Tűzre, kukába, pincébe vagy irattárba?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Rengeteg irat, okmány, dokumentum keletkezik egy ember élete vagy egy vállalkozás működése során. Ezek megőrzési kötelezettségének szabályozása igen hézagos és nagyon különböző rendelkezésekben található meg. Egységesebb előírásokat találhatunk például a hulladékgazdálkodásról, mint a dokumentumok megőrzésével kapcsolatban.

A magánemberek a legjobb esetben is csak azzal vannak tisztában, hogy az adott évvel kapcsolatos adózási irataikat az adóbevallás benyújtását követő év december 31-től számított 5 évig kell megőrizni. Az adózás rendjéről szóló 2003. évi törvény 47.§ (3) bekezdése ezt úgy fogalmazza meg, hogy az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie.

Tehát az adózásban az iratok megőrzésének kötelezettsége az elévüléshez kapcsolódik.
A magánszemély az iratait maga köteles megőrizni. Ha az adókötelezettség a magánszemély halála miatt szűnt meg, az iratokat a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában az örökös köteles az állami vagy az önkormányzati adóhatósághoz továbbítani.
 
Ez a 6 éves megőrzési idő azonban több szempontból is kevés a magánember számára. Gondoljunk például a nyugdíjba vonulásra, melyhez a szolgálati idő megállapítása és a kapott nyugdíjjárulék-köteles jövedelem meghatározása illetve igazolása szükséges. 

Az új Ptk. és az Mt. együttes alkalmazása
2014. december 16. Dr. Berke Gyula, Dr. Pál Lajos, Tálné Dr. Molnár Erika Ízelító a tematikából: Megtámadhatóság és semmisség, több alanyú munkaviszonyok, a sérelemdíj és a munkajogi kárfelelősségi szabályok, általános szerződési feltételek szabályainak alkalmazása a munkajogban Bővebb információ és jelentkezés >>

Ebből következik, hogy az ezzel kapcsolatos iratokat, igazolásokat (például: járulékigazolás, munkaszerződés, munkakönyv, régi nevén TB kiskönyv, stb.) az öregségi nyugdíj megállapításáig meg kell őrizni akkor is, ha ezt jogszabály nem írja elő.

Amikor megszüntették a munkakönyvet, sokan kidobták azt. Az is elég jellemző, hogy egy másik lakóhelyre költözéskor veszítik el az emberek az irataikat, vagy megsemmisítik azokat. Ebből a későbbiekben még sok problémájuk adódhat, amire nem gondolnak.

Egy másik példa lehet az iratok hosszú ideig történő megőrzésének fontosságára, ha valakinél vagyonosodási vizsgálatra kerül sor. Ha nem őrzik meg a bankértesítőket, adásvételi szerződéseket, hagyatéki jegyzőkönyveket, stb., hogy fogják igazolni a régről származó vagyonukat vagy kiadásukat? Nincs külön szabály, csupán megfontolt, óvatos ésszerűség arra vonatkozóan, hogy mit őrzünk meg papíralapú iratként. A számítógépen tárolt és mentett dokumentumok – akár tetszik nekünk, akár nem, – tíz-húsz év távlatában nem jelentenek biztonságot. Nem beszélve az irat eredetiségének igazolásáról.
(Személyes tapasztalatom, hogy egy 14 évig megőrzött adásvételi szerződés mennyire megkönnyítheti a hatósággal kapcsolatos ügyünket.)

 

Az adózás rendjéről szóló törvény 164.§-a szerint  az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. A költségvetési támogatás igényléséhez, a túlfizetés visszaigényléséhez való jog – ha törvény másként nem rendelkezik – annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az annak igényléséhez való jog megnyílt. Az elévülés hat hónappal meghosszabbodik, ha az adóbevallás késedelmes benyújtásakor, illetve a költségvetési támogatás igénylésekor az adó-megállapításhoz, illetve a költségvetési támogatás igényléséhez való jog elévüléséig kevesebb, mint hat hónap van hátra.

Az önellenőrzés bevallása – ha az adókülönbözet az adózó javára mutatkozik, – az elévülést megszakítja.

Az új Polgári Törvénykönyv szerint, ha a Ptk. szabályai másként nem rendelkeznek, a követelések öt év alatt évülnek el. Az elévülés akkor kezdődik, amikor a követelés esedékessé válik. Az elévülési idő megváltoztatására irányuló megállapodást írásba kell foglalni. Az elévülést kizáró megállapodás semmis (Ptk. 6:22. §). 

Ha a Ptk. másképp nem rendelkezik, az elévült követelést bírósági eljárásban nem lehet érvényesíteni. Az elévülés a kötelezettnek a szolgáltatás teljesítésére vonatkozó kötelezettségét nem érinti, amelyből az következik, hogy az elévült követelés alapján teljesített szolgáltatást az elévülésre tekintettel nem lehet visszakövetelni.

A következő részben a vállalkozások megőrzési kötelezettségéről lesz szó.

---