Cafetéria: így bizonyítsuk az átvételt!

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Papír alapú utalványok átadásánál sokszor olvashatjuk, hogy munkáltatóként írassunk alá átvételi lapot a dolgozókkal. Ilyen átvételi lapot gyárthatunk saját magunknak is, de több szolgáltató csomagol is a tőle rendelt utalványok mellé. Mikor melyiket használjuk? Egyáltalán milyen adatok szükségesek egy hibátlan átvételi laphoz? …és lehet abból problémánk, ha hiányos átvételi lappal dolgozunk? A válasz sajnos „igen”.

Átvételi lap – mi legyen rajta?

Papír alapú utalványok átadásánál sokszor olvashatjuk, hogy munkáltatóként írassunk alá átvételi lapot a dolgozókkal. Ilyen átvételi lapot gyárthatunk saját magunknak is, de több szolgáltató csomagol is a tőle rendelt utalványok mellé.

Mikor melyiket használjuk? Egyáltalán milyen adatok szükségesek egy hibátlan átvételi laphoz? …és lehet abból problémánk, ha hiányos átvételi lappal dolgozunk?

A válasz sajnos „igen”. Mivel az átvételi lap szolgál arra, hogy a juttatásban részesülőket, a juttatás időpontját, a juttatás típusát és értékét meghatározza, ezért a hiányos átvételi lapok komoly adóhiányt okozhatnak.

Gyakori hibák

• Nem szerepel azonosítható módon a munkatárs az átvételi lapon, csak valami olvashatatlan aláírás az átvétel tényéről. Ilyenkor bizony magyarázkodhatunk, hogy kinek is adtunk kedvező adózású juttatást.
• Dátumgondok! Pl. a 2013. első negyedévre szóló utalványokat április elején adta ki a munkáltató, és az átvételi lapon a dátum helyett csak ez szerepel: 2013. I.

Na, ez lehetne január is! Ha meg január, akkor alaposan túlléphettük a havi keretet, ráadásul februárban semmi adófizetés nem történt (csak májusban).

Szükséges tartalmi elemek

Könnyen meghatározhatjuk az átvételi lapok szükséges tartalmi elemeit, ha a funkciójából indulunk ki.

1. Azonosítani kell a juttatásban részesülőket. Így a dolgozó nevét és annyi adatát kell szerepeltetnünk, hogy az adózáshoz pontosan azonosítható legyen. Jó lehet ehhez például az adóazonosító jele.
2. A kiadott juttatás típusát is írjuk fel a lapra (ettől is lesz ez éppen Erzsébet- vagy iskolakezdési- vagy ajándék- stb. utalvány).
3. Az átadott utalvány értéke sem maradhat le, hiszen az adó mértékének megállapításához elengedhetetlen adat.
4. Lényeges a juttatás kiadásának időpontja teljes dátummal (év, hónap, nap), hogy az adófizetés idejét, szabályait meg tudjuk határozni. Egészen más adószabályok vonatkozhatnak egy 2014.01.03-i utalványra, mint a 2013.12.30-ára dátumozott átadásra.
5.  …és az átvételt igazoló dolgozói aláírásra is szükség lesz.

Hasznos lehet még az utalvány sorszáma. Ezzel a későbbi adminisztrációs feladatokat segíthetjük. Pl. az utalványok elvesztésekor a letiltáshoz kész adatokat tudunk biztosítani a dolgozóink számára.

Opcionális kiegészítés a juttatást biztosító munkáltató megnevezése a fejlécben, illetve egy dolgozói nyilatkozat szövegrész alkalmazása, mely szerint a dolgozónk kapott tájékoztatást a juttatás felhasználásának feltételeiről, és felel ezek betartásáért.

A cikk szerzője a CafeteriaTREND magazin alapítója.

---