NAV-adatszolgáltatási tapasztalatok egy számlázó program szemszögéből

Szerző: Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ
Dátum: 2018. október 3.
Címkék: , , , ,
Rovat:
A digitalizáció adta lehetőségek felhasználása a könyvelésben inkább lehetőségeket hordoz, mintsem veszélyeket. Ez persze nem azt jelenti, hogy a pénzügyi területen dolgozóknak a jövőben adattudósokká vagy mobil applikáció fejlesztővé kell átképezniük magukat, de mindenképpen érteniük kell, hogy a saját tevékenységük során milyen „okos” megoldások állnak rendelkezésre, hiszen azokkal egyszerűsíteni, automatizálni, vagy gyorsítani tudják jelenlegi munkafolyamataikat. A digitális technológiák gyors adaptálása nemcsak a belső működés hatékonyságát és az egységnyi idő alatt elvégezhető feladatok számát növeli, hanem egyben értéket teremt a megrendelő ügyfelek részére is.

Ahogyan a szolgáltató iparban, úgy az állami szektorban is törekednek a digitális megoldások bevezetésével a papírmentes és gördülékeny adminisztrációra, valamint ezzel együtt a jobb átláthatóságra. Részben ez is volt az oka a 2018. július 1-től alkalmazandó NAV adatszolgáltatási kötelezettség bevezetésének.

NAV adatszolgáltatás hozadékai

Természetesen az újdonságok megjelenésével mindig felmerül a kérdés, hogy azok milyen mértékben alakítják át a korábban megszokott és bevett működési folyamatokat. A mostani adatszolgáltatás bevezetése – mint minden nagyobb változás a KKV szektor életében – nagy visszhangot kapott mind a könyvelők, mind a vállalkozók körében.

A NAV Online Számla rendszerébe történő regisztráció a kezdeti időszakban nehézkesebb volt, azonban az adóhatóság munkatársai több fórumon is meghallgatták az érintettek véleményét, hozzászólásait és igyekeztek a felületet folyamatosan az igényeknek megfelelően javítani, a regisztrációt egyszerűsíteni.

Sok szolgáltató számos edukációs tartalmat és segédletet osztott meg az érintettekkel a NAV adatszolgáltatással kapcsolatban. Magunk is készítettünk egy felhasználói útmutatót, amelyben lépésről-lépésre bemutatjuk a NAV Online Számla regisztrációt, továbbá a Technikai felhasználó és az XML kulcs generálását, amelyet az alkalmazásban meg kell adni az azonosításhoz. Rengeteg pozitív visszajelzés érkezett az útmutatóval kapcsolatban a könyvelőktől és vállalkozóktól egyaránt.

Számos számlázó program és könyvviteli szolgáltató segíti a törvényi kötelezettségnek teljesítését azzal, hogy integrálta az adatszolgáltatás funkciót. Egyértelműen látszik azonban egy „tisztulási” folyamat a szoftverek piacán, hiszen jónéhány olyan program van, amely ezt a lépcsőt már nem akarta megugrani. A felhasználók által elvárt folyamatos fejlesztés és fejlődés miatt ezek a cégek úgy tűnik, kiesnek a versenyből, s a felhasználóik modern és innovatív alternatívát választanak.

Meggyőződésünk, hogy szolgáltatóként sok kényelmi funkcióval meg lehet könnyíteni a felhasználók mindennapi munka menetét, így például, ha:

• már a számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításakor, az összeg begépelésekor jelzi a rendszer, hogy az adott dokumentum adatszolgáltatásra kötelezett vagy sem, avagy ha
• az egyes beküldött számlával egy tekintet alá eső okiratok mellett jelezi a rendszer, hogy milyen (sikeres/warning/error) üzenetet adott vissza a NAV és ezzel a dokumentummal van-e további teendője a felhasználónak.

Hogyan élték meg felhasználók a NAV adatszolgáltatást?

Mint a változások előtt általában, az érintett vállalkozások, könyvelők most sem látták teljesen, hogy milyen mértékben fogja érinteni a mindennapi munkamenetüket az új rendelkezés alkalmazása, jelen esetben az adatszolgáltatás. A könyvelők legnagyobb félelme volt, hogy ezt az adminisztrációt is szeretnék az ügyfeleik rájuk delegálni. A Könyvelők Klubja Facebook csoportban például többen is jelezték, hogy egyáltalán nem vállalják a papír alapú (számlatömbös) számlák manuális rögzítését a NAV Online Számla rendszerébe, vagy extra díjat számolnak fel ezért, hiszen számukra is egyszerűbb, ha a számlakiállítást követően digitálisan történik minden. Sokan kommentben azt javasolták, hogy kezdjenek el az ügyfeleik párhuzamosan a számlatömb mellett online számlázó programot használni és a 100.000 Ft feletti ÁFA tartalmú számlával egy tekintet alá eső okiratokat ezzel állítsák ki, s szép fokozatosan térjenek át az elektronikus számlázásra.

Több felhasználói visszajelezte, hogy a könyvelője javaslatára már „ízlelgeti” az online számlázást, de párhuzamosan még megtartotta a számlatömbjét… A két hete zárult, több online fórumon végezett, nem reprezentatív kutatásunk vizsgálta a vállalkozások NAV adatszolgáltatási felkészültségét. A válaszadó vállalkozások 46 százaléka megcsinálta július 1. előtt a regisztrációt, ugyanekkora részüket a vonatkozó rendelkezések nem érintik. 8 százalék jelezte, hogy még nem végezte el a szükséges regisztrációs folyamatot.

A digitalizáció csak akkor működik, ha kilépünk a komfortzónánkból

A kezdeti nehézségekkel együtt összességében úgy gondoljuk, a NAV adatszolgáltatás egy jó kormányzati lépés volt a magyar vállalkozások digitális „felébresztésére”. Számos olyan folyamat van ugyanis még, ahol a digitális megoldások alkalmazásának hiánya a gátja az előrelépésnek csak amiatt, mert az érintettek megszoktak egy folyamatot és nehezen lépnek ki a komfortzónájukból. Lássuk be, hogy a NAV Online Számla regisztráció nem több 15-30 percnél, majd egy online számlázó programba történő regisztráció is nagyjából ennyi időt vesz igénybe. Természetesen meg kell ismerni az új felületet, funkciókat, de ezen túl:

• nem kell kinyomtatni a számlákat;
• nem kell számolni a számlánként 400-800 Ft-os postaköltséggel;
• nem kell sorban állni a postán;
• nem kell számlatömböt vásárolni;
• nem érkezik több kávépecsétes és összegyűrt, nehezen olvasható számla nejlonzacskóban; ráadásul
• rengeteg idő spórolgató meg az adminisztráció kapcsán.

Éppen ezért a vállalkozások digitális felkészültsége a kulcs a könyvelés korszerűsíthetőségéhez, a fejlett IT technológia hatékony használatához. Nehéz csak könyvelői oldalról átalakítani egy olyan folyamatot, ahol sok esetben a vállalkozás még számlatömbből állítja ki a számlát, hónap végén átküldi az anyagot, majd felhívja a könyvelőt, hogy „na, hogyan állunk”.

Másnap aztán újra érdeklődik, hiszen a tegnapi információ már elavult, végül a postán befizeti az adókat…

A cikk szerzője: Jósvai Tamás ügyvezető igazgató, OTP eBIZ Kft.


Kapcsolódó cikkek:


Adózási tudnivalók szüretelőknek II.
2018. október 15.

A mezőgazdasági tevékenységet üzletszerűen folytató vállalkozások, gazdák számára az idényjellegű munkacsúcsokhoz, így az őszi betakarításhoz is az ún. egyszerűsített foglalkoztatás biztosít rugalmas alkalmazkodási lehetőséget.

Roncsautóban tárolták az adózatlan cigarettát
2018. október 13.

Hamis márkajelzésű ruhákat és nagy mennyiségű adózatlan cigarettát foglaltak le 215 millió forint értékben a NAV pénzügyőrei Budapesten egy ellenőrzéssorozatban.