NAV-adatszolgáltatási tapasztalatok egy számlázó program szemszögéből
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A digitalizáció adta lehetőségek felhasználása a könyvelésben inkább lehetőségeket hordoz, mintsem veszélyeket. Ez persze nem azt jelenti, hogy a pénzügyi területen dolgozóknak a jövőben adattudósokká vagy mobil applikáció fejlesztővé kell átképezniük magukat, de mindenképpen érteniük kell, hogy a saját tevékenységük során milyen „okos” megoldások állnak rendelkezésre, hiszen azokkal egyszerűsíteni, automatizálni, vagy gyorsítani tudják jelenlegi munkafolyamataikat. A digitális technológiák gyors adaptálása nemcsak a belső működés hatékonyságát és az egységnyi idő alatt elvégezhető feladatok számát növeli, hanem egyben értéket teremt a megrendelő ügyfelek részére is.
Ahogyan a szolgáltató iparban, úgy az állami szektorban is törekednek a digitális megoldások bevezetésével a papírmentes és gördülékeny adminisztrációra, valamint ezzel együtt a jobb átláthatóságra. Részben ez is volt az oka a 2018. július 1-től alkalmazandó NAV adatszolgáltatási kötelezettség bevezetésének.
NAV adatszolgáltatás hozadékai
Természetesen az újdonságok megjelenésével mindig felmerül a kérdés, hogy azok milyen mértékben alakítják át a korábban megszokott és bevett működési folyamatokat. A mostani adatszolgáltatás bevezetése – mint minden nagyobb változás a KKV szektor életében – nagy visszhangot kapott mind a könyvelők, mind a vállalkozók körében.
A NAV Online Számla rendszerébe történő regisztráció a kezdeti időszakban nehézkesebb volt, azonban az adóhatóság munkatársai több fórumon is meghallgatták az érintettek véleményét, hozzászólásait és igyekeztek a felületet folyamatosan az igényeknek megfelelően javítani, a regisztrációt egyszerűsíteni.
Sok szolgáltató számos edukációs tartalmat és segédletet osztott meg az érintettekkel a NAV adatszolgáltatással kapcsolatban. Magunk is készítettünk egy felhasználói útmutatót, amelyben lépésről-lépésre bemutatjuk a NAV Online Számla regisztrációt, továbbá a Technikai felhasználó és az XML kulcs generálását, amelyet az alkalmazásban meg kell adni az azonosításhoz. Rengeteg pozitív visszajelzés érkezett az útmutatóval kapcsolatban a könyvelőktől és vállalkozóktól egyaránt.
Számos számlázó program és könyvviteli szolgáltató segíti a törvényi kötelezettségnek teljesítését azzal, hogy integrálta az adatszolgáltatás funkciót. Egyértelműen látszik azonban egy „tisztulási” folyamat a szoftverek piacán, hiszen jónéhány olyan program van, amely ezt a lépcsőt már nem akarta megugrani. A felhasználók által elvárt folyamatos fejlesztés és fejlődés miatt ezek a cégek úgy tűnik, kiesnek a versenyből, s a felhasználóik modern és innovatív alternatívát választanak.
Meggyőződésünk, hogy szolgáltatóként sok kényelmi funkcióval meg lehet könnyíteni a felhasználók mindennapi munka menetét, így például, ha:
• már a számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításakor, az összeg begépelésekor jelzi a rendszer, hogy az adott dokumentum adatszolgáltatásra kötelezett vagy sem, avagy ha
• az egyes beküldött számlával egy tekintet alá eső okiratok mellett jelezi a rendszer, hogy milyen (sikeres/warning/error) üzenetet adott vissza a NAV és ezzel a dokumentummal van-e további teendője a felhasználónak.
Hogyan élték meg felhasználók a NAV adatszolgáltatást?
Mint a változások előtt általában, az érintett vállalkozások, könyvelők most sem látták teljesen, hogy milyen mértékben fogja érinteni a mindennapi munkamenetüket az új rendelkezés alkalmazása, jelen esetben az adatszolgáltatás. A könyvelők legnagyobb félelme volt, hogy ezt az adminisztrációt is szeretnék az ügyfeleik rájuk delegálni. A Könyvelők Klubja Facebook csoportban például többen is jelezték, hogy egyáltalán nem vállalják a papír alapú (számlatömbös) számlák manuális rögzítését a NAV Online Számla rendszerébe, vagy extra díjat számolnak fel ezért, hiszen számukra is egyszerűbb, ha a számlakiállítást követően digitálisan történik minden. Sokan kommentben azt javasolták, hogy kezdjenek el az ügyfeleik párhuzamosan a számlatömb mellett online számlázó programot használni és a 100.000 Ft feletti ÁFA tartalmú számlával egy tekintet alá eső okiratokat ezzel állítsák ki, s szép fokozatosan térjenek át az elektronikus számlázásra.
Több felhasználói visszajelezte, hogy a könyvelője javaslatára már „ízlelgeti” az online számlázást, de párhuzamosan még megtartotta a számlatömbjét… A két hete zárult, több online fórumon végezett, nem reprezentatív kutatásunk vizsgálta a vállalkozások NAV adatszolgáltatási felkészültségét. A válaszadó vállalkozások 46 százaléka megcsinálta július 1. előtt a regisztrációt, ugyanekkora részüket a vonatkozó rendelkezések nem érintik. 8 százalék jelezte, hogy még nem végezte el a szükséges regisztrációs folyamatot.
A digitalizáció csak akkor működik, ha kilépünk a komfortzónánkból
A kezdeti nehézségekkel együtt összességében úgy gondoljuk, a NAV adatszolgáltatás egy jó kormányzati lépés volt a magyar vállalkozások digitális „felébresztésére”. Számos olyan folyamat van ugyanis még, ahol a digitális megoldások alkalmazásának hiánya a gátja az előrelépésnek csak amiatt, mert az érintettek megszoktak egy folyamatot és nehezen lépnek ki a komfortzónájukból. Lássuk be, hogy a NAV Online Számla regisztráció nem több 15-30 percnél, majd egy online számlázó programba történő regisztráció is nagyjából ennyi időt vesz igénybe. Természetesen meg kell ismerni az új felületet, funkciókat, de ezen túl:
• nem kell kinyomtatni a számlákat;
• nem kell számolni a számlánként 400-800 Ft-os postaköltséggel;
• nem kell sorban állni a postán;
• nem kell számlatömböt vásárolni;
• nem érkezik több kávépecsétes és összegyűrt, nehezen olvasható számla nejlonzacskóban; ráadásul
• rengeteg idő spórolgató meg az adminisztráció kapcsán.
Éppen ezért a vállalkozások digitális felkészültsége a kulcs a könyvelés korszerűsíthetőségéhez, a fejlett IT technológia hatékony használatához. Nehéz csak könyvelői oldalról átalakítani egy olyan folyamatot, ahol sok esetben a vállalkozás még számlatömbből állítja ki a számlát, hónap végén átküldi az anyagot, majd felhívja a könyvelőt, hogy „na, hogyan állunk”.
Másnap aztán újra érdeklődik, hiszen a tegnapi információ már elavult, végül a postán befizeti az adókat…
A cikk szerzője: Jósvai Tamás ügyvezető igazgató, OTP eBIZ Kft.
