Elektronikus számlázás: kerüljön képbe!
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A számlának, a gazdasági események egyik alapdokumentumaként, kiemelt szerepe van a bizonylatok körében. Éppen ezért számos jogszabályi előírást találhatunk, mely a számlák előállításával, megküldésével, megőrzésével kapcsolatosak. Amennyiben megvizsgáljuk, milyen jogszabályi követelményeknek kell megfelelnie a számlának, akkor egy nagyon szerteágazó követelményrendszerrel találjuk magunkat szembe. A képet tovább árnyalja, amennyiben elektronikus számlát szeretne egy társaság kiállítani, vagy a papíralapon kiállított számlákat elektronikusan szeretné megőrizni.
Az elektronikus számlázás szabályozásában amik nem változtak, azok az alapelvek. Ezeknek az alapelveknek minden elektronikus számlára, számlázási rendszerre érvényesülnie szükséges:
Az alapelveket kibontva azt tapasztaljuk, hogy a 2013-as év hozott az Áfa törvényben jelentős változásokat, melyek azonban nem jelentették azt, hogy teljesen másként szükséges az elektronikus számlákra tekinteni. A legjelentősebb változásokra inkább a részletszabályok, valamint a számlázó rendszerrel kapcsolatos elvárások szintjén került sor. Jelen cikk ezekből a jogszabályi változásokból ad szemelvényt, melynek áttekintését követően nagyjából kirajzolódik a számlázás, elektronikus számlázás fejlődési iránya, jövőképe.
Adatközlési kötelezettség
A hiteles elektronikus számla adóellenőrzés számára történő rendelkezésre bocsátása nem új követelmény. A leglényegesebb jogszabályi változás ezen a téren abban áll, hogy nem kizárólag az elektronikus számlára, hanem az elektronikus formában megőrzött számlákra is kiterjesztette a jogszabályalkotó ezt a fajta kötelezettséget. Így például a papíralapon előállított, azonban a kibocsátónál elektronikusan őrzött számlákról (elektronikus másodpéldány) szintén szükség lehet adatközlésre.
A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szabályozza az adatközlés formátumát és bizonyos esetben a struktúráját is. Az adatközlés formátuma amennyiben XML fájlformátumú az elektronikusan megőrzött számla, akkor a rendelet melléklete szerinti struktúrában előállított XML fájl lehet csak. Amennyiben más fájlformátumban (pl. PDF, TIF stb.) történik meg az elektronikus számla vagy az elektronikus másodpéldány megőrzése, akkor XML vagy PDF fájlformátumban lehet az adatközlési kötelezettségnek megfelelni.
Bejelentési kötelezettség teljesítése
A bejelentési kötelezettség 2014. október 1-től került bele az alapkövetelmények közé, mely alapján a számlázó program adatait, a fejlesztőknek, értékesítőknek az adatait, valamint a használatba vételi időpontot szükséges az adóhivatal felé bejelenteni.
A bejelentésre nyitva álló határidő a használatba vételtől számított 30 nap. Egy számlázó program esetében az első használatba vétel időpontja megegyezik az első számla kiállításának dátumával. Fontos hangsúlyozni adózónak minden számlázó programot be kell jelentenie, melyet 2014. október 1-jét követően használ vagy használatba vesz.
A bejelentést minden esetben a számla kibocsátására kötelezettnek kell megtennie. Ez abban az esetben is igaz, amennyiben a számlát megbízási szerződés alapján más társaság állítja elő. A bejelentési kötelezettség teljesítésével a kötelezett mást is meghatalmazhat.
Adatexport
A számlázó program adatainak exportálása nem új funkció. Az adóhivatal eddig is élt ezzel a lehetőséggel. A 2016. január 1-én hatályba lépő szabályozás lényegi eleme nem az adatexport kialakítása, hanem az adatexport struktúrájának meghatározása. Ez a struktúra egy XML alapú struktúrát takar, mely a 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet mellékletét képezi.
Az adatexport alapvetően a számlázási rendszerben tárolt adatok egységes szerkezetben történő kinyerését jelenti. A struktúra tartalmazza a számla kötelező tartalmi elemeit, valamint olyan elemeket is, melyek kizárólag egy-egy gazdasági esemény típusnál értelmezhetőek.
Számlázó program dokumentációja
Számlázó program felhasználói dokumentációval minden felhasználónak rendelkeznie szükséges, függetlenül attól, hogy vásárolta, vagy internetről töltötte le térítésmentesen az adott programot.
A dokumentációnak tartalmaznia kell a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, és a program valamennyi funkciójának ismertetését. Fontos előírás, hogy a program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre. Ezzel a dokumentációt nagyobb körültekintéssel kell összeállítaniuk a fejlesztőknek. Szintén a dokumentáció kiemeltebb szerepét jelzi az is, hogy a funkciómódosítást leíró kiegészítő, vagy módosító dokumentációt is kell készítenie a fejlesztőnek és ezt a vevő rendelkezésére kell bocsátani. Az adóalany számára a dokumentációra, valamint annak kiegészítéseire vonatkozóan iratmegőrzési kötelezettséget ír elő a jogszabály.
Összegzés
A szabályozásban megfigyelhető változások próbálnak utat mutatni abba az irányba, mely irányba érdemes kifejleszteni vagy továbbfejleszteni az elektronikus számlázási rendszereket. Alapvető tény, hogy az adózási szabályozások időszakonként változnak. Az elektronikus számlázás esetében ez teljes mértékben érthető is, hiszen technológiailag is teljesen más szinten állunk, mint bő tíz évvel ezelőtt, az elektronikus számlázás, mint jogszabályi lehetőség megjelenésekor. A folyamatos változásnak az eredményeként az elektronikus számlázás technikája egyre inkább kikristályosodott, és lehet látni azt az utat, mely alapján egységes számlázási rendszerek tudnak megjelenni. Ebbe az irányba mutat az adatközlési kötelezettség változása, valamint az adatexport funkció.
A számlázási rendszerekkel kapcsolatban általános elvárásként fogalmazódik meg az adóhivatal felé történő adatátadás. Ennek technikája jelenleg kizárólag ellenőrzésre korlátozódik és egyedi adatkérést jelent. Ugyanakkor a technikát tovább gondolva könnyű látni, hova vezethet ez a folyamat. Egyértelműen a fő célt az adóhivatali online adatkapcsolat kialakítása jelenti a számláknál is. A kérdés jelenleg inkább a bevezetés időpontja, valamint annak technikája.
A cikk szerzője Czöndör Szabolcs, a NAV Kiemelt Adózók Adóigazgatósága főosztályvezetője, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója. A Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ az Adó Online szakmai partnere.
