Rémálom a munkaügyi ellenőrzés?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A munkáltatók többsége egyfajta Damoklész kardjaként tekintenek a munkaügyi ellenőrzésekre. A munkaügyi felügyelők bejelentés nélkül, váratlanul is érkezhetnek, és a legkisebb kihágásért is büntethetnek. Néhány jó tanács betartásával azonban megelőzhető a baj. Szerencsésnek mondhatja magát az a cég, amelyik még nem esett át munkaügyi ellenőrzésen. Az egyre szigorodó szabályok közepette ugyan embert próbáló feladat naprakészen […]

A munkáltatók többsége egyfajta Damoklész kardjaként tekintenek a munkaügyi ellenőrzésekre. A munkaügyi felügyelők bejelentés nélkül, váratlanul is érkezhetnek, és a legkisebb kihágásért is büntethetnek. Néhány jó tanács betartásával azonban megelőzhető a baj.

Szerencsésnek mondhatja magát az a cég, amelyik még nem esett át munkaügyi ellenőrzésen. Az egyre szigorodó szabályok közepette ugyan embert próbáló feladat naprakészen rendben tartani a papírokat, de mindenképp megéri, hiszen a munkaügyi felügyelők a legapróbb mulasztásokért is bírságokat szabhatnak ki.

A munkaügyi ellenőrzések évek óta a munkáltatók „rémálmának” számítanak, s nyugodtan kijelenthetjük: félelmük nem mindig alaptalan. A munka őrei ugyanis – az adóhatóság mindig előre bejelentkező munkatársaival ellentétben – bármikor előzetes bejelentkezés nélkül is megjelenhetnek, így ezekre az ellenőrzésekre nem lehet felkészülni. Kiszámíthatatlanságuk ellentmondást nem tűrő szabálykövetéssel párosul. Természetesen vannak olyan ellenőrzések, amikor a fővárosi és megyei kormányhivatalok munkavédelmi és munkaügyi szakigazgatási szerveinek munkaügyi felügyelősége előzetesen megkeresi az illető társaságot, és ezek után előre egyeztetett időpontban végzi el magát a munkaügyi ellenőrzést.

A felkészülés megfelelő módja lehet például egy átfogó munkaügyi compliance audit. Ennek keretében felmérik a cég igényeit, majd a munkáltató tanácsot kaphat azzal kapcsolatban, hogy mely munkaszervezési modell felel meg a leginkább az érdekeinek, és mely jogi eszközök vehetők igénybe ennek megvalósításához. Szintén fontos, hogy a munkáltató tisztában legyen azzal, hogy pontosan mik az ő és a hatóság jogai, illetve melyek azok a kérdések, amelyeket a munkaügyi felügyelő minden ellenőrzés során megvizsgál.

Munkaügyi ellenőrzés: eljárás, jogok és kötelezettségek

Szó sincs arról, hogy a munkaügyi felügyelők teljesíthetetlen dolgokat kérnének számon a munkáltatóktól. Épp ellenkezőleg! A vizsgálatot ellátó szakemberek kizárólag a munkáltatók törvényben rögzített kötelezettségeit, illetve azok betartását ellenőrzik.

Például:

• a munkaidő-nyilvántartások szabályszerűségét,
• a túlórák rögzítését,
• a pótlékok kifizetését,
• a szabadságok kiadását,
• a munkaszerződések megfelelő és valós tartalmát,
• vagy éppen a munkavállalók megfelelő tájékoztatását.

Az eljárások hivatalból, vagy közérdekű bejelentés, panasz alapján indulhatnak. A munkaügyi felügyelő csak erre feljogosító igazolvány birtokában végezhet hatósági ellenőrzést, és a vizsgálat megkezdése előtt köteles azt be is mutatni. Az ellenőrzéshez a munkáltatónak rendelkezésre kell bocsátania mindazokat a iratokat, amelyek alapján megállapítható, hogy a munkavégzés milyen jogviszony alapján történik. A hatályos szabályok alapján a munkaügyi felügyelő jogosult arra is, hogy az ellenőrzés során a foglalkoztató és a részére munkát végző személy közötti jogviszonyt minősítse, így például a megbízási szerződést akár átminősítheti munkaviszonnyá annak minden egyéb (pl. adó) vonzatával együtt.

Munkaügyi ellenőrzés 2013. évi irányelvei

Segíthet az esetleges ellenőrzésre való felkészülésben, ha figyelemmel követjük a Nemzeti Munkaügyi Hivatal ellenőrzési tervét. A hivatal ezt évről-évre közzéteszi:

• március-április: szolgáltatást támogató tevékenységet ellátók célellenőrzése,
• május-június: biológiai kórokozók jelenlétének munkakörülményeket vizsgáló munkavédelmi ellenőrzése,
• június: emelőgépek üzemeltetésére irányuló munkavédelmi ellenőrzés, munka-egészségügyi ellenőrzések a bányászati tevékenységek esetében,
• június-július: a munkavállalók jogviszonyának rendezettségére irányuló ellenőrzések,
• szeptember-október: villamosság biztonságával kapcsolatos munkavédelmi ellenőrzések,
• október-november: munkaidő és pihenőidő ellenőrzése, különös tekintettel a kereskedelemre.

 

Buktatók

Leggyakrabban a munkaidő nyilvántartás hiányossága, a feketemunka és a színlelt szerződések okoznak problémát.

Problémához vezethet azonban az is, ha betartja a cég a szabályokat, de a munkáltató nem felkészült munkavállalóra bízza a felügyelőt.

A felelősségre vonás

Jó hír, hogy a hatóság türelmet tanúsít azokban az esetekben, amikor a munkáltató első alkalommal és nem súlyos kérdésben hagyta figyelmen kívül a jogszabályi előírásokat. Ilyenkor a felügyelőség eljárás indítása helyett csupán figyelemfelhívást fogalmaz meg, meghatározva benne egy legalább 20 napos határidőt a tapasztalt jogsértés megszüntetésére.

A bírság kiszabhatóságának szempontjából három fő csoportot különböztetünk meg:

1. A bírság kiszabása kötelező, ezek a legsúlyosabb jogsértések, például NAV-bejelentés hiánya, feketemunka, gyerekmunka stb.
2. Nem szabható ki munkaügyi bírság.
3. A bírság kiszabható, ám a felügyelő mérlegeléstől függ annak összege, ami leginkább a jogsértés súlyától, illetve az érintett munkavállalók számától függően 30 ezer és 20 millió forint között mozoghat.

A munkaügyi felügyelőnek a bírságon felül egyéb intézkedési lehetősége is van. Ilyen lehet például, hogy a munkáltatót a szabálytalanság meghatározott időn belül történő megszüntetésére kötelezi, megtiltja a további foglalkoztatást, sőt akár el is tilthatja a foglalkoztatót tevékenységének folytatásától.

Ezeket a munkáltatókat kizárhatják a közbeszerzési eljárásokból, illetve állami támogatástól is eleshetnek.
Sajnos a tapasztalatok azt mutatják, hogy a munkáltatók többsége már csak a tényleges munkaügyi bírság kiszabása után figyel oda például a jelenléti ívek megfelelő kitöltésére. Összességében azonban elmondható, hogy a szigorodó szabályok közepette a munkáltatók is egyre jobban törekednek a szabályosan működésre. Számos cégnél tapasztaljuk azt is, hogy inkább feleslegesen túlzásba viszik az adminisztrációt, nehogy megbüntessék őket egy esetleges munkaügyi ellenőrzés során.

Megelőzhető a baj

Mivel a munkáltatóknak igen sokrétű elvárásoknak kell megfelelni, ezért első körben mindenképpen érdemes  egy átfogó munkaügyi, munkajogi auditot végeztetnie. Ily módon átvilágítva a cég működését, napi tevékenységeit, adminisztrációs feladatait, nyilvántartásait, szerződéseit, kiszűrhetővé válnak az esetleges munkaügyi problémák.

Az aktuális jogszabályok naprakész ismerete elég embert próbáló feladat. Nekünk tanácsadóknak az a feladtunk, hogy ügyfeleinknek a napi kapcsolattartás során folyamatosan segítséget nyújtsunk a megfelelő adminisztrációs feladatok ellátásában, illetve szükséges papírok, nyilatkozatok összeállításában.
Mindez azonban valószínűleg nem változtat azon, hogy renitensek mindig is voltak, és valószínűleg lesznek is.

A bejegyzés szerzője Pentz Edina, az RSM DTM Hungary Zrt. bérszámfejtési vezetője. Az RSM DTM blog az Adó Online szakmai partnere.

---