Online számla-adatszolgáltatás 3.0: csökkenhet a bizalom a könyvelő és ügyfele között


Az új rendszerben gondokat okozhat a számlaképek hiánya, és a képek és a számlaadatok „elválása” is problémát jelenthet.

Az online számla-adatszolgáltatás 3.0 elindulásával óriási lehetőség nyílt a számviteli feladatok lerövidítésére. Ezt azok fogják tudni kihasználni, akik hajlandóak új munkafolyamatokat kialakítani, a képeket és az adatokat összekapcsoló, de azok egyezését és a számlabefogadást automatizáltan ellenőrző rendszert bevezetni.

„Csak a képeket és az adatokat egyaránt kezelő rendszer teheti hasznos eszközzé az online számla-adatszolgáltatás 3.0-t a könyvelők számára. Azoknál viszont, akik megfontolás és egyeztetés nélkül vágnak bele, csak a könyvelő és ügyfele közti bizonytalanságot fogja növelni.” – figyelmeztetett Poór Károly, az SDSYS Zrt. cégvezetője.

Az XML önmagában az elektronikus számla

2021. január 1-től az online számla-adatszolgáltatás 3.0 bevezetésével gyakorlatilag minden számla adatait megkapja az adóhatóság. Ez lehetővé teszi a számviteli folyamatok automatizálását is, de csak akkor, ha az érintettek megnyugtató megoldást találnak a számlaképek hiányából vagy a képek és a számlaadatok „elválásából” fakadó problémákra.

A könyvelés automatizálását segíti ugyan, hogy az online számla-adatszolgáltatás 3.0-ban sok nem kötelező adattal egészítették ki az XML-t egységes szerkezetben, például a megrendelés-, szerződés-, szállítólevél-, GLN-számmal, beszállítói kóddal stb., de még így is sok probléma maradt.

Az egyik problémakör a már eddig is elérhető NAV-os ingyenes online számlázó program mellett a 3.0-ás verzióban új megoldásként elinduló „XML adatszolgáltatás = számla” szolgáltatás okozza.

Ez esetben az XML önmagában lesz az elektronikus számla. Ennek kapcsán egyesekben talán az is felmerülhet, hogy ha az XML letölthetőek, akkor szükség van-e egyáltalán a számlák képére, vagy elégségesek az adatok is a könyveléshez, de erre a kérdésre több okból is igen a válasz.

Például továbbra is lesznek papíron vagy elektronikus számlaként érkező számlák, hiszen XML számlát csak belföldi adóalanyoknak lehet kiállítani. Ráadásul, ha a számla XML állománya eléri a 10 MB-ot, akkor a rendszer bizonyos tételsorokat össze fog vonni, ami számlakép nélkül nem követhető vissza.

Megoldandó problémák

Meg kell oldani a számlabefogadás visszaigazolásának problémáját is. Ugyanis a könyvelő nem tudhatja a letöltött adatokból, hogy az általa könyvelt, vevő pozícióban lévő vállalkozás valóban befogadta-e ezeket a számlákat. Ez a probléma a számlának minősülő XML-ek esetében még erősebb: hiszen itt még kép sincs. Az sem biztos, hogy a vevő egyáltalán meg tudja nyitni, el tudja olvasni az XML-t.

Megoldandó probléma még a számlák archiválása is. Az elektronikus vagy XML számlák megőrzéséről a hash-kódjukkal együtt a vállalkozásnak kell gondoskodnia, a hatóság ugyanis nem vállalja át ezt a feladatot, kizárólag a számlakibocsátó részére bizonyos feltételek esetén. Ráadásul az XML-számlánál nincs egy kézzelfogható dolog, amit iktatni lehetne, pedig a könyvelő programnak sorszám szerint kell tudnia igazolni, hogy egy számla sem hiányzik.

Végül, de nem utolsósorban ellenőrizni kell, hogy a számlakép és a feltöltött adatok valóban megegyeznek. Például, ha valaki nem tölti ki a fizetési határidőt vagy a teljesítés idejét az adatszolgáltatásban – hiszen ez nem kötelező – a könyvelőhöz eljutott képen pedig szerepel ilyen, akkor az eltérés folyamatos teljesítés esetén mulasztási bírsághoz is vezethet. A könyvelőnek tehát egyeztetnie kell az adatokat a képekkel. Ha eltérést talál, akkor erre figyelmeztetnie kell ügyfelét, de a bevallás alapjának az adatszolgáltatást kell tekinteni. Mindezt automatikusan, kézi adatbevitel nélkül kell elvégeznie, hogy biztos lehessen abban, hogy egy esetleges hibát a számla kiállítása során követték el, és nem a könyvelői programba történő begépelésnél.

Összefoglalva tehát alkalmassá kell tenni a rendszereket a NAV XML letöltésére és feldolgozására, ki kell dolgozni egy munkafolyamatot a számla-befogadás visszaigazolására, meg kell oldani a sorfolytonosság kérdését a különböző forrásból érkező számláknál, és a könyvelt céggel megegyezve gondoskodniuk kell a megfelelő archiválásról is – derül ki a SDSYS Zrt. közleményéből.

(Adó Online)



Kapcsolódó cikkek

2021. szeptember 17.

Nem tisztességes bírságkedvezményért elvenni a jogorvoslati jogot

„Fogadd el még akkor is, ha nem érzed jogszerűnek, mert fele annyit fizetsz.” Ez akár egy NAV hirdetés szlogenje is lehetne. És talán nem is lenne különös mindez, ha nem arról lenne szó, hogy a NAV egy hatósági jogalkalmazó, és az ezeknek a szlogeneknek teret engedő jogszabály az adóigazgatási eljárás szabályrendszere.

2021. szeptember 17.

Dante-700 – Dante élete (1. rész)

Dante, a világirodalom egyik legnagyobb alakja 700 éve hunyt el. Főműve, az Isteni színjáték nehéz olvasmány, de ennek ellenére az értő irodalmárok a legmagasztosabb jelzőkkel illetik. Nem véletlenül, hiszen a nyugati kultúrára gyakorolt hatása egyedülálló, az irodalom, a zene, a képzőművészet, a filmművészet egyaránt sokat merített Dante nagyeposzából.