Kiküldetés, kirendelés elszámolása

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

2012-től a külföldi kiküldetésre tekintettel kifizetett napidíj meghatározott része igazolás nélkül elszámolható költségnek minősül, tehát nem adózik. A kedvező változás mellett azonban a kiküldetéssel, kirendeléssel kapcsolatos költségtérítések adójogi megítélése számtalan kérdést vet fel – ezekre találunk válaszokat az Adó szaklap 2012/7. számában.

Az elszámolás különböző módszereinek összevetése előtt érdemes tisztázni a fogalmakat, azaz mi minősül hivatali, üzleti utazásnak, illetve kiküldetésnek, kirendelésnek. A fogalmak értelmezésében a Munka Törvénykönyve és az Szja-törvény is kínál fogódzókat, amelyeket a cikk szerzője, Lepsényi Mária részletesen ismertet.

A kiküldetéssel összefüggő tipikus költségeknek az utazási költségek mellett a szállás költsége tekinthető. A szállásköltséget általában a kiküldő viseli, így annak bizonylata a kiküldő nevére is szól. Az utazással kapcsolatosan már vegyesebb a kép, mivel az megvalósulhat közösségi közlekedés igénybevételével (repülő, busz, vonat, hajó), vagy a kiküldő, illetve a magánszemély tulajdonában (használatában) lévő járművel is.

Fontos szerepe van a kiküldetésre tekintettel megszerzett bevételek esetében annak is, hogy milyen bizonylat alapján történik annak kifizetése. Ha magánszemély utazik, akkor jelentősége van a bizonylat-kiállítás szempontjából annak is, hogy az adott személygépkocsi kinek a tulajdonában van, és a hivatali, üzleti utat milyen bizonylattal igazolják (kiküldetési rendelvény, vagy útnyilvántartás).

A cikk alapján készült összefoglalónkban a költségek megtérítésének és elszámolásának lehetséges módozatai közül a bevételnek nem minősülő költségekre térünk ki.

Az Szja törvény 7. § (1) bek. g) pontja alapján nem minősül bevételnek a magánszemélynek adott olyan összeg (utalványértéke) – ideértve hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is –, amellyel szemben a magánszemély a juttató (munkáltató, kifizető) részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti azzal, hogy ez a rendelkezés egyébként nem alkalmazható olyan kiadások esetén, amelyeket az Szja-tv. nem ismer el a magánszemélynél költségnek.

Mint látható lehetőség van arra is, hogy akár előre is előleget adjon a juttató a magánszemélynek elszámolási kötelezettség mellett, mellyel a jogszabályban maghatározott határidőig kell elszámolnia.

Elszámolás az ellátmánnyal

Jellemző eset, hogy a magánszemély ellátmányt vesz fel a kiküldetés kezdetén, amellyel elszámolási kötelezettsége van a hazaérkezést követően. Az előlegként kifizetett összeggel a kiküldöttnek el kell számolnia záros határidőn belül, egyébként szóba jön a kamatkedvezményből származó jövedelem megállapítása.

Nem kell a kamatkedvezményből származó jövedelem utáni adót a kifizetőnek megállapítania az Szja-tv. 72. §-a alapján,

• kizárólag a kifizető tevékenységéhez szükséges kifizetésekre 30 napot meg nem haladó időtartamra kapott előleg után,
• a külföldi kiküldetésre tekintettel adott előleg után, feltéve, hogy annak a kifizetővel való elszámolása a visszaérkezést követő 30 napon belül megtörténik.

Az Szja-tv. 7. § (1) bek. q) pontjában foglaltak szerint nem minősül bevételnek a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértéke, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is, továbbá a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértéke, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is.

Gyakori kérdés, hogy kiküldetés esetén elég-e leadni a jegyeket, vagy a munkáltató, kifizető nevére szóló számla ellenében történhet-e csak az elszámolás? Az Szja törvény nem írja elő, hogy csak számla ellenében lehetne elszámolni, de például a munkáltató, kifizető belső szabályzata tartalmazhat ilyen feltételt.

Ha a kiküldő által biztosított személygépkocsit használja a magánszemély, a felmerülő költségeket a kiküldő a rá vonatkozó rendelkezések szerint számolhatja el.

Az Mt. 105. § (8) bekezdésének további ide vonatkozó rendelkezése szerint kiküldetés esetén a jogszabály alapján járó költségtérítésen túl a munkáltató köteles a munkavállaló számára megfizetni a kiküldetés során felmerülő szükséges és igazolt többletköltségeket. Ha tehát a magánszemély a saját tulajdonában lévő, vagy általa bérelt, szívességi használatba kapott személygépkocsit használja a kiküldetés során, akkor a kiküldő ugyancsak köteles a magánszemélynek a felmerült kiadásokat megtéríteni az Szja-tv. rendelkezése szerint. Ez vonatkozik arra az esetre is, ha a feladatát személyszállítási szolgáltatás igénybevételével (taxival) oldja meg a magánszemély.

Az utazási költségek megtérítése kiküldetési rendelvény alapján

Az utazással kapcsolatos költségtérítés egyik alapbizonylata lehet a kiküldetési rendelvény. A saját tulajdonban lévő személygépkocsi esetében, ideértve a zártvégű pénzügyi lízingbe vett személygépkocsit is (ebből a szempontból a házastárs tulajdonában lévő vagy általa zárt végű pénzügyi lízingbe vett személygépkocsi is sajátnak minősül) megfelelő – és adózás szempontjából előnyös – a kiküldetési rendelvény alkalmazása, mely az Szja-tv. értelmező rendelkezése szerint (3. § 83. pont) a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint e költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

Többet szeretne tudni?

Jöjjön el május 24-i képzésünkre! Külföldi és belföldi kiküldetések elszámolása Ízelítő a tematikából: A napidíj fizetésének lehetséges módozatai A költségtérítés, vagy természetbeni juttatások formájában adható jövedelmek utáni adókötelezettségek A költségek típusai, elszámolásuk menete, a bizonylatolás szabályai a kiküldők és a kiküldöttek esetében Utólagos elszámolás Forintban Valutában kiadott pénzösszegek kezelése A repülőjegy, taxi, szálloda számla elszámolása A kiküldetési rendelvény Saját gépjármű használata a kiküldetés során Cégautó használata kiküldetésben Ez a képzésünk az adótanácsadónknak, adószakértőknek és okleveles adószakértőknek 9 kreditpontot ér! Időpont: 2012. 05. 24. 10.00 – 15.00 óráig Előadó: Horváthné Szabó Beáta igazgató, PWC Helyszín: Best Western Hotel Hungária, 1074 Budapest Rákóczi út 90. Bővebb információk és jelentkezés itt

Amennyiben kiküldetési rendelvény alapján történik az utazással kapcsolatos költségek bizonylatolása, akkor az Szja-tv. 7.§ (1) bek. r) pontja alapján nem minősül bevételnek a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeg, feltéve hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket (Szja-tv. 3. sz. melléklet II/6. pont). Igazolás nélkül elszámolt mértéknek saját tulajdonúnak minősülő személygépkocsi esetén a norma szerinti üzemanyag-mennyiség és az állami adóhatóság (NAV) által az adott hónapra közzétett üzemanyagár figyelembevételével megállapított üzemanyagköltség és minden más kiadás tekintetében kilométerenként 9 forint általános személygépkocsi-normaköltség minősül.

Fontos megemlíteni, hogy a kiküldetési rendelvény akkor is alkalmazható, ha munkajogi értelemben nem valósul meg a kiküldetés (például a magánszemély Budapest területén karbantartó és saját személygépkocsival jár a megadott címekre). Ez azzal is jár, hogy ilyen esetben nem jár napidíj a dolgozónak, mivel közigazgatási határon belül valósul meg a munkavégzés.

Gyakori kérdés, hogy a kiküldetési rendelvényt milyen gyakorisággal kell kiállítani. Erről nincs rendelkezés, így a kifizető dönti el, hogy a rendelvényt milyen gyakorisággal állítják ki. Előfordulhat, hogy olyan a munkaköre valakinek, hogy több alkalommal megy hetente, havonta a munkahelyétől eltérő településre. Ilyen esetben, akár hetente, havonta, 10 naponként – belső számviteli szabályzatra is figyelemmel – kell a rendelvényt kiállítani. Amennyiben valakinek a munkaköréből adódik az, hogy hivatali üzleti úton van, akkor nem kell minden egyes út előtt a munkáltatónak a kiküldetést elrendelnie, elég, ha azt a munkaszerződésben rögzítik.

A kiküldetési rendelvényt mint számviteli bizonylatot sorszámmal kell ellátni, ami egyben mutatja a szervezeten belüli utat és segíti az eligazodást. Amennyiben az összeg kifizetése nem pénztárbizonylaton (a sorszámozott kiküldetési rendelvény csatolásával) történik, hanem annak kizárólagos bizonylata a kiküldetési rendelvény, kötelező a szigorú számadás alá vont nyomtatvány vagy ilyen célra készített számítógépes program használata.

A gazdálkodó szervezet a számviteli politikájában, illetve a pénzkezelési szabályzatában köteles rögzíteni a sorszámozott bizonylat útját, az elszámolás módját, szabályait, vagy dönthet a szigorú számadás alá vont rendelvény használatáról és annak feltételeiről.

A kiküldetési rendelvényre vonatkozó rendelkezések nem tiltják meg más nyomtatványok használatát, azonban bármely nyomtatvány felhasználásával is történik a költségtérítés kifizetése, csak akkor lehet az adóalap megállapításánál az ilyen kifizetést figyelmen kívül hagyni (bevételnek nem minősülő összegnek kell tekinteni a kifizetett összeget), ha a nyomtatvány tartalma a törvényben meghatározott részletezettségnek megfelel.

Az üzemanyag-felhasználás költségét üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján a 60/1992. (IV. 2.) kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normák figyelembevételével lehet megtéríteni és elszámolni. A kormányrendelet egyrészt gépkocsitípusonként, másrészt a gépkocsi lökettérfogata szerint határozza meg a fogyasztási normát. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. Egy negyedéven belül azonban csak az egyik használható. A 60/1992. (IV. 1.) kormányrendelet 4.§ (1) bekezdése szerint a gépkocsik alapnormája egyszerűsített elszámolásként alapnorma-átalányként is meghatározható.

Fontos megjegyezni, hogy a hengerűrtartalom szerinti norma általában előnyösebb, ha nincs mód korrekciós szorzók figyelembevételére. A kifizetőnek belső szabályzatában célszerű azt is rögzítenie, hogy a magánszemélyek részére az üzemanyag-fogyasztási normát melyik módszerrel téríti meg.

Abban az esetben, ha a munkáltató a bevételnek nem számító összegnél többet fizet a magánszemélynek, akkor – a magánszemély választása szerint – a felettes részt bérnek kell tekinteni, vagy a kapott összeggel szemben költséget számolhat el. Ez utóbbi esetben a költségelszámolásra ugyanazokat az elszámolási és nyilvántartási szabályokat (útnyilvántartást kell vezetni) kell alkalmaznia, mint az egyéb költségtérítésekre.

A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizetőnek, a másolatát a magánszemélynek – a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával – kell megőriznie.

Lepsényi Mária cikkéből megtudhatjuk, hogy amennyiben a térítés bevételnek minősül, hogyan számoljuk el az utazási költséget útnyilvántartás alapján, milyen elszámolási szabályok vonatkoznak a külföldi kiküldetésre és mennyi napidíjat számolhatunk el belföldön és külföldön. Az adóelőleg levonásáról és egyes szolgáltatások (például autópálya-matrica, parkolási díj) elszámolásának lehetőségeiről részletesen tájékozódhatunk az Adó szaklap 2012/7. számában megjelent cikkből. Az Adó szaklap 2012/7. száma a Complex Kiadó webshopjában is megvásárolható.

---