A számla- és nyugtaadás legfontosabb szabályai

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A számla és nyugta helyes formában történő kiállítása még mindig az egyik legnagyobb kockázatot hordozó tényező a vállalkozások életében. Tudta, hogy akár egy hiányzó adat a számlán ÁFA-hiányt vagy mulasztási bírságot alapozhat meg? A héten megjelent a NAV 2015-ös tájékoztató füzete a számla és nyugta kibocsátás szabályairól, melyből most összefoglaljuk a lényegi pontokat.

Kiknek és mikor kell számlát kibocsátaniuk?

Számlát alapvetően a belföldön és külföldön ellenérték fejében teljesített termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról kell kiállítani az adózónak a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője részére. A számla kiállításához az ÁFA törvényben meghatározott teljesítési időpont minden esetben az irányadó. A számlát kibocsátó feladata a számlának az átadása, eljuttatása a vevő részére.

Számlaadás előleg esetén

Ha az adózó előleget kap (készpénzben átvesz vagy a számláján jóváírásra kerül), akkor erről az összegről is számlát kell kiállítani fő szabály szerint. Az előlegről szóló számlán annak a terméknek vagy szolgáltatásnak az adatait is fel kell tüntetni, amire előleget fizetnek. Előlegről két esetben nem kell számlát kiállítani:

– ha nem adóalany fizeti, az összeg 900.000 Ft alatti és az előleget fizető nem kér számlát,

– ha az előleget adómentes közösségen belüli termékértékesítéshez kapcsolódóan fizetik.

Mit takar az előleg fogalma az ÁFA törvény szempontjából?

Termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása esetében, ha a teljesítést megelőzően ellenértékbe beszámítható vagyoni előnyt juttatnak (a továbbiakban: előleg), a fizetendő adót pénz vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszköz formájában juttatott előleg esetében annak jóváírásakor, kézhezvételekor, egyéb esetben annak megszerzésekor kell megállapítani.

Mentesülés a számlaadási kötelezettség alól

Az előzőek szerint a nem adóalany által fizetett 900.000 Ft összeget el nem érő előleg esetében nem kötelező számlát kiállítani. Az adózó továbbá akkor is mentesül a számlaadási kötelezettség alól, ha a 900.000 Ft érték alatti terméket megvásárló, szolgáltatást igénybevevő személy nem adóalany (ide nem értve a nem adóalany jogi személyeket) az ellenértéket – a teljesítés napjáig – készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti, és egyben számla kibocsátását nem kéri. Minden ilyen esetben nyugtát kell kiállítani számla helyett.

Meddig kell a számlát kiállítani?

A számlát fő szabályként a teljesítés időpontjáig, de legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül kell kiállítani. Mit jelent az ésszerű időn belül fogalom? Fő szabályként:

– készpénzes fizetés vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel történő fizetés esetében haladéktalanul,

– ha az ellenérték megtérítése nem a fentiek szerint történik és a számla áthárított adót tartalmaz, akkor a számlát a teljesítéstől számított 15 napon belül ki kell bocsátani.

Mit jelent pontosan a számla és mire kell figyelni a kiállításakor és a befogadásakor?

Számla minden olyan okirat, amely megfelel az Áfa tv. X. fejezetében meghatározott feltételeknek. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja (és megfelel az Áfa tv. 170. §-ában meghatározott feltételeknek).

Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani a kell

1. a számla eredetének hitelességét,

2. adattartalma sértetlenségét és

3. olvashatóságát.

Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg. A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.

Beszámoló-készítési szabályok
Szamkó Józsefné több mint 40 oldalas kiadványa a 2014-es beszámoló elkészítésében nyújt segítséget Önnek! – általános beszámoló készítési szabályok – az egyes űrlapok összeállításával kapcsolatos feladatok – konkrét gyakorlati kérdések és azok megoldási lehetőségei Rendelje meg a segédletet, és töltse le azonnal!

Hogyan ellenőrizzük a számla követelmények betartását?

A fenti három követelmény betartásának bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít. Mind a számlát kibocsátónak, mind a befogadónak ellenőriznie kell, hogy a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e.

A számla befogadónak azt kell ellenőriznie, hogy

– a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye áll-e fenn,

– a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.

Milyen nyelven bocsátható ki számla?

A számla magyar nyelven, vagy bármely más élő nyelven kibocsátható. Idegen nyelven kiállított számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról (feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges).

Devizában kiállított áfás számla

A számlán az áthárított adót (áfát) akkor is fel kell tüntetni forintban, ha az ellenérték külföldi pénznemben kifejezett. Külföldi pénznemben kifejezett adóalap esetén az adó forintban történő meghatározásakor az Áfa tv. 80. §-ában és 80/A. §-ában foglaltak figyelembe vételével kell eljárni. Az ehhez alkalmazott árfolyam olyan árfolyam lehet, amelyet belföldön pénzváltási engedéllyel rendelkező hitelintézet devizában eladási árként jegyez; vagy a Magyar Nemzeti Bank (továbbiakban: MNB) illetve az Európai Központi Bank (továbbiakban: EKB) hivatalos an közzé tesz.

Az MNB illetve az EKB árfolyam csak akkor alkalmazható, ha az adóalany az MNB vagy EKB árfolyam választására vonatkozó döntését az állami adóhatóságnak (bejelentő, változás bejelentő lapon) előzetesen bejelentette (az MNB és az EKB árfolyam együttesen nem választható). Az Áfa tv. az alkalmazható árfolyam meghatározása mellett azt is előírja, hogy a forint adat megállapításához milyen időpontban érvényes árfolyam alkalmazandó. Főszabály szerint az ügyletnek az Áfa tv. szerinti teljesítési időpontjában érvényes árfolyamot kell alkalmazni.

Speciális elemek a számlán

Vannak olyan esetek, amikor a számlán speciális elemeket is fel kell tüntetni, például:

– adómentesség esetében jogszabályi vagy a Héa-irányelv (közösségen belüli értékesítés esetén) vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtás a mentes az adó alól,

– a „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett,

– „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, az Áfa tv. XIII/A. fejezetében meghatározott különös szabályok szerinti adózás alkalmazása esetében,

– a vevő adószáma fordított adózás esetén, vagy ha az áthárított adó összege az 1 millió forintot meghaladja,

– a vevő közösségi adószáma közösségen belüli adómentes értékesítés esetén, vagy ha a vevő köteles az áfa fizetésére más tagállamban.

Kell-e VTSZ vagy SZJ számot feltüntetni a számlán?

Figyelemmel arra, hogy az Áfa tv. az adóalany választására bízza azt, hogy a számlájában atermék vámtarifaszámát, illetve a szolgáltatás SZJ számát szerepelteti-e, a kibocsátott számla az Áfa tv. alkalmazásában nem tekinthető hibásnak, hiányosnak akkor, ha azon vámtarifaszám, SZJ szám nem szerepel.

Számlakiállítás és elektronikus számlázás a gyakorlatban – Második, átdolgozott kiadás
A szerzők a számla és egyéb bizonylatok kiállításának, valamint az elektronikus számlázásnak az alapvető szabályait foglalják össze. További információ és megrendelés >>

Mit jelent a gyűjtőszámla?

Gyűjtőszámla kibocsátására akkor kerülhet sor, ha az adóalany ugyanannak a szervezetnek, személynek több számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügyletet teljesít

– a teljesítés napján egyidejűleg, illetve

– az adott naptári hónapban illetve a rá vonatkozó adó-megállapítási időszakban.

Az azonos teljesítési napon megvalósult ügyletek tekintetében a gyűjtőszámla kibocsátásáról külön megállapodás nélkül is dönthet a számla kibocsátója. A nem azonos napon teljesített ügyletekről gyűjtőszámla csak akkor bocsátható ki, ha a gyűjtőszámla alkalmazásáról a felek előzetesen megállapodtak.

A számla módosítása, érvénytelenítése, javítása

Az Áfa tv. szóhasználatának megfelelően számlával egy tekintet alá eső okiratnak minősülnek mindazok az okiratok, amelyek kétséget kizáróan valamely adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítják. A számlával egy tekintet alá eső okirat megnevezés tehát mindazon bizonylatok összefoglaló neve, amelyek a már kibocsátott (a termék vevője, szolgáltatás igénybevevője részére átadott illetve megküldött) számlára hivatkozva, annak bármely adatát módosítják.

Összefoglalásként

A számlázás alapvető szabályai 2015-ben néhány kivételtől eltekintve nem változtak, de mégis érdemes a cégeknek a számlázási gyakorlatukat áttekinteni, mert akár egy-egy típushiba alkalmazása éveken keresztül nagyobb összegű mulasztási bírságot vagy adóhiányt is okozhat, ha az adóhatóság ellenőrei veszik észre.

A cikk forrása a NAV 2015-ös tájékoztató füzete.

A szerző, Lakatos Zsuzsa transzferár- és adószakértő, a Tax Revolutions Kft. ügyvezetője.

---