iratok mellett egyre inkább megjelennek az elektronikus iratok is, amelyek egyre inkább teret nyernek. A gyors léptékű műszaki fejlődés magával hozza azt a változást, hogy a jövőben át kell váltani az elektronikus iratkezelésre és a digitális archiválásra, amelyek képesek arra, hogy hosszú távon, nagy mennyiségű iratot, dokumentumot is tároljanak, gyors adatszolgáltatást teljesítsenek, még hatékonyabbé téve az iratokkal kapcsolatos munkavégzést.
Szikráné dr. Gyenes Edina cikke az Adó szaklap 2021/3-as számában jelent meg.
