Hogyan számoljuk el autónk hivatali használatát?


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Hivatali gépjármű használatakor a magánszemélynek nem keletkezik költsége, hiszen a tankolással és a jármű fenntartásával kapcsolatos költségeket a tulajdonos viseli. Saját gépjármű használatakor azonban mind az üzemanyag, mind az egyéb költség a magánszemélyt terheli. Jogos igény a részéről tehát, hogy a hivatali utakhoz kapcsolódó költségeit elszámolhassa. A költségelszámolás szabályaival foglalkozik az Adó szaklap a júliusban megjelent 2007/9. számában.

Mivel a költségek elszámolása csak bizonylat alapján történhet meg, kivéve néhány esetet, amelyet az Szja törvény külön nevesít, a személygépjármű használatával kapcsolatos költségek esetében az útnyilvántartás lesz az a bizonylat, melyet erre a célra használni kell. Az útnyilvántartásnak alapvetően két formája van. Az egyik a kiküldetési rendelvény, a másik a „klasszikus” útnyilvántartás.

Kiküldetési rendelvény

A kiküldetési rendelvényt, amely a megtett utakról vezetett nyilvántartás egyszerűsített formája, kiküldetés során lehet használni. Természetesen önmagában nem tekinthető kifizetési bizonylatnak, csak az elszámolás alapját képezheti.

A hivatali, üzleti utazásra tekintettel adott költségtérítés nem számít bevételnek akkor, ha azt (törvényben meghatározott tartalom szerinti) kiküldetési rendelvény alapján fizeti ki a munkáltató, és a térítés nem több a 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendelet szerinti fogyasztási normával és az APEH által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltségnél, továbbá a kilométerenkénti 9 forintos általános személygépkocsi normaköltségnél. A kiküldetési rendelvény használata nem korlátozódik a Magyar Köztársaság területére. Azt a külföldi utazás során is fel lehet használni. Ilyenkor figyelemmel kell lenni arra, hogy külföldi út esetén is az APEH által közzétett árat kell alkalmazni. A kiküldetési rendelvényt két példányban kell a munkáltatónak kiállítania (az eredeti példányt a munkáltató, a másolatot a dolgozó köteles megőrizni) a bizonylatok megőrzésére vonatkozó rendelkezések betartásával öt évig.

A kiküldetési rendelvényre kötelezően előírt formanyomtatvány nincs. Az Szja törvény azonban meghatározza a rendelvény kötelező tartalmi elemeit, amelyet részletesen ismertet a szerző. Kitér emellett a rendelvény alkalmazásával kapcsolatos gyakorlati kérdésekre is. A kiküldetési rendelvény lényege a cikk szerint abban rejlik, hogy „pótolja” az útnyilvántartást, vagyis külön útnyilvántartás vezetése nem szükséges, ha a magánszemély kizárólag csak a munkáltatójától kap hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést és az adott járművet más tevékenységével összefüggésben nem használja.

˝Klasszikus útnyilvántartás˝

Bizonyos, a cikk által részletesen bemutatott esetekben úgynevezett ˝klasszikus˝ útnyilvántartást kell vezetni. A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a törvényben előírt adatokat. Az Szja törvény 5. számú melléklete tételesen meghatározza ugyanis, hogy mit kell tartalmaznia ennek a ˝klasszikus˝ útnyilvántartásnak.

Az egyéni vállalkozónak és a mezőgazdasági őstermelőnek lehetősége van arra is, hogy útnyilvántartás vezetése helyett havi 500 kilométernek megfelelő költséget számoljon el a személygépkocsi üzemi célú használata miatt. Ekkor azonban a fenntartási költségek a kilométerenkénti 9 forint normaköltség felhasználásával számolhatók el.

Abban az esetben, ha nem személy, hanem tehergépjármű útnyilvántartásáról beszélünk, úgy tudni kell, hogy a közúti árufuvarozás esetén a gépkocsi csak fuvarlevéllel vehet részt, míg a nem közúti közlekedési szolgáltatást végző tehergépjármű menetlevéllel vehet részt a közúti forgalomban. Ez igaz akkor is, ha magáncélra használják a tehergépjárművet.

Dr. Zsohár Istvánné cikke részletesen ismerteti az útnyilvántartás vezetésével, illetve az útnyilvántartás alapján történő költségelszámolással kapcsolatos szabályokat, különös tekintettel az arányosításra, amelyet konkrét példákkal is szemléltet.


Kapcsolódó cikkek

2023. február 3.

IFRS és a nyereségadók

A pénzügyi kimutatásait az IFRS előírásai alapján összeállító társaságoknak az IAS 12 standard előírásait kell alkalmazni valamennyi nyereség jellegű adó esetében. Az adóhatásokkal szembeni tárgyidőszaki és jövőbeni elszámolásra az IFRS a magyar szabályoktól eltérő, speciális szabályokat alkalmaz függetlenül attól, hogy külföldi, vagy belföldi adókról van szó! Az RSM Hungary szakértőjének cikke.