Hogyan számoljuk el autónk hivatali használatát?
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Hivatali gépjármű használatakor a magánszemélynek nem keletkezik költsége, hiszen a tankolással és a jármű fenntartásával kapcsolatos költségeket a tulajdonos viseli. Saját gépjármű használatakor azonban mind az üzemanyag, mind az egyéb költség a magánszemélyt terheli. Jogos igény a részéről tehát, hogy a hivatali utakhoz kapcsolódó költségeit elszámolhassa. A költségelszámolás szabályaival foglalkozik az Adó szaklap a júliusban megjelent 2007/9. számában.
Mivel a költségek elszámolása csak bizonylat alapján történhet meg, kivéve néhány esetet, amelyet az Szja törvény külön nevesít, a személygépjármű használatával kapcsolatos költségek esetében az útnyilvántartás lesz az a bizonylat, melyet erre a célra használni kell. Az útnyilvántartásnak alapvetően két formája van. Az egyik a kiküldetési rendelvény, a másik a „klasszikus” útnyilvántartás.
Kiküldetési rendelvény
A kiküldetési rendelvényt, amely a megtett utakról vezetett nyilvántartás egyszerűsített formája, kiküldetés során lehet használni. Természetesen önmagában nem tekinthető kifizetési bizonylatnak, csak az elszámolás alapját képezheti.
A hivatali, üzleti utazásra tekintettel adott költségtérítés nem számít bevételnek akkor, ha azt (törvényben meghatározott tartalom szerinti) kiküldetési rendelvény alapján fizeti ki a munkáltató, és a térítés nem több a 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendelet szerinti fogyasztási normával és az APEH által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltségnél, továbbá a kilométerenkénti 9 forintos általános személygépkocsi normaköltségnél. A kiküldetési rendelvény használata nem korlátozódik a Magyar Köztársaság területére. Azt a külföldi utazás során is fel lehet használni. Ilyenkor figyelemmel kell lenni arra, hogy külföldi út esetén is az APEH által közzétett árat kell alkalmazni. A kiküldetési rendelvényt két példányban kell a munkáltatónak kiállítania (az eredeti példányt a munkáltató, a másolatot a dolgozó köteles megőrizni) a bizonylatok megőrzésére vonatkozó rendelkezések betartásával öt évig.
A kiküldetési rendelvényre kötelezően előírt formanyomtatvány nincs. Az Szja törvény azonban meghatározza a rendelvény kötelező tartalmi elemeit, amelyet részletesen ismertet a szerző. Kitér emellett a rendelvény alkalmazásával kapcsolatos gyakorlati kérdésekre is. A kiküldetési rendelvény lényege a cikk szerint abban rejlik, hogy „pótolja” az útnyilvántartást, vagyis külön útnyilvántartás vezetése nem szükséges, ha a magánszemély kizárólag csak a munkáltatójától kap hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést és az adott járművet más tevékenységével összefüggésben nem használja.
˝Klasszikus útnyilvántartás˝
Bizonyos, a cikk által részletesen bemutatott esetekben úgynevezett ˝klasszikus˝ útnyilvántartást kell vezetni. A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a törvényben előírt adatokat. Az Szja törvény 5. számú melléklete tételesen meghatározza ugyanis, hogy mit kell tartalmaznia ennek a ˝klasszikus˝ útnyilvántartásnak.
Az egyéni vállalkozónak és a mezőgazdasági őstermelőnek lehetősége van arra is, hogy útnyilvántartás vezetése helyett havi 500 kilométernek megfelelő költséget számoljon el a személygépkocsi üzemi célú használata miatt. Ekkor azonban a fenntartási költségek a kilométerenkénti 9 forint normaköltség felhasználásával számolhatók el.
Abban az esetben, ha nem személy, hanem tehergépjármű útnyilvántartásáról beszélünk, úgy tudni kell, hogy a közúti árufuvarozás esetén a gépkocsi csak fuvarlevéllel vehet részt, míg a nem közúti közlekedési szolgáltatást végző tehergépjármű menetlevéllel vehet részt a közúti forgalomban. Ez igaz akkor is, ha magáncélra használják a tehergépjárművet.
Dr. Zsohár Istvánné cikke részletesen ismerteti az útnyilvántartás vezetésével, illetve az útnyilvántartás alapján történő költségelszámolással kapcsolatos szabályokat, különös tekintettel az arányosításra, amelyet konkrét példákkal is szemléltet.
