Gondosan meg kell őrizni az e-számlákat is

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Sértetlenség, az eredetiség hitelessége és olvashatóság – ezeket a szempontokat kell figyelembe venni az elektronikus számlák megőrzésénél – írja legfrissebb blogbejegyzésében az RSM DTM.

Már a kisebb cégeknek is ígéretes megoldás lehet az elektronikus számlázás – mint erre Komoly lehetőségeket rejt az elektronikus számlázás című bejegyzésemben is rámutattam -, ám kiemelkedő jelentősége van az e-számlák adminisztrációjának és archiválásának is. Az alábbi sorokban az ezzel kapcsolatos tudnivalókat foglalom össze.

Hogyan is kell megőrizni?

A jelenleg hatályos szabályok szerint az elektronikus számlát a kiállítása szerinti eredeti formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

Ez azt jelenti, hogy az elektronikus úton kibocsátott számlakat nem lehet más formátumban (pl. kinyomtatva) megőrizni. Minden esetben a számla kibocsátáskori formátuma igazolja az adófizetéssel összefüggő kötelezettségek és jogok meglétét. Az elektronikus úton kibocsátott számla megőrzésére kötelezett adóalany kötelessége, hogy gondoskodjon az előírásoknak megfelelő megőrzésről, így az ezek megsértéséből eredő következmények őt terhelik. Ez nem azt jelenti, hogy a megőrzést az adóalanynak minden esetben saját magának kell ellátnia, ezt szolgáltatásként mástól is igénybe veheti.
A megőrzés egész időtartama alatt folyamatosan biztosítani kell az okirat és az abban foglalt adattartalom

1. sértetlenségét,
2. eredetiségének hitelességét,
3. olvashatóságát.

A megőrzésre kötelezett e kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzésének módja kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védje az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) – a dokumentumok megjelenítését lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. A megőrzés során annak figyelembevételével kell eljárni, hogy az elektronikus úton kibocsátott számla

1. elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat, vagy/
2. EDI-rendszer használatával készült elektronikus számla-e.

Ha elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus számlát kell megőrizni, három lehetőségünk van:

1. A megőrzésre kötelezett az előírásoknak megfelelő archiválási szolgáltatót bíz meg a megőrzés ellátásával. Az archiválási szolgáltatók működését az Eat. (az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény) és annak végrehajtási rendeletei részletesen szabályozzák, a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság rendszeresen ellenőrzi működésük megfelelőségét.
2. Saját maga őrzi a számlakat.
3. A megőrzés ellátásával mást – nem az Eat. szerinti archiválási szolgáltatót – bíz meg. Ez esetben a megőrzésre kötelezett és a szolgáltató szerződésben rendezik, hogy a szolgáltató milyen szolgáltatásokat nyújt és milyen felelősséget vállal a megőrzés megfelelőségéért.

Az utóbbi két esetben a megőrzést végző feladata, hogy ellenőrizze a számlán levő elektronikus aláírás és időbélyegző érvényességét. Ezen túlmenően, ha a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint az elektronikus aláírás elhelyezésétől számított 11 év, a megőrzésre kötelezett

1. gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú tavú érvényesítéséhez szükséges információk (az érvényességi lánc) beszerzéséről és megőrzéséről,
2. az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt helyeztet el az érvényességi láncon,
3. a 2. pontban meghatározott időbélyegzést megismétli akkor, ha a 2. pont szerint korábban elhelyezett időbélyegző kriptográfiai algoritmusa az Eat. szabályai szerint már nem biztonságos.

Amennyiben több elektronikus úton kibocsátott számlán helyeztek el egy elektronikus aláírást és időbélyegzőt, akkor ezeket a számlákat a megőrzés során együtt kell kezelni. Az elektronikus úton kibocsátott számla archiválását tehát vagy a kibocsátó, vagy az általa megbízott (archiválási) szolgáltató is elláthatja. Archiválási szolgáltatást általában a hitelesítési szolgáltatók látnak el.

A bejegyzés szerzője Héhn Miklós, az RSM DTM Hungary Zrt. számviteli üzletág-vezetője. Az RSM DTM blog az Adó Online szakmai partnere.

Elektronikus számlázás 2012. évi szabályai – Kérdés-válasz az Adó Online-on.

---