A pdf-ben kapott számla titkai

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Vajon a pdf-ben érkezett számla maga a számla, vagy csak annak képe? Az így kapott számlákról mindent megtudhat az ABT Treuhand csoport blogbejegyzéséből.

Bizonyára sokan ismerik A nagy vonatrablás c. Monty Python jelenetet. Ebben szerepel az alábbi párbeszéd:

– Ismeri Ön az azonosító berendezést?
– Ez az amellyel össze lehet rakni egy bűnöző arcát, ugye?
– Nem, nem egészen. Ezzel csak a bűnöző arcának a képét lehet összerakni. Magát az arcot sajnos nem.

Hasonló probléma merülhet fel, ha pdf-ben kapunk számlát. Vajon az maga a számla, vagy csak a számla képe?

Az attól függ.

Az áfa-törvény elektronikus számlaként definiál minden olyan elektronikus úton kibocsátott és befogadott számlát, amely az áfa-törvény által előírt adatokat tartalmazza. Ennek alapján a szállító által a vevő részére e-mailben pdf-ként küldött bármilyen számlát elektronikus számlának is tekinthetnénk. Igen ám, de az áfa-törvény azt is rögzíti, hogy az elektronikus számla alkalmazásához a számlabefogadó beleegyezése is szükséges.

Egyes vélekedések szerint a hallgatás is lehet beleegyezés: ha a befogadó a pdf-ben küldött számlát utóbb kifizeti, az többnyire arra utal, hogy a teljesítést és az arról készült számlát – a küldött formátumban – elfogadta. Erről azonban az adóhatóságnak más a véleménye: egy állásfoglalás szerint előzetes, és lehetőség szerint írásbeli megállapodás szükséges az elektronikus számlázásról.

Hogyan értelmezhető tehát egy pdf-ben érkező számla?

1.  Egészen biztosan nem elektronikus számlaként, ha a kapott pdf-fájl kizárólag nyomtatható, és elmentése nem lehetséges, hiszen ekkor az elektronikus megőrzésről nem tudunk gondoskodni. Így lényegében egy papír alapú számla képét kaptuk meg.

2. Ha a fájlt el is tudjuk tárolni, akkor több eset lehetséges:

2.1.  Ha nem volt előzetes megállapodás az elektronikus számlázásról, akkor szintén nem tekinthetjük a kapott fájlt elektronikus számlának, csupán a papír alapú számla képének.

2.2.  Ha előzetesen beleegyezésünket adtuk az elektronikus számlázáshoz, akkor sem lehetünk biztosak benne, hogy igazi elektronikus számlát kaptunk.

• Ha ugyanis csak egy „csupasz” pdf-fájl érkezett minősített elektronikus aláírás nélkül, akkor ahhoz, hogy ezt elektronikus számlának tekinthessük, nekünk kellene gondoskodnunk

  • egyrészt egy olyan üzleti ellenőrzési eljárásról, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít,

  • másrészt az elektronikus megőrzésről oly módon, hogy kizárjuk az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védjük a fájlt a törlés, megsemmisítés/megsemmisülés, sérülés, jogosulatlan hozzáférés ellen.
    Ezt a digitális archiválás szabályai szerint vagy fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy akkreditált szervezet tanúsítványával igazolt zárt rendszerrel tudnánk biztosítani. Ha ezt befogadóként a költségek és a többlet-adminisztráció miatt nem akarjuk vagy tudjuk vállalni, célszerű a kibocsátó felé jelezni, hogy a kapott „csupasz” pdf-fájlt elektronikus számlaként nem tudjuk elfogadni. Ilyen esetben marad az a megoldás, hogy továbbra is a papír alapú számla képének tekintjük a kérdéses dokumentumot.

• Ha minősített elektronikus aláírással ellátott pdf-fájlt kaptunk, örülhetünk, hiszen a megfelelő megőrzéshez szükséges hitelesítési feladatok legfontosabb részét a kibocsátó elvégezte helyettünk, így nyugodtan tekinthetjük a számlát elektronikus számlának. (Arról, hogy az elektronikus aláírás hitelességét miként tudjuk ellenőrizni, majd egy más alkalommal szólunk.) Az “igazi” elektronikus számlával nincs más dolgunk, minthogy egy biztonságos helyre lementsük, ahol bármikor megtaláljuk, és szükség esetén az adóhatóság részére át tudjuk adni. (Ehhez külső szolgáltatót is igénybe vehetünk.)

A fenti esetekkel kapcsolatban meg kell jegyezni, hogy ismert olyan adóhatósági vélemény, mely szerint a papíralapú számla puszta képének minősülő fájlra nem alapozható adólevonási jog. Ez vajon mit jelent?

1. A papíralapú számlának mindenképpen postán kell érkeznie, vagy azt személyesen kell átvenni, pdf-ben megkapni és kinyomtatni nem ér? Vagy:

2. A papíralapú számlát pdf-ben is be lehet fogadni, de mindenképpen ki kell nyomtatni, és nem a kapott fájlt, hanem a nyomtatott számlát kell adóellenőrzés esetén bemutatni (lehetőség szerint nem hangsúlyozva az érkezés módját)?

Tekintettel arra, hogy a papíralapú számlát már régóta nem kell aláírni, megoldható, hogy a pdf-ből kinyomtatott számla tartalmilag és formailag tökéletesen megegyezzen azzal, amit egyébként postán kapnánk. Ilyen esetben véleményem szerint a 2. pont szerinti eljárás és az áfa-levonás nem kifogásolható (a tapasztalatok szerint ezt az adóhatóság is “eltűri”).

Mindenképpen célszerű tehát előzetesen írásban rögzíteni, hogy a szállító papír alapon, vagy elektronikusan kíván-e felénk számlázni pdf-ben.  Előbbi esetben arra kell ügyelnünk, hogy az eredetivel megegyező hiteles formában tudjuk a számlát kinyomtatni (ez sajnos nem fog menni, ha a szállító pl. ragaszkodik az aláírásához), utóbbi esetben pedig arra, hogy a számla minősített elektronikus aláírással legyen ellátva.

A cikk szerzője Cseuz Ákos, az ABT Treuhand csoport adótanácsadó menedzsere.

További blogbejegyzések:

---