Na, én mentem… avagy az e-számlák archiválása

Amennyiben az adóalany befogad egy elektronikus számlát, akkor azt elektronikusan is köteles megőrizni és értelemszerűen az elektronikus számla kibocsátóját is megőrzési kötelezettség terheli. A megőrzés, avagy archiválás még a „hagyományos”, papír alapú számlák esetében is számos kérdést felvethet, az elektronikus számlákra pedig ez hatványozottabban igaz. Jelen cikkünkben az elektronikus számlák megőrzésének legfontosabb szabályait járjuk körbe!

A magyar Áfa törvény előírása alapján elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. E kötelezettség teljesítését nem befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a megváltoztatása (például PDF-ről XML-re), feltéve, hogy a cikksorozat korábbi részeiben már sokszor említett hármas feltételrendszer két ide kapcsolódó eleme, az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége a megőrzés teljes időtartamára nézve továbbra is biztosított.

A megőrzési kötelezettség egyaránt terheli a számla kibocsátóját és befogadóját (legyen szó mind papír alapú, mind pedig elektronikus számláról), a két féllel szembeni elvárások pedig lényegében azonosak.

A bejövő / kimenő számlákat (mint a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó számviteli bizonylatot) legalább 8 évig, olvasható formában, visszakereshető módon kell tárolni. A megőrzést egy adóhatósághoz bejelentett helyen kell teljesíteni, ahonnan erre irányuló (adó)hatósági kérés esetén a kért számlát 3 munkanapon belül be kell tudni mutatni. Míg egy papír alapú számla akár elektronikusan is megőrizhető (erre jelen cikk végén még visszatérünk), ez fordítva már nem igaz: az elektronikus számla papír alapon (pl. kinyomtatva) nem, hanem kizárólag elektronikusan tárolható.

Hangsúlyozandó, hogy jelen témánk szempontjából az archiválás nem azonos a mentéssel. Az archiválás alatt olyan hosszú távú megőrzés értendő, amelynek segítségével a megőrzött anyag (az e-számla) szükség esetén belátható időn belül előkereshető, az alkalmazott megoldás pedig védi az adatokat az utólagos módosítástól, illetőleg az adattárolót a megrongálódástól.

A jelenlegi témánkra vonatkozó, digitális archiválásról szóló, 2018-as rendelet (a továbbiakban: „archiválási rendelet”) előírásai szerint a megőrzésre kötelezett (azaz az elektronikus számla kibocsátója, ill. befogadója) a megőrzési kötelezettség lejártáig (vagyis legalább 8 évig) folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot

• a törlés,
• a megsemmisítés,
• a véletlen megsemmisülés,
• az utólagos módosítás és sérülés, valamint
• a jogosulatlan hozzáférés ellen.

Ugyancsak az archiválási rendelet írja elő, hogy a megőrzésre kötelezett köteles azt is biztosítani, hogy az általa megőrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, és olvashatósága a megőrzési kötelezettség időtartama alatt végig megmaradjon.

Az archiválási rendelet – kifejezetten csak példálózó jelleggel – nevesít ugyan néhány lehetséges módszert, de nincs akadálya annak, hogy egy adózó saját, az archiválási rendeletben említett feltételeknek eleget tevő megoldást alkalmazzon.

Az adóhatóság álláspontja szerint a megőrzés technikájának olyannak kell lennie, mely biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését így adott esetben akár az egyszer írható optikai adathordozó (vagyis a CD és / vagy DVD) is megfelelő lehet, de akár a felhő alapú megoldások is. Ami pedig az archiválás gyakoriságát illeti, ez minden adózó saját döntése: az érintett társaság számlázási volumenétől függően lehet napi, havi, negyedéves vagy akár éves is.

Az archiválásra a következő megoldási lehetőségeket sorolja fel példaként az archiválási rendelet:

• fokozott biztonságú e-aláírás;
• ennek hiányában zárt rendszer;
• EDI-rendszer; és
• hash kód.

A fokozott biztonságú e-aláírás definícióját egy EU rendelet (az ún. „eIDAS rendelet”) tartalmazza, az archiválási rendelet pedig úgy rendelkezik, hogy az ilyen aláírással ellátott dokumentum archiválásával a megőrzésre egyébként kötelezett személy ún. bizalmi szolgáltatót is megbízhat.

Jelen pillanatban csupán néhány cég minősül bizalmi szolgáltatónak Magyarországon, erről a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság vezet nyilvánosan elérhető listát.

Az ilyen szolgáltató igénybevételének előnye, hogy törvényi előírás, hogy amennyiben az archiválást minősített bizalmi szolgáltató végzi, akkor ellenkező bizonyításig vélelmezni kell, hogy az elektronikus dokumentumon (így nem csak e-számlán) elhelyezett elektronikus aláírás, bélyegző vagy időbélyegző és az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az elhelyezésük időpontjában érvényes volt.

Ebből is következően az archiválási rendelet kimondja, hogy amennyiben viszont nem bizalmi szolgáltató útján történik a megőrzés, akkor a megőrzést biztosító szolgáltató az utólagos módosítás és sérülés elleni védelem érdekében köteles az e-aláírás érvényességét ellenőrizni, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt köteles gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról (ez a legegyszerűbben pedig időbélyeggel biztosítható).

A nem megfelelő archiválás nem az adott szolgáltató, hanem a gazdálkodó (adójogi) felelőssége, így érdemes részletesen megtárgyalni a felek között megkötendő szerződésben a megőrzés kereteit és részletkérdéseit.

Az archiválási rendelet alapján az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan zárt rendszer is használható, amely a dokumentum keletkezésének vagy a megőrzésre kötelezetthez történő megérkezésének időpontjától biztosítja a fentebb már részletezett követelmények teljesítését. Az adattartalom sértetlensége – mint feltétel – teljesíthető az eredeti dokumentum formátumának, struktúrájának megváltoztatása esetén is.

Az EDI rendszerről korábbi cikkünkben röviden már értekeztünk (igaz, más aspektusból). A hash kód kapcsán pedig azt emelnénk ki, hogy ez az archiválás során úgy játszhat szerepet, hogy minden számlázóprogram képes arra, hogy ilyen, ún. hash kódot képezzen az e-számlára és ezt a kódot a vevőnek, ill. a kötelező, valós idejű online számlaadat-szolgáltatás keretében a NAV-nak is megküldje. Az adóhatósági ellenőrzés során ez a hash kód bizonyítja, hogy a bemutatott e-számla azonos azzal, mint ami korábban kiállításra került.

Végezetül a papír alapú számlák elektronikus megőrzésére szeretnénk röviden kitérni, melynek szabályait az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló Kormányrendelet tartalmazza.

A papír alapú számláról elektronikus másolatot készítő rendszernek tartalmi egyezőséget kell biztosítania: a létrejött elektronikus dokumentum tartalmának meg kell egyeznie az eredeti papír alapú dokumentum tartalmával. Ezen túlmenően szükséges egy hitelesítő záradék feltüntetése is („Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező.”).

Az elektronikus másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni. Továbbá a másolatot készítő adózónak rendelkeznie kell vagy a másolatot készítő rendszer gyártója / forgalmazója által kiállított, a kapcsolódó jogszabályi feltételek megfelelésére vonatkozó igazolással, vagy pedig a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben a jogszabályban megállapított követelmények teljesülése megállapítható.

Ahogy korábban említettük, könyvelési, vagy adminisztratív feladatok ellátásához az e-számla kinyomtatott „másolata” is használható, az e-számla kizárólag papír alapon történő megőrzése azonban nem szabályos, az így eljáró adóalany mulasztási bírsággal sújtható.

Ahogy a fentiekből látható, az elektronikus számlák archiválása igényel ugyan némi előkészületet, de semmiképpen sem átugorhatatlan akadály egyetlen adózó számára sem. A megfelelően tárolt e-számlák pedig nagyban meg is könnyítik az érintett vállalat adminisztratív feladatait, arról nem is beszélve, hogy fizikailag is kevesebb helyet foglalnak egy-egy irodában.

A cikk szerzője, Dr. Füleki Tamás a Grant Thornton Magyarország szakértője. A Grant Thornton Magyarország az Adó Online szakmai partnere.