Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Cikkükben a fizetési jegyzékkel kapcsolatos főbb tudnivalókat és a mulasztások kockázatait vesszük sorra.
Sok munkavállaló elégedetten dől hátra, amikor hó elején a bankszámláján megjelenik, vagy a kapott borítékban lapul egy olyan összeg, amely hozzávetőlegesen annyi, mint a havi fizetése, úgy érezvén, hogy egy újabb havi munkavégzés és annak kifizetése szép kerek történetként lezárult. Ha kézhez is kap egy bérelszámoló lapot, az rögtön a kukában landol, ha pedig internetről vagy belső hálózatról tölthető az le, akkor érintetlenül is marad. Talán korábban néha ránézett ezekre a dokumentumokra, és konstatálta, hogy abszolút nem igazodik ki a bérszámfejtési „varázsszavak” és százalékok halmazában, így semmi értelmét nem látja annak, hogy ezzel is vesződjön, amikor már a pénzéhez jutott. A munkajog azonban ennél nagyobb óvatosságot, odafigyelést kíván meg a bérelszámolás és annak ellenőrzése terén mind a munkáltatótól, mind a munkavállalótól.
A fizetési jegyzék kiállításának és átadásának szabályai
A munkavállaló részére járó munkabért utólag, legalább havonta egy alkalommal kell elszámolni, vagyis meghatározni a járandóság bruttó mértékét, a levonásokat, és az így kifizetendő nettó bér összegét. A felek azonban munkaszerződésben vagy egyéb egyedi megállapodásban azt is kiköthetik, hogy az elszámolás ennél gyakrabban vagy ritkábban esedékes. Kollektív szerződés is tartalmazhat ilyen rendelkezést.
A kifizetett munkabér elszámolásáról a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig kell írásbeli tájékoztatást adni a munkavállalónak. A gyakorlatban többféle megnevezés alatt is futhat ez a dokumentum: bérlap, bérelszámoló lap, fizetési jegyzék, bérjegyzék stb.. Ennek tartalmi kellékeit csupán keretjelleggel határozza meg a törvény: a tájékoztatásnak olyannak kell lennie, hogy a munkavállaló az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét ellenőrizni tudja. Vagyis tartalmaznia kell a munkavállaló díjazásának azon elemeit, amelyek alapján a tárgyhavi fizetését kalkulálták: időbér, teljesítménybér, prémium, betegszabadságra járó díjazás, szabadságra járó távolléti díj stb. Ezeket bruttó összegben kell szerepeltetni. Ehhez képest fel kell tüntetni, hogy a bruttó összegből milyen címen, és milyen levonást teljesített a munkáltató. Ezek tipikusan adó- vagy járulékfizetési kötelezettségből eredő levonások, de szerepelnie kell a végrehajtás kapcsán teljesítendő munkáltatói levonásoknak (pl. tartásdíj), előlegnyújtásból eredő követelések levonásának is. A végén a nettó összeg(ek)nek kell szerepelnie, amit a munkavállaló ténylegesen megkapott. A fenti törvényi rendelkezés a „munkabérre” utal, vagyis ez alapján a nem bérjellegű kifizetéseket (pl. költségtérítés) nem kötelező a jegyzéken feltüntetni. De a gyakorlatban hasznos lehet, ha mindezek egyazon bérjegyzéken szerepelnek, különösen ha a munkáltató az utalást egy összegben végzi. E körben megfontolandó, hogy munkaügyi perben nemcsak a bérjellegű, hanem az egyéb juttatások elszámolásának helyességét is a munkáltató érdekében áll igazolni vita esetén.
A bérjegyzék „kivitelét” illető fontos kritérium az elszámolás megfelelő érthetősége, a munkavállaló által való értelmezhetősége is. Az elszámolólap pontos tartalmát általában a bérszámfejtő programok alakítják ki, azonban ha a bérprogram zavarosan, érthetetlen rövidítésekkel, hiányosan, áttekinthetetlenül mutatja be az elszámolással kapcsolatos levezetést, a munkáltatónak kell a felelősséget vállalnia a követhetetlen tájékoztatás következményeiért (ld. alább).
Az elszámolásról való szóbeli tájékoztatás nem elégséges: írásos fizetési jegyzéket kell adni a munkavállalónak. A fizetési jegyzéket tehát vagy nyomtatott, vagy elektronikus dokumentum formájában kell kiállítani. Elektronikus dokumentumban akkor lehet szabályosan megtenni valamely jognyilatkozatot (így pl. a bérelszámolásról való írásbeli tájékoztatást is), ha annak közlése a benne foglalt információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas. Nagyobb cégek körében elterjedtek az olyan bérprogramok, amelyek jelszavas dolgozó fiókot biztosítanak egyes munkáltatói és munkavállalói nyilatkozatok megtételére (pl. cafetéria-nyilatkozat); ekkor előfordulhat, hogy a munkavállaló csak e felületre feltöltve nézheti meg az elektronikus bérlapját. Ilyen esetben akkor tekintendő közöltnek a bérlap, amikor az a munkavállaló részére hozzáférhetővé válik, vagyis nem akkor, amikor ténylegesen letölti. Ezen nem változtat az sem, hogy bizonyos bérszoftverek esetén a tényleges letöltést elektronikusan vissza kell igazolni. A közlés időpontja a fenti határidő megtartottsága szempontjából lényeges. A nyomtatott formátumú bérjegyzéket személyes átadással vagy – pl. a munkavállaló távolléte vagy otthondolgozása esetén – postai úton is lehet közölni. Alkalmazandók az Mt. azon szabályai, amelyek a közlés akadályozottságának egyes eseteire úgy rendelkeznek, hogy a ténylegesen át nem adott dokumentumot is közöltnek – vagyis a munkáltató részéről a fenti határidőt megtartottnak – kell tekinteni (pl. ha a munkavállaló az átvételt megtagadja vagy megakadályozza; vagy a postai megküldés sikertelenségének egyes eseteiben, melyekről korábbi cikkünkben már részletesen írtunk).
Előfordulhat, hogy a bérelszámolást követően felmerült okból annak módosítása válik szükségessé. Például ha az ügynöki munkakörben dolgozó munkavállaló jutalékért (teljesítménybéres rendszerben) dolgozik, és a jutalék megállapításához szükséges teljesítmény csak később számítható ki, mivel az általa közvetített ügyletek csak később jönnek létre, vagy azokból csak később származik a munkáltató részére bevétel. Ilyenkor a tárgyhónapra vonatkozó elszámolást is utóbb módosítani kell, és arról legkésőbb a következő havi munkabér elszámolásakor kell tájékoztatást adni.
Munkaidőkeret (vagy elszámolási időszak) alkalmazása megbonyolíthatja a bérelszámolás rendszerét. Több havi munkaidőkeret esetén ugyanis előfordulhat, hogy az egyes hónapokban nem pontosan a munkaszerződés szerint teljesítendő munkaidő mennyiségének megfelelő óraszámban dolgoztatják a munkavállalót, hanem több vagy kevesebb órában. Ilyenkor havibéres munkavállalónak havonta átalányként a havi alapbére jár. Ilyenkor nyilván ennyit is kell elszámolni (illetve erről bérjegyzéket adni). Csupán a munkaidőkeret lejártakor kell rendezni a törvényben meghatározott módon, ha a munkavállaló a teljesítendő munkaidejénél többet vagy kevesebbet dolgozott: túlfizetés esetén a különbözet – bérelőlegként kezelve – levonható; kevesebb munkabér kifizetése esetén a következő havi munkabérrel együtt kell megfizetni a munkáltatói tartozást. Az elszámolásról való írásbeli tájékoztatásnak értelemszerűen le kell követnie ezeket az eseményeket.
Kinek és miért fontos a helyes bérelszámolás?
A korrekt írásbeli bérelszámolás nem azért van, hogy a munkáltató adminisztratív terheit növelje, hanem az mindkét fél jogainak, jogos érdekeinek védelmére szolgál.
Nem véletlen, hogy a bérelszámolásról szóló rendelkezések „A munkabér védelme” cím alatt helyezkednek el a törvényben. Nyilvánvalóan garanciális jelentősége van az átlátható bérelszámolásnak különösen azon munkavállaló esetében, akinek a díjazása többféle elemből áll, más okból bonyolult (pl. tisztán vagy időbérrel vegyesen teljesítménybéres rendszerben dolgozik), vagy a szokásos adó- és járulékterheken túl egyéb levonások is érintik. De még a legszimplább, alapbéren alapuló díjazással rendelkező munkavállaló havi bérét is megbolygathatja egy hosszabb betegség, amelynél a betegszabadságos és a táppénzes időszak elszámolása külön odafigyelést igényel, esetleg utólagos korrekciókat, ha a keresőképtelenségi igazolások a bérszámfejtési időszak lezárása után érkeznek be. A munkavállaló tehát elsődlegesen a bérlapjaiból fog tudni tájékozódni arról, hogy a neki számfejtett összeg helyes-e, és nem kell-e esetleg igényt érvényesítenie elmaradt díjazása iránt. A bérjegyzékek a munkáltató által küldött éves M30-as szja-igazolás helyességének ellenőrzésekor is nagy szerepe lehet.
A bérelszámolás megtekintésére akkor is érdemes időt szánni a munkavállaló részéről, ha az összeg nagyjából helyesnek, vagy éppenséggel túl kedvezőnek tűnik. Előfordulhat ugyanis, hogy – pl. elszámolási hibából eredően – a munkáltató többet számfejt vagy utal, mint ami a munkavállalót megilletné. Ilyenkor a többletet mint jogalap nélkül felvett munkabért a munkáltató a törvény keretei között visszakövetelheti. 60 napon belül a visszakövetelés minden további nélkül lehetséges, azonban 60 napon túl – elévülési időn belül – csak akkor, ha a munkavállalónak a kifizetés alaptalanságát fel kellett ismernie, vagy azt maga idézte elő. A kifizetés alaptalanságának felismerhetősége szempontjából a bírói gyakorlat – az eset körülményeitől függően – nagy jelentőséget tulajdonít az írásban kapott bérjegyzékeknek. Ha azokból a munkavállaló számára világosnak kellett lennie, hogy a javára szóló számfejtési tévedésről van szó (pl. kétszeresen kapta a karácsonyi bónuszt), akkor a túlfizetés a hároméves elévülési időn belül követelhető tőle. Mindez rávilágít arra, hogy a világos, követhető elszámolási tájékoztatás a munkáltató érdeke, hiszen ez nyithatja meg számára számfejtési probléma esetén a szűkös 60 napon túli igényérvényesítés lehetőségét (márpedig a bérszámfejtési hibák gyakran nem buknak ki 60 napon belül). Ahogyan a korábbi Legfelsőbb Bíróság egyik eseti döntésében felhívta arra a figyelmet: ha a munkáltató a munkabér kifizetésével kapcsolatban részletes írásbeli elszámolást nem adott, a kiszámítás helyessége nem volt ellenőrizhető, ezért a munkavállalótól nem volt elvárható, hogy a több jogcímen egy összegben átutalt járandóság hibás számításából adódó túlfizetést felismerje (EBH2008. 1990.). (Hasonló elven hozta meg a döntését a Kúria a következő határozatában is: Mfv. 10.376/2017/3.)
Ugyanakkor a munkavállaló érdekében is áll, hogy ránézzen a bérlapjára, hiszen ebből rögtön kiderülhet a hiba, és számolni tud a visszakövetelés lehetőségével. Az etikus megoldás nyilvánvalóan az önkéntes visszafizetés, de ha erre nem kerül sor, akkor sem éri váratlanul, ha a munkáltató jogi úton érvényesíti igényét vele szemben, és nem egy már elköltött összeget kell visszafizetnie. Figyelmet érdemel, hogy a törvény a kifizetés alaptalanságának „felismerhetőségéről”, és nem a konkrét felismeréséről beszél: vagyis ha a munkavállaló részére szabályosan közölt bérjegyzék adataiból a tévedés világos, akkor a munkavállaló nem hivatkozhat arra, hogy a bérjegyzéket nem nézte meg.
Fontos elkülöníteni a jogalap nélkül felvett munkabér esetét attól a – már fent említett – esetkörtől, amikor a bérszámfejtés eredetileg helyes volt, de utóbb bekövetkezett okból annak módosítása szükséges, és így válik egy korábbi kifizetés túlfizetéssé. Ez utóbbi a fentiek szerint előlegnyújtásból eredő kötelezettségként kezelendő, vagyis a bérből közvetlenül levonható, és nem vonatkozik rá a 60 napos határidő sem.
Elmaradt munkabérről, jogalap nélkül felvett munkabér visszaköveteléséről szóló munkaügyi perben (vagy más perben, ahol a bérelszámolásnak jelentősége van) vita esetén – a munkavállaló indítványára – a munkáltatónak kell tudnia benyújtani az adott időszakra vonatkozó bérlapokat, és igazolni, hogy azokat a munkavállalóval közölte. Tehát ha ezek a pereskedés idején már nem állnak a munkavállaló rendelkezésére, abból elvileg őt nem érheti hátrány. Fontos tudni, hogy önmagában a fizetési jegyzék kiadása nem igazolja a bér megfizetését sem (amit szintén a munkáltatónak kell tudnia alátámasztani). Ugyanakkor hasznos lehet, ha a munkáltató a bérjegyzék átadásával együtt a bérfizetés tényének visszaigazolását aláíratja a munkavállalóval, hiszen akkor mindkét tény bizonyítására alkalmas lehet e dokumentum (Ld. a Kúria Mfv.I.10.196/2015/5. sz. határozata).
