Munkajogi átvilágítás – a munkaidő és a munkabér
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Korábbi írásunkban, áttekintő jelleggel foglalkoztunk a munkaügyi / HR vezető által végezhető, a vállalat megismerésére szolgáló átvilágítással. Jelen cikkünkben a szervezet életében leginkább kézzelfogható kérdésekkel, a munkaidő és az ahhoz elválaszthatatlanul kapcsolódó munkabér fizetés kulcsmomentumaival foglalkozunk.
A munkavállalók munkaidejének hatékony felhasználásának alapfeltétele a rendelkezésre álló munkaidő pontos beosztása, és az ellátandó feladatokhoz leginkább illeszkedő létszám meghatározása.
A munkaidő-beosztás és nyilvántartás során a munkáltatónak a következő kötelezettségekkel kell számolnia:
- A munkaidő-beosztás hét nappal korábban, egy hétre előre történő írásbeli közlése (azaz, hétfőn közölni kell a következő hét hétfőtől vasárnapig terjedő munkaidő-beosztását a munkavállalókkal);
- Munkaidő-beosztás módosítása legalább négy nappal korábban, figyelemmel arra, hogy a későn közölt módosítás rendkívüli munkaidőt és akár ezzel párhuzamosan állásidőt is eredményez;
- Jelenlétek nyilvántartása
- Távollétek (szabadság, betegszabadság, munkaidő-kedvezmények stb.) nyilvántartása;
- A rendkívüli munkaidő nyilvántartása, és az éves korlátozások (250 óra) megtartása.
Ezen kötelezettségek teljesítésének mindegyike egyben ellenőrzési és döntési pontokat is magában foglal:
- Kinek a feladata a munkaidő-beosztás elkészítése, módosítása?
- Papíralapon vagy elektronikusan, naponta vezetett, vagy havonta egyszer jóváhagyott jelenléti íven keresztül történik a munkaidő nyilvántartása?
- A szabadság kiadására és nyilvántartására munkanapokban vagy órákban kerül sor?
- Sor kerül-e a munkavállalók szabadságának tervezésére?
- Ki engedélyezi, rendeli el a rendkívüli munkavégzést?
A munkaidő és az ehhez kapcsolódó létszámtervezés során a folyamatok felülvizsgálatával, a tervezés fontosságának szem előtt tartásával – egy ad hoc működő beosztással szemben – olyan források szabadíthatóak fel, amelyek akár költségmegtakarításra, akár a bérstruktúra átalakítására – ösztönző rendszer – is alkalmasak lehetnek. Önmagában a rendkívüli munkavégzés mértékének csökkentése, tekintettel a fizetendő 50%-100%-os bérpótlékra – a termelés volumenének érintetlenül hagyása mellett is jelentős anyagi mozgásteret biztosíthat a munkáltatónak. Ez a gyakorlatban akár azt is jelentheti, hogy ugyanannyi munkaórát több munkavállaló – kevesebb túlórával – kisebb bérköltség mellett is teljesíthet.
A munkaidő felhasználásának optimalizálása alapként szolgálhat az ahhoz elválaszthatatlanul kapcsolódó munkabér fizetési kötelezettség teljesítéséhez. A munkabérek elszámolása ma már igen kevés kivételtől eltekintve számítástechnikai eszközök felhasználásával, erre a célra fejlesztett szoftverek segítségével történik. Ez pedig – amellett, hogy jelentősen gyorsítja a folyamatot, és kiküszöböli az emberi tényezőt a számítások elvégzése során – magában hordozza a rendszer szintű kérdések kezelésének, felülvizsgálatának szükségességét.
A piacon elérhető bérszámfejtő szoftverek általában igen nagy mélységben, számos területen személyre szabhatóak, igen tág határok között teret engednek a munkáltató egyéni sajátosságainak (saját pótlékok, teljesítménybér, eltérő bérrendszerek, kollektív szerződéses rendelkezések) implementálására.
Ez a személyre szabhatóság azonban azt is jelenti, hogy az egymással igen szorosan összefüggő munkaidőre és munkabér elszámolására vonatkozó szabályok beállítása során előre nem várt, akár éveken keresztül „lappangó” eltérések is keletkezhetnek. Ezek az eltérések egyrészt többlet munkabér kifizetéséhez vezethetnek, amelyet azonban a munkáltató a munkavállalóktól legfeljebb 60 napon belül követelhetne vissza, hiszen biztosan nem várható el a munkavállalótól a jogalap nélküli, téves kifizetés felismerése, ha arról még maga a munkáltató sem szerzett korábban tudomást. Másrészt előfordulhat, hogy a munkavállalók valamely bérelemet nem, vagy a jogszabályban, kollektív szerződésben előírt mértéknél alacsonyabb összegben kapják meg, amely esetben viszont a munkáltatónak az elmaradt munkabérek kifizetéséért az általános elévülési időn belül kell helyt állnia, azaz 3 évre visszamenőleg is követelhető tőle azok kifizetése.
Erre tekintettel egy új vezetőnek célszerű „friss szemmel”, objektíven áttekintenie a bérelszámolás rendszerét, különös tekintettel azokra a kérdésekre, amelyekben a munkáltató működése eltér az általános munkarendtől, illetve az Mt. szabályaitól. Így például:
- Mt.-től eltérő időszakra és/vagy mértékben járó bérpótlékok (például a munkáltató a klasszikus 15/30%-os műszakpótlékot alkalmazza a hatályos szabályozás helyett);
- munkaszüneti napok körüli munkarend és bérpótlékok fizetése, különös tekintettel a naptári napon átnyúló munkavégzésre (munkaszüneti napba „átnyúló” munkavégzés pótlékra jogosultságának helyes megítélése, figyelemmel a naptári naptól eltérő munkanapra);
- távolléti díj, egy órára járó alapbár számítása havibéres munkavállalók esetén (egy órára járó juttatás megfelelő „osztószámmal” történő meghatározása)
- nem teljes munkanapot érintő távollétek elszámolása;
- szabadságok órákban történő nyilvántartásának megfelelő vezetése, elszámolása;
- heti pihenőnapok vagy pihenőidő kiadása egyenlőtlen munkaidő-beosztásban, különös tekintettel a hosszabb tartamú munkaidőkeretre, elszámolási időszakra.
