Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Előkészületek nélkül nem lehet számlaként használni az XML-t, hiszen lehet, hogy a számla befogadója egyáltalán tudomást sem szerez róla –figyelmeztetett az Adó Online-hoz eljuttatott közleményben Poór Károly, az SDSYS Zrt. cégvezetője.
Az online számla-adatszolgáltatás 3.0-ban új szolgáltatásként indult el, hogy az adatszolgáltatás, vagyis az XML önmagában lesz az elektronikus számla. Érdemes azonban tisztázni, hogy a szolgáltatás használatának feltételei vannak. A vállalkozásoknak meg kell tenniük néhány előkészítő lépést, mielőtt alkalmazni kezdik az új módszert, és néhány, az eddigi gyakorlatuktól eltérő tevékenységet is be kell vezetniük a számlázási, számlakezelési munkafolyamatukba.
Kétféleképpen lehet használni a NAV XML-t számlaként. Egyrészt a számla kibocsátója az XML-ben minden olyan adatot feltüntet, amit a „hagyományos” számlán is feltüntetne, és vállalja, hogy ez a SZÁMLA. Ezt úgy teheti meg, hogy az úgy nevezett „completness indicator” jelölőt „TRUE” értékre állítja, gyakorlatilag kipipálja, valamint a hash kódot is biztosítja az XML-ben. Ezzel vállalja a számláért a felelősséget. Ebben az esetben a NAV validálja a számlát, és a kibocsátó részére archiválja is. Ennél a módszernél ugyan a hatóság számlaként kezeli az XML-t, de felmerül a kérdés, hogy a számla befogadója honnan fog tudni arról, hogy így kapott egy számlát, és ha értesítik is erről, vajon felkészült-e az XML kezelésére? Sőt, még az sem biztos, hogy a vevő egyáltalán meg tudja nyitni, el tudja olvasni az XML-t.
Másik megoldás, hogy a felek szerződésben megegyeznek abban, hogy az adatszolgáltatásra szolgáló XML lesz a SZÁMLA, és rögzítik, hogy milyen adatok szerepeljenek rajta. Ekkor a NAV XML ugyan e-számlaként funkcionál, azonban nincs validáció és szállító oldali archiválás, hiszen a hatóság informatikailag nem kapott értesítést arról, hogy ez egy számla. Viszont legalább a számla kibocsátója és befogadója is tud arról, hogy a számla ily módon érkezik.
Bár az első esetben nem kötelező, de belátható, hogy elkerülhetetlen a vevők bevonása a NAV XML számlaként való használatának előkészítésébe. Ha ők is fantáziát látnak a használatában, alkalmassá kell tenni a rendszerekeit a NAV XML letöltésére és feldolgozására. Ugyanakkor természetesen vissza is utasíthatják ezek befogadását.
Ha pedig ez lehetséges, akkor még azoknak is is fel kell készülniük arra, hogy más módon is kiállítsák számláikat, akiknek néhány ügyfelük befogadja az XML-ket. Fordítva is igaz ez: még azoknak a befogadóknak is lesznek papír, PDF számláik is, akik elvben hajlandóak XML-t is fogadni.
Látható az is, hogy a számlák archiválását csak korlátozottan vállalja a NAV: csak a kibocsátó részére és csak az informatikai jelzések beállítása után. Vagyis gondoskodni kell az XML számlák iktatásáról, befogadásukkal kapcsolatos visszajelzésről, könyvelőhöz való eljuttatásáról, archiválásáról hash kódjukkal együtt legalább a befogadói oldalon.
