Üzleti partnerek ellenőrzése

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Az üzleti partnerek ellenőrzése egy vállalkozás működésében több folyamatban is szerepet játszhat: szerződéskötés előtt, számla befogadásakor és például a számla kiegyenlítésekor. Az ÁFA törvény kiemeli az üzleti ellenőrzési eljárás fogalmát a számla kibocsátásához és befogadásához kapcsolódóan, ebből az előírásból kiindulva járjuk körbe a partner ellenőrzés lehetséges lépéseit.

 

Az üzleti ellenőrzési eljárás fogalmát az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 168/A. §-a tartalmazza:

(1) A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

(2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.

Tehát az adózónak az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítania kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

1. Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti.

2. Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg.

3. A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.

Az e kötelezettségekhez kapcsolódó keretszabály értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít.

Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell, mely feltételek fennállását a felek egymástól függetlenül (is) biztosíthatják.

Az Áfa tv-ben megjelölt üzleti ellenőrzési eljárás megnevezés széles körű fogalmat takar. Üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz.

Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik (nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik). Az adóalany az általa választott/kidolgozott üzleti ellenőrzési eljárás során, a saját érdekében számla kibocsátóként és számla befogadóként is elsődlegesen azt ellenőrzi, hogy:

– a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e,

továbbá, számla befogadóként vizsgálja, hogy

– a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e,

– a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.

A számla papír alapon és elektronikus úton is kibocsátható. Az Áfa tv-ben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa tv-ben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. (Így pl. elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben megküldött számla, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázó programból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papír alapú számla szkennelt változataként.) A számlákra vonatkozó általános szabályok az elektronikus számlákra is alkalmazandóak.

 

Mivel az elektronikus számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője/szolgáltatás igénybevevője részéről technikai feltételei vannak, az elektronikus számlázáshoz elengedhetetlen a felek együttműködése.

Ezért az Áfa tv. az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat pl. a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását. Az elektronikus számlát (ide értve az adóalany által befogadott és az adóalany által kibocsátott elektronikus számlát is) elektronikus formában kell megőrizni, és az elektronikusan megőrzött számla adatokat a Számlarendelet 2015. július 1-jétől hatályos előírása szerint kell egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során rendelkezésre bocsátani, vagyis

– az xml formátumban megőrzött számla adatait a Számlarendelet 2. melléklete szerint, a 3. mellékletében meghatározott adatszerkezetben,

– az egyéb elektronikus formában megőrzött számla adatait a Számlarendelet 2. melléklet szerint, a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben, vagy pdf formátumban.

Az Áfa tv. két olyan eljárást nevesít, amelyek esetében a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek. Ezek a következők:

– minősített elektronikus aláírással ellátott számla,

– EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.

Ezen elektronikus számlák tekintetében a számla kibocsátója és befogadója az Áfa tv-ben meghatározott követelmények teljesítése érdekében nem köteles üzleti ellenőrzési eljárást végezni. Természetesen az adóalany ezen számlák esetében is végezhet üzleti ellenőrzési eljárást, különös tekintettel arra, hogy annak lefolytatása (az Áfa tv. rendelkezéseitől függetlenül is) az adóalany gazdasági érdekeit szolgálhatja/szolgálja. Az egyéb elektronikus számlák tekintetében (ugyanúgy, mint a papír alapú számlák esetében) az adattartalom sértetlensége és az eredet hitelessége üzleti ellenőrzési eljárással biztosítható.

[htmlbox gdpr_komm]

 

Milyen gyakorlati lépéseket tehet meg az adózó a fentieken túl egy szerződés megkötésekor, a számla befogadásakor, számla kifizetésekor? Ellenőrizheti például:

• e-cégjegyzékben vagy egyéni vállalkozói nyilvántartásban a vállalkozás létezését,

• adóalany nyilvántartásban az áfa-alanyiságát,

• esetleg evás adóalanyiságát,

• felfüggesztették-e az adószámát,

• milyen tevékenységei vannak a vállalkozásnak és van-e alkalmazottja,

• a magas értékű számláknál az áfa összesítő jelentést.

Érdemes azt is átgondolni, hogy a jövőben lesz-e olyan esemény, amelyhez bizonyítani kell majd, hogy végrehajtottunk-e üzleti ellenőrzési eljárást? Lehetséges megoldás az is, hogy az adózó üzleti partner ellenőrzésére vonatkozó belső szabályzatot hoz létre és ennek megfelelően jár el. Célszerű lehet mind a beszállító, mind a vevő partnereket ellenőrizni.

Adatbázisok az ellenőrzéshez:

• cégnyilvántartásba bejegyzendő adatok: https://www.e-cegjegyzek.hu/

• egyéni vállalkozók nyilvántartása: https://www.nyilvantarto.hu/evny-lekerdezo/

• beszámolók közzététele, beszámoló adatok ellenőrzése: http://e-beszamolo.im.gov.hu/oldal/kezdolap

• adóalanyok, megbízható adózók, adóhiányosok, felfüggesztett adószámok, köztartozásmentes adózók, jövedéki engedéllyel rendelkezők, reklámadó nyilvántartás, nyomdai sorszámtartományok ellenőrzése, stb.: https://www.nav.gov.hu/nav/adatbazisok

• közösségi adószámok ellenőrzése: https://www.nav.gov.hu/nav/eu_adoszam, http://nav.gov.hu/data/cms3343/formanyomtatvany.doc, http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html

A cikk szerzője Lakatos Zsuzsa, transzferár- és adószakértő, a Tax Revolutions Kft. ügyvezetője.

 

---