Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Előző cikkünkben megvizsgáltuk, hogy milyen dokumentum minősülhet elektronikus számlának és milyen előnyökkel járhat ezen számlázási módszer alkalmazása. Szóba került az is, hogy az elektronikus számla befogadása nem kötelező. De mi történik, ha egy magyar társaság – akarata ellenére – elektronikus számlát kap, hogyan kell eljárnia ebben az esetben? Milyen kontírozási módszer alkalmazható egy e-számlán? Milyen feltételekkel fogadható be egy német adószámról, vagy egy kínai cégtől érkező, a kibocsátó által számlának nevezett elektronikus dokumentum? Jelen cikkünkben ezeknek járunk utána!
Ahogy előző cikkünkben említettük, magyar viszonylatban, ha egy elektronikus számlát kapó cég korábban egyáltalán nem foglalkozott „házon belül” ezzel a kérdéskörrel, vagy úgy véli, saját rendszere nincs felkészülve az e-számlák befogadására, esetleg egyszerűen csak nem szeretne az adott üzleti partnerétől elektronikus számlákat kapni, akkor jogosult a szóban forgó partner által küldött e-számla befogadását megtagadni. Ilyenkor az érintett partner köteles papír alapú számlát küldeni a befogadást megtagadó cég számára, akkor is, ha kizárólag ezen ügyfele felé kell papír alapon számláznia (az más kérdés, hogy a vevőnek mennyire erős az alkupozíciója az eladóval szemben). A megtagadás szóban és írásban is történhet, de – mint minden hasonló esetben – itt is érdemes a későbbi viták elkerülése érdekében írásban megtenni a vonatkozó nyilatkozatot.
Amennyiben viszont az elektronikus számla címzettje nem tagadja meg explicit formában a befogadást (pl. kiegyenlíti a számlán szereplő ellenértéket), akkor mintegy ráutaló magatartással beleegyezik ezen számlázási módszerbe és e pillanattól kezdve rá is vonatkoznak az elektronikus számla befogadásával kapcsolatos előírások, függetlenül attól, hogy egyébként egyetlen másik üzleti partnerétől sem fogad be elektronikus számlákat.
Hivatkozva az előző cikkünkben leírtakra, a mind az elektronikus, mind pedig a papír alapú számlákra vonatkozó hármas feltételrendszert (az eredet hitelességének, az adattartalom sértetlenségének és a számla olvashatóságának biztosítása) nemcsak a számla kibocsátójának, de a befogadónak is teljesítenie kell. Így ha egy társaság az e-számla befogadása mellett döntött, talán a legelső kérdés, hogy amennyiben az e-számla kibocsátója nem helyezett el megfelelő védelmet (pl. elektronikus aláírást) az általa megküldött e-számlán, mit tehet a befogadó?
A rossz hír, hogy az e-számla befogadója mulasztási bírsággal sújtható, ha az általa befogadott, elektronikus aláírást, hash kódot, vagy bármilyen hasonló IT-megoldást nélkülöző elektronikus számlát nem szabályszerűen archivál. A mulasztási bírság mértéke akár 500 ezer Ft is lehet, ugyanakkor kiszabásánál az adóhatóság mind az adózó javára, mind pedig a terhére írható körülményeket figyelembe veszi (pl. adózó adózási gyakorlatát, általános jogkövetési hajlandóságát, vagy a jogellenes magatartás gyakoriságát, stb.).
Jó hír viszont, hogy egyfelől – ahogy fentebb is említettük – a számla befogadója (bizonyos időn belül) megtagadhatja az e-számla befogadását, másfelől – ha a befogadás mellett dönt – élhet az ún. „azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés”, avagy röviden „AVDH” módszerével, mely a magyar állam által nyújtott ingyenes szolgáltatás, s amihez csupán egy Ügyfélkapura van szükség. E módszerrel a védelem a befogadó által is biztosítható (ugyanakkor az e-számla kibocsátója ettől függetlenül továbbra is mulasztási bírsággal sújtható, ha nem megfelelő módon archiválta számláját).
Ami tapasztalataink szerint egy e-számla befogadása során még aggályos lehet, hogy az e-számla befogadója miként élhet az áfalevonási jogával? A vonatkozó szabályozás szerint az elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg, azonban a NAV álláspontja szerint, ha az adólevonási jog valamennyi törvényi feltétele fennáll, akkor a levonási jog papír alapon megőrzött e-számla alapján is gyakorolható. Tehát pusztán amiatt, mert egy társaság nem elektronikusan tárolja a bejövő e-számláit, még nem jogellenes, hogy élnek az áfalevonási jogukkal (amennyiben az egyéb törvényi feltételek teljesülnek és papír alapon megfelelően őrzik meg a számlát).
A következő neuralgikus pont a kontírozás: e-számla esetében ugyanis a kontírozási adatokat elektronikusan kell létrehozni, viszont nem lehet azokat közvetlenül az e-számlán feltüntetni, hiszen akkor megváltozna annak tartalma és nem teljesülne a hármas feltételrendszer.
Általánosságban (tehát papír alapú számlákra vonatkozóan is) elmondható, hogy függetlenül attól, milyen eljárást alkalmaz egy társaság a kontírozásra, a megoldásának két alapkövetelményt szükséges mindenképpen teljesítenie: egyrészt az alapbizonylat kiválasztásával egyértelműen be kell tudni azonosítani a könyvelési tételt; másrészt ennek fordítottja, a könyvelési tétel kiválasztásával egyértelműen be kell tudni azonosítani az alapbizonylatot.
Amennyiben ezen kettő feltétel úgy teljesül, hogy a kontírozási információt nem lehet megváltoztatni (vagy legalábbis a változás követhető), akkor az alkalmazott módszer megfelel a jogszabályi előírásoknak.
Ez alapján elektronikus számlák esetében – a teljesség igénye nélkül – szóba jöhet valamilyen elektronikus könyvelési módszer alkalmazása (pl. egy erre specializált programmal), az adott e-számladokumentumhoz rendelt külön melléklet alkalmazása, vagy akár az e-számla kinyomtatása és papír alapú kontírozása is.
Utóbbi esetben a kinyomtatott, „papír alapúvá vált” számla csupán másolatnak tekintendő, így továbbra is az e-számla az eredeti számla, a megőrzési kötelezettség tehát ezen elektronikus formátumhoz kapcsolódik.
Az eddig leírtak elsősorban a magyar számla kibocsátótól érkező e-számlákra vonatkoztak, így vizsgáljuk meg azt az esetkört is, amikor a számla kibocsátója nem magyar!
Mivel a magyar áfa törvény egy Európai Uniós („EU”) irányelvre épül, így az áfa – és az ehhez szorosan kapcsolódó számlázás adójogi – szabályozása az EU-n belül többnyire harmonizált. Jelen esetben a magyar áfa törvény konkrétan kimondja, hogy egy másik EU tagállamban nyilvántartásba vett adóalany (ideértve tehát az ott áfaregisztrációval rendelkező, egyébként harmadik országban letelepedett társaságokat is) esetében számlának minősül az olyan okirat is, amely az adott EU tagállam joga szerint tartalmában megfelel az említett EU irányelv előírásainak.
Tehát ha egy kínai cég a német adószáma alól e-mailben küld egy eredetileg kézzel írt, majd mobiltelefonnal befotózott iratot, amely megfelel a német jog által a számlák kötelező adattartalmára vonatkozó előírásoknak, a dokumentum – a törvény betűje szerint – befogadható egy magyar társaság által e-számlaként. Más kérdés persze, hogy a gyakorlatban vélhetően kevés magyar társaság fogadna be egy ilyen partnertől érkező fényképet e-számlaként.
Amennyiben viszont a kínai cég a kínai (vagy más harmadik országbeli) adószáma alól bocsátaná ki a már említett fényképet egy magyar társaság felé, akkor erre az esetre a magyar áfa törvény nem hívható segítségül.
Ilyenkor azt érdemes megvizsgálni, hogy a kapott dokumentum a magyar szabályozás szerint számlának tekinthető-e? Amennyiben nem, akkor tud-e a magyar cég arról, hogy a kibocsátó országában van-e bármilyen, a számlákra vonatkozó speciális előírás? Amennyiben nem, akkor a kapott dokumentum teljesíti-e legalább a számviteli törvény külső bizonylattal kapcsolatos előírásait?
Ha mindhárom kérdésre „nem” a válasz, akkor – egy 2005-ben megfogalmazott, de még ma is aktuálisnak tekinthető számviteli kérdésre adott válasz alapján – az vizsgálandó, hogy létezik-e az értékesítésről, a szolgáltatás igénybevételéről szóló szerződés, megállapodás a két fél között? Továbbá, bizonyítható-e a termékért, a szolgáltatás igénybevételéért fizetett ellenérték kifizetése? Végezetül, bizonyítható-e hitelt érdemlően, mindkét fél által elismert formában az értékesítés, illetve a szolgáltatás teljesítésének és igénybevételének ténye?
Ha ez utóbbi három kérdésre adott válasz „igen” (és a bizonylatkibocsátó nem vétett a rá vonatkozó, bizonylatkibocsátással kapcsolatos jogszabályok ellen), úgy a három feltétel fennállását bizonyító dokumentumok alapján a felmerült költséget el lehet számolni a magyar társaság számviteli rendszerében, ill. az e-számla befogadható, még akkor is, ha a (példánk szerint) kínai partner által kiállított bizonylat nem felel meg teljes körűen a magyar számviteli törvény előírásainak. A dokumentum továbbá alkalmas lesz nem csak az áfafizetési kötelezettség megállapítására, de az adólevonási jog gyakorlására is (kivéve persze azt az esetet, amikor a fizetendő áfát a vámhatóság veti ki, mert ebben az esetben az adólevonási jog a vámhatóság határozata alapján gyakorolható). Természetesen ilyen, a cég életében nem mindennap előforduló ügyekbe érdemes adózási és számviteli szakembereket is bevonni.
Cikkünk nem titkolt célja, hogy elolvasását követően kevesebb legyen az elektronikus számla befogadásától ódzkodó magyar cég, remélhetőleg sikerült néhány e-számla befogadással kapcsolatban felmerülő kérdést megválaszolnunk, ill. kételyt eloszlatnunk. Cikksorozatunk folytatásában az elektronikus számla archiválásának részleteit vizsgáljuk majd meg!
A cikk szerzője Dr. Füleki Tamás, a Grant Thornton Magyarország szakértője, és Vizer József, a cég partnere. A Grant Thornton Magyarország az Adó Online szakmai partnere.
