Szabályozták a munkahelyi bejelentéseket

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A napokban fogadta el az Országgyűlés a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló javaslatot. A törvény lehetőség ad munkahelyi visszaélések, szabálytalanságok névvel vagy névtelenül történő bejelentésére, és számos vállalatnak írja elő kötelező visszaélés-bejelentő rendszer létrehozását. A bejelentéseket 30 napon belül kötelező kivizsgálni és tilos megtorlást alkalmazni a bejelentőre – foglalja össze a Lakatos, Köves és Társai Ügyvédi Iroda.

Az új Whistleblowing törvény döntően követi a Whistleblowing Irányelv rendelkezéseit, sok helyen átveszi a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény (ún. Panasztörvény) rendelkezéseit, azonban a vállalatokra nézve új kötelezettségeket is megállapít, idézi a közlemény Dubalár Alekszej ügyvédet a  Lakatos, Köves és Társai Ügyvédi Irodától.

Mire vonatkozik a visszaélés-bejelentési rendszer?

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni a foglalkoztatónál. Fontos, hogy bejelenthető magatartások alatt nemcsak a jogszabályba ütköző magatartások értendők, hanem a munkáltató belső szabályzatában jogellenesnek minősített magatartások is (ilyen lehet például üzleti ajándék elfogadása, bértitok megszegése).

A visszaélés-bejelentési rendszer jellemzői

A bejelentés írásban vagy szóban tehető meg. A szóbeli bejelentés telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen terjeszthető elő az erre kijelölt személynél, egyébként a foglalkoztatók eldönthetik, hogy milyen visszaélés-bejelentési csatornát, csatornákat tesznek elérhetővé.

Viszonylag szabad mozgásteret biztosít az elfogadott törvény a bejelentések fogadására és kivizsgálására jogosult szervezeti belső egység (vezető jogtanácsos, etikai bizottság) kiválasztása vagy külső személy, így bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet megbízása terén. Ezen felül a legalább 50 főt, de legfeljebb 249 főt foglalkoztató cégek a Whistleblowing Irányelv rendelkezéseivel egyezően közösen is létrehozhatnak belső visszaélés-bejelentési rendszert, ezzel jelentősen csökkenthetők a rendszer létrehozásának és működtetésének költségei, a vállalatcsoportok pedig egységes, összehangolt visszaélés-ellenes rendszereket tarthatnak fenn.

A bejelentést a foglalkoztató alapvetően köteles kivizsgálni, a névtelenül tett panaszok esetén azonban a Panasztörvény jelenlegi szabályaival egyezően a Whistleblowing Törvény a foglalkoztatóra bízza, miként jár el, foglalkozik-e az ily módon benyújtott panaszokkal vagy sem.

A munkavállalókon kívül többek között bejelentést tehet a foglalkoztató cég (társ)tulajdonosa, felügyelő bizottsági tagja, alvállalkozója, beszállítója, és az, akinek a foglalkoztatóval az ilyen jellegű kapcsolata már megszűnt, vagy akinek ilyen kapcsolat létesítésére irányuló eljárása még csak folyamatban van. Az ilyen bejelentés szintén kötelező kivizsgálási kötelezettség alá esik.

A bejelentő számára 7 napon belül kell visszajelzést kell küldeni a vizsgálat megkezdéséről, esetleg további információ szükségességéről, adott esetben a bejelentő meghallgatásáról.30 napon belül kell a bejelentést kivizsgálni, ez a határidő indokolt esetben legfeljebb három hónapra hosszabbítható meg. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A Whistleblowing Törvény tiltja a bejelentés miatti megtorlást a bejelentő személyével szemben, részletesen tipizálja az esetleges megtorló intézkedéseket, továbbá a szabálysértési törvény módosításával szabálysértésnek minősíti a bejelentővel szembeni megtorló magatartást.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer bevezetésére kötelezetteknek tehát elsősorban a következőkről kell gondoskodniuk:

• A bejelentési csatornák létrehozása;
• Bejelentéseket kezelő belső vagy külső személyek kijelölése;
• A bejelentés kezelésének szabályozása, amit szükséges összhangba hozni az egyéb belső szabályzatokkal, elsősorban adatvédelmi, munkajogi, informatikai biztonsági, munka-, és vagyonvédelmi területen;
• A fennálló kockázatok függvényében bejelentési kötelezettség alá eső vagy bejelenthető magatartások kidolgozása és belső publikálása.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével összefüggő kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi, a hatóság azonban nem jogosult bírságot kiszabni, illetve tevékenység végzésétől történő eltiltást alkalmazni a foglalkoztatóval szemben.  A rendszer bevezetése és működtetése soránazonban minden foglalkoztatónak érdemes gondoskodnia a szigorú adatvédelmi és munkajogi szabályokkal való összhangról, ennek elmulasztása ugyanis már pénzben kifejezhető hátrányokkal járhat egy adatvédelmi hatósági eljárás vagy munkajogi jogvita esetén.

A megfelelő belső szabályozásnak transzparens eljárásrendet, megfelelő garanciákat kell bevezetnie, biztosítandó, hogy minden bejelentés a törvényi határidőn belül kivizsgálható legyen, a bejelentő és a bejelentéssel érintett személyek személyes adatai, személyiségi jogai megfelelő védelmet kapjanak, a jogszerű bejelentések esetén ne kerülhessen sor megtorló intézkedésre a bejelentővel szemben, míg a megalapozatlanul illetve jogszerűtlen módon tett bejelentések esetén megfelelő és arányos intézkedésekre kerülhessen sor – teszi hozzá Bognár Éva vezetőügyvéd, munkajogász, Lakatos, Köves és Társai Ügyvédi Iroda. Az adott foglalkoztató felelőssége, hogy olyan bejelentési rendszert hozzon létre, amely a gyakorlatban is megfelelő védelmet biztosít a visszaélések és zaklatások ellen, így például a bejelentési csatorna széles körben elérhető a honlapon vagy az intraneten és magyar nyelven részletes tájékoztatást nyújt az eljárásról.

Meddig kell a rendszert létrehozni?

A Whistleblowing Törvény a kihirdetéstől számítva 60 napon belül fog hatályba lépni, eddig az időpontig minden legalább 250 főt foglalkoztató cég köteles bevezetni az új szabályoknak megfelelő belső visszaélés-bejelentési rendszert.

A legalább 50 főt, de legfeljebb 249 főt foglalkoztató cégeknek a belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására kisebb haladékot kapnak, nekik azt 2023. december 17-ig kell létrehozniuk.  Ezek a cégek a Whistleblowing Irányelv rendelkezéseivel egyezően közösen is létrehozhatnak belső visszaélés-bejelentési rendszert, amivel jelentősen csökkenthetik a rendszer létrehozásának és működtetésének költségeit.

Kinek kell foglakoztatotti létszámtól függetlenül létrehozni belső visszaélés-bejelentési rendszert?

• a hitelintézetek és biztosítók mellett többek között a könyvvizsgálói, könyvviteli (könyvelői), adószakértői, okleveles adószakértői, adótanácsadói tevékenységet végzők,
• a hárommillió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést elfogadó kereskedők,
• az ügyvédek, az ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységet végzők, székhelyszolgáltatók, meghatározott műalkotásokkal, régiségekkel kereskedők,
• a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény (Pmt.) szerinti egyéb foglalkoztatók,

a hajókat és légijárműveket üzembetartó foglalkoztatók.