Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Az ma már nem kérdés, hogy a könyvelést számítógépen végezzük – csak az idősebbek emlékeznek még arra, amikor ez nem így volt. Lassan az is természetessé válik, hogy a digitalizáció magáévá teszi a könyvelési folyamat alapját és kezdetét, az adatbevitelt, még ha erre talán a fiatalok gondolkodása áll is rá jobban. De hogyan segítheti a számítástechnika azt az összetett, sokféle feladatrendszert magában foglaló folyamatot, amely során a nyers könyvelési anyagból ellenőrzött és kész mérleg, teljes beszámoló lesz? Ezt fogjuk az alábbiakban röviden áttekinteni.
A zárás gyorsítását, szervezettebbé tételét, a korszerű, digitális dokumentáció egyszerű előállítását olyan programok alkalmazásával segíthetjük, amelyekben az egyes zárási feldatok ellátását modern eszközök egyszerűsítik és gyorsítják. Ezek nem helyettesítik a könyvelő programot, hanem arra épülve a könyvelés elkészültétől a beszámoló előállításáig elvégzendő munkákat támogatják.
A beszámoló elkészítéséhez elő kell állítanunk a mérleget és az eredménykimutatást, be kell olvasnunk a programba a főkönyvi kivonat adatait, és a főkönyvi számokat azonosítani kell a mérleg és az eredménykimutatás soraival. A besorolások ellenőrzéséhez az adatok értelmezéséhez, elemzéséhez célszerű, ha a programunk főkönyvi számonként is részletezni tudja a mérleg és eredménykimutatás sorait, és ebben a bontásban össze tudja vetni az előző évvel, évekkel.
A zárási munkák a mérleg és az eredménykimutatás fejezeteihez, soraihoz kapcsolódnak. Minden általunk készített vagy másoktól kapott kimutatás, dokumentum egy vagy több mérlegsorhoz köthető. Szükségünk van egy, a mérleg és az eredménykimutatás felépítésével azonos struktúrájú dokumentációs rendszerre, amelyben az adatokat könnyen elhelyezhetjük, és onnan bármikor – akár évek múltán is – ugyanilyen könnyen visszakereshetjük. Ez a rendszer az elektronikus dokumentáció alapja. Ezzel megszűnik a keresgélés a Windows intézőjében („Mi volt a neve és hova is tettem?”), ráadásul a munkatársak is könnyen eligazodnak egymás munkáiban, mert mindenki azonos rendszerben dolgozik. Ez megkönnyíti a munkaszervezést, a munkaelosztás szükség szerinti módosítását, avagy új kollegák beállítását. NAV-ellenőrzés során könnyen megtalálhatóak a kért anyagok, akár a teljes dokumentáció is átadható elektronikus formában.
A zárás során jelentős a szerepe a kommunikációnak – pl. adatcserék és levélváltások az ügyfelekkel, kollégákkal, könyvvizsgálóval, táblázatok, útmutatók letöltése a NAV és más hatóságok honlapjáról. A leggyakrabban használt kommunikációs eszköz ezen a téren az e-mail, amelyhez sokszor tengernyi csatolmányt fűzünk, vagyis írunk egy elektronikus levelet, megcímezzük, csatoljuk a szükséges dokumentumot/dokumentumokat, majd elküldjük. Ha kapunk valamit, akkor elmentjük és importáljuk a programunkba. Ez sok időt és gondosságot igényel, ezért jó megnézni, hogy van-e ennél egyszerűbb megoldás! Szerencsére igen. Ma már akár közvetlenül a programunkból küldhetünk anyagokat, amihez nem kell elektronikus levelet írnunk, s a megfelelő rendszer kiválasztása esetén a partnerektől érkező anyagok is közvetlenül oda érkezhetnek. Ebben az esetben elegendő egyszerűen csak áthúzni az elküldendő anyagot a megfelelő felületre, bekattintani az előre megadott felhasználói körből hogy kinek szánjuk, és pár másodperc múlva már ott is van az anyag a gépén. Fordítva pedig ugyanígy, a kapott anyag „becsenget” a programunkba, és – lecsatolás, mentés, importálás nélkül – egyszerűen „elfoglalja a helyét” a dokumentációs rendszerben. Jó példa lehet erre az ügyféltől a könyvelőnek érkező készet leltár, vagy a könyvelő által készített havi riport, amit az ügyfélnek készít. Célszerű tehát, ha a programunk kommunikációs eszközzel is fel van szerelve, amely mindezt megoldja ezzel is segítve a napi munkát.
A zárás egyik fontos feladata az ellenőrzés. Ezeknek egy csoportja a főkönyvi könyveléshez kapcsolódik, és magát a könyvelési állományt ellenőrzi olyan szempontból, hogy azok összevethetők, alátámaszthatók legyenek az analitikus nyilvántartásokkal. Közel 80 olyan könyvelő program van használatban, amelyek ún. Audit.xml fájlt állítanak elő – ez nem más, mint a teljes főkönyvi könyvelési állomány, exportálható formában. Ha a programunk be tudja ezt olvasni és képes belőle adatgyűjtéseket végezni, akkor az ilyen ellenőrzések jelentősen egyszerűbbé, gyorsabbá válnak, majdnemhogy automatizálhatók lesznek. Ezzel számos rutinjellegű hiba szűrhető ki a könyvelési anyagból.
A zárás során különféle kimutatásokat, táblázatokat állítunk elő, amelyek célja egyes zárási feladatokhoz adatok előállítása, a könyvelési állomány ellenőrzése, elemzése és áttekinthetővé tétele. Ilyenek pl. a tárgyi eszköz mozgástábla, készletek mozgástábla, a követelések értékvesztése, devizás pénzeszközök, követelések és kötelezettségek átértékelése, a céltartalékok-, a hitelek-, az időbeli elhatárolások nyilvántartása stb.
Ha a programunk ezekhez a feladatokhoz előre elkészített táblázatokat tartalmaz, az számos előnnyel járhat. Ezekbe a táblázatokba beépíthetők a főkönyvi egyezőségek (pl. a tárgyi eszköz mozgástáblánál a nettó értékek), így láthatóvá válik az egyezőség vagy annak hiánya. Ha van Audit.xml állományunk, a megfelelő célprogram segítségével automatikusan elkészülhet a követelések és kötelezettségek átértékelése. Egyszerűen lekérdezhetővé válik például a házipénztár vagy kölcsönök átlagos állománya, de kimutathatóvá válnak például az értékhatár feletti egyenleggel lezárt napok is.
A számlázó programnak is van egy egységes – jogszabály által előírt – adatexportja, amely könnyedén összevethető a könyvelési adatokkal, és akár havi szinten érdemes megnézni a számlázó program és a könyvelés közötti különbözetet az árbevétel, vagy a fizetendő áfa tekintetében. A számlákról készített összesítések, riport áttekintésével többféle adókockázatot tudunk csökkenteni. Például vizsgálani tudjuk az áfa nélkül kiállított számlák jogosságát, az engedmények mértékének realitását, az árbevétel alakulását akár grafikonos formában is áttekinthetjük, de számos egyéb hasonlóan beszédes adat állhat így a rendelkezésünkre.
Külön fejezet az adók egyeztetése és az adóbevallási táblázatok elkészítése. Az adók egyeztetése rutin feladat, de munkaigényes, mert a NAV pénzforgalmi rendszerben tartja nyilván a követeléseket és a kötelezettségeket, mi pedig a felmerülés éve szerint könyveljük ezeket. A programunkban megvannak a számviteli adatok, és ma már elektronikusan letölthetjük a NAV kimutatásait is. A kettő egybevetéséhez már csak egy megfelelő célprogram kell, aminek a használatával lényegesen egyszerűbbé és gyorsabbá válik az adófolyószámla egyeztetése.
A cikket a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központja oldalán olvashatja tovább.
A cikk szerzője: Dr. Galambos Péter okleveles könyvvizsgáló, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója, a Metrum Referencia könyvvizsgáló program, valamint az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője.
