Mit, miért és hogyan érdemes használni az e-számla és e-áfa esetében?

Az adózási rendszerek digitalizációjára tett törekvések nemcsak hazai, hanem uniós szinten is egyre jobban előtérbe kerülnek. Az áfa és az egyéb adónemek digitalizációjának egyik fő célja, hogy az adóbevételeket minél nehezebb lehessen eltitkolni, illetve azokat minél könnyebben és hatékonyabban be tudják szedni a tagállamok adóhatóságai. Ilyen eszközök például a digitális világ vívmányaira optimalizált adó-adminisztrációs lépések, a tagállamok közötti kölcsönös és hatékony információcsere, vagy éppen az adóadminisztráció egyszerűsítése digitális eszközökkel. A felmerülő kérdésekben Szadai András adótanácsadó, a WTS Klient partnere segít eligazodni.

Az áfa-digitalizáció egyik konkrét eszköze a ViDA (VAT in the Digital Age, áfa a digitális korban), azaz a közös uniós áfarendszer bizonyos területeinek digitalizációjával kapcsolatos Európai Bizottsági javaslatcsomag. Bár ez még csak egy javaslatcsomag, érdemes rá időben felkészülni, hogy a digitális átállás ne érje váratlanul az adózókat. Bár egy másik területen, de szintén erre próbál minket felkészíteni a magyar törvényhozás is, ugyanis 2024. január 1-jétől elérhetővé vált az e-áfa rendszer, amely az áfabevallások benyújtását és validálását kívánja egyszerűsíteni.

E-számlázás

A ViDA egyik fontos küldetése az elektronikus számlázás minél több területen történő elterjesztése. Ennek érdekében várhatóan megváltozik majd az e-számla fogalma és a közös hozzáadottérték-adó irányelvben (ahogyan a magyar áfa-törvényben is) módosulnak az e-számlával kapcsolatos előírások. Bizonyos esetekben kötelezővé is válhat az e-számla használata.

„Hasznos lehet az adózóknak már a kötelező alkalmazás előtt bevezetni az e-számlázást, de természetesen más előnyei is lehetnek az átállásnak: sok esetben egyszerűbb, olcsóbb, kevesebb adminisztrációt és eszközt igényel, emellett könnyen automatizálható” – mondta Szadai András adótanácsadó, a WTS Klient partnere.

Bár törvényileg erősen szabályozott területről van szó, az áfatörvényen kívül ugyanis figyelembe kell venni az Innovációs és Technológiai Minisztérium (ITM) digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) számú rendeletének előírásait is, viszont 2020 tavaszán a NAV egy nagyon hasznos és átfogó összefoglalót közölt a honlapján az elektronikus számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról. Az összefoglalót a koronavírus-járvány hívta életre, vagyis már majdnem négy év telt el a megjelenése óta, de tartalma a mai napig érvényes, és olyan hasznos információkat is tartalmaz, amelyeket érdemes ennyi idő után újból felidézni.

A legérdekesebb és leghasznosabb részletek:

·         Elektronikus számlának minősül az a számla is, amelyet papírra kinyomtattak, beszkenneltek és e-mailben továbbítottak, például egy PDF-fájlban. Természetesen az így kiállított, közvetített és befogadott számlát az ITM-rendelet előírásainak megfelelően szükséges tárolni, azaz biztosítani kell az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó követelménynek való megfelelést. Figyelni kell azonban arra, hogy egy kinyomtatott számla e-mailen történő továbbítása, a befogadó általi kinyomtatása és papíralapon történő megőrzése nem megfelelő gyakorlatnak számít.

·         Az e-számla alkalmazásához szükséges a számlabefogadó beleegyezése is, ami a NAV álláspontja szerint nemcsak formális lehet, hanem a számla kifizetésével és a számlabefogadó hallgatólagos beleegyezésével is megvalósulhat.

Az e-számlák tekintetében biztosítani kell az ITM rendelet szerinti archiválást mégpedig a számlák eredetének hitelességével, adattartalmának sértetlenségével, valamint olvashatóságával. Ezeket különböző digitális eszközökkel lehet teljesíteni, például az EDI (Electronic Data Interchange, elektronikus adatcsere) rendszeren történő számlatovábbítással vagy minősített elektronikus aláírással. Nem árt tudni azonban, hogy egyéni vállalkozó vagy magánszemély adóalanyok esetében megfelelő megoldás lehet erre az ún. AVDH (azonosításra visszavezetett dokumentum-hitelesítés) is, amely minden ügyfélkapus regisztrációval rendelkező számára ingyen elérhető. Elfogadható továbbá még az az eljárás is, ha az elektronikusan kiállított számla ún. hash-kódját az online számla rendszerben lejelentjük és az e-számlát a felek a hash-kód megőrzésével mentik el. Ebben az esetben nincs szükség további teendőre az archiválással kapcsolatban, mivel a számla hitelességét, adatainak sérthetetlenségét a hash-kód biztosítja.

E-áfa

2024. január 1-jétől három lehetséges módon nyújtható be az áfabevallás. Továbbra is lehetőség van a 65-ös nyomtatvány ÁNYK rendszeren történő elkészítésére és elektronikus benyújtására. A 2024. évi januári áfabevallást azonban már az e-áfa rendszeren keresztül is be lehet nyújtani. Erre két megoldás áll az adózók rendelkezésére: az egyik az eafa.nav.gov.hu weblapon kiajánlott bevallástervezet elfogadása, a másik a NAV-hoz egy gép-gép interfészen keresztül történő bevallási adatok benyújtásán alapuló tervezet elfogadása.

A régi, hagyományos módon benyújtott bevallás esetben az ún. M-lap (belföldi beszerzések és értékesítések partnerenkénti és számlánkénti részletezése), valamint K-lap (belföldi beszerzés és értékesítés számlák korrekcióinak részletezése) kitöltése szükséges, amelynek elkészítése – vagy automatizált elkészítéskor az ellenőrzése – nagyobb volumenű tranzakciók esetén jelentős plusz adminisztrációt jelenthet. Az adóhatóság a benyújtott adatokat nem validálja; ha bármilyen eltérést talál, akkor adategyeztetést, esetleg jogkövetési vizsgálatot kezdeményez, amely akár szankcióhoz is vezethet.

A weblapon történő bevallástervezet jóváhagyása esetén először a NAV rendelkezésére álló adatokat ki kell egészíteni (pl. a közösségi bejövő tételekkel), nyilatkozni kell a levonási jog gyakorlásáról és annak terjedelméről. A bevallást az online számla felülethez hasonlóan az elsődleges felhasználó (a cég törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja) éri el. Lehetőség nyílik azonban másodlagos felhasználó beállítására is, aki csak adatokat módosíthat, kiegészíthet, jóváhagyni kizárólag az elsődleges felhasználó tud. Validációra ebben az esetben értelemszerűen nincs szükség, hiszen a NAV részére rendelkezésre álló adatok képezik a bevallás alapját, így M- és K-lap elkészítésére és benyújtására sincs szükség.

A bevallási adatok gép-gép interfészen keresztül történő benyújtása az adóhatóság által közzétett módon és adatszerkezetben történik. Ilyenkor az adózó a fizetendő adó megállapításának és az adólevonási jog gyakorlásának alapjául szolgáló bizonylatszintű adatokat továbbítja a NAV felé, praktikusan a saját áfa-analitikáját átalakítja a NAV által előírt adatszerkezetre, és így továbbítja. M- és K-lap benyújtására ebben az esetben sincs szükség. Az így elkészült bevallástervezetet gépi úton kell az adózónak jóváhagynia. Nagy előnye ennek az eljárásnak, hogy a benyújtást követően az adóhatóság validálja az adatokat (összeveti a rendelkezésére álló adatokkal), és információt küld a validáció eredményéről (azaz bármilyen eltérés esetén jelez). Használata bejelentésköteles és előzetes fejlesztést igényel.

„Fontos még megjegyezni az e-áfa rendszer kapcsán (weblap és gép-gép kapcsolat), hogy az ott közölt bevallások az e-szja rendszerrel ellentétben nem válnak automatikusan elfogadottá, azokat minden esetben jóvá kell hagyni” – tette hozzá az adótanácsadó.

Az e-áfa rendszer egyéb előnyei

A NAV az online számla, az online pénztárgép és az import áfarendszerekben lévő adatokat használja a tervezet elkészítéséhez. Nyomtatványon beadott bevallás csak nyomtatványon önellenőrizhető, míg az e-áfa bevallás nyomtatványon és elektronikusan is önellenőrizhető. Ha több módon is benyújtják a bevallást, akkor az először beadott bevallás minősül benyújtottnak.

„Ahogy az e-számlázás, úgy jelenleg az e-áfa használata sem kötelező, azonban az előnyei miatt érdemes az alkalmazásának lehetőségét megvizsgálni, esetleg a bevallás folyamatát újragondolni, digitalizálni és automatizálni” – összegezte Szadai András.