A gyakorlati életben számos esetben fordul elő, hogy hivatali, üzleti úton vesz részt egy cég munkavállalója külföldön, és a beszerzésekről nem tud, illetve elfelejt a cég nevére szóló számlát kérni – beszerzéseit csupán nyugtákkal, fizetést igazoló bizonylatokkal, egyéb dokumentumokkal tudja igazolni. Ezekben az esetekben mindig felmerül az a kérdés, hogy a cégek ezen bizonylatokat hogyan számolhatják el, mi azok helyes adójogi megítélése és kezelése.
| Releváns jogszabályok:
– 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról |
Áfa törvény és a Héa-irányelv előírásai
A számlakibocsátási kötelezettségre vonatkozó rendelkezéseket a magyar jogrendben az áfa törvény[1] tartalmazza, amely alapszabályként rögzíti, hogy az adóalany köteles az általa – ilyen minőségében – belföldön és ellenérték fejében teljesített termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére – ha az az adóalanytól eltérő más személy vagy szervezet – számla kibocsátásáról gondoskodni.
A számla kibocsátására vonatkozóan a Héa-irányelv is előírja, hogy minden adóalany köteles biztosítani, hogy – az irányelvben meghatározott esetekben – saját maga, vagy az, akinek részére a terméket értékesíti, illetve a szolgáltatást nyújtja, vagy egy, az adóalany nevében és megbízásából eljáró harmadik fél számlát bocsásson ki. A számlakibocsátási kötelezettség tehát alapvetően minden tagállami adóalanyra vonatkozik.
Számviteli törvény előírásai
A vizsgált kérdésre vonatkozóan, vagyis a bizonylatok elszámolhatóságával kapcsolatban a számviteli törvény[2] is tartalmaz rendelkezéseket. A számviteli törvény 165. §-a rögzíti, hogy:
„A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.”
A külföldön kiállított számlák esetében nehézséget okozhat, hogy a bizonylatot kibocsájtók nem tartoznak sem az áfa törvény, sem a számviteli törvény hatálya alá, tehát a fentebb is ismertetett és egyéb, a törvényben rögzített előírások nem alkalmazhatóak teljeskörűen a külföldön kiállított bizonylatokra vonatkozóan.
Szja törvény előírásai
Az Szja tv. 7. § (1) bekezdés g) pontja alapján a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a magánszemélynek adott olyan összeget (utalvány értékét) – ideértve hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is -, amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti azzal, hogy ez a rendelkezés egyébként nem alkalmazható olyan kiadások esetén, amelyeket e törvény nem ismer el a magánszemélynél költségnek. Ez alapján tehát hivatali, üzleti utazás esetén (kiküldetési rendelvényhez kapcsolódóan), utazás, szállás igénybevételéhez kapcsolódóan, ezen szolgáltatások díjának a magánszemély részére való megtérítését költségtérítésként lehet kezelni, amelyet az Szja tv. 7. § (1) bekezdés g) pontja (és a 3. számú melléklet I. fejezete) alapján a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni bevételként, ez tehát a magánszemély oldalán nem jelent adóköteles bevételt.
Amennyiben a számla nem utazás, szállás ellenértékéről szól, úgy az Szja tv. 7. § (1) g) pontjára figyelemmel főszabály arra juthatunk, hogy amennyiben a munkáltató megtéríti az egyéb beszerzések ellenértékére szolgáló összeget, akkor az a dolgozó munkaviszonyból származó jövedelmének minősül.
Emellett külföldi kiküldetés esetén az Szja tv. 3. számú melléklet II. fejezete alapján a magánszemély jövedelmének meghatározásakor igazolás nélkül, költségként elszámolható tételnek minősül a külföldi kiküldetésre tekintettel megszerzett bevétel 30 százaléka, de legfeljebb a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló kormányrendelet szerint naponta elszámolható összeg (15 eurónak megfelelő forintösszeg). Tehát, amennyiben külföldi kiküldetése során a magánszemély olyan beszerzésről hoz bizonylatot, amely beszerzés ellenértékének megtérítése esetén egyébként a magánszemélynek adóköteles jövedelme keletkezne, úgy figyelemmel kell lenni arra is, hogy az adott beszerzés ellenértékének 30 %-a (de maximum 15 eurónak megfelelő forintösszeg) igazolás nélkül, költségként elszámolható tételnek minősül a magánszemély jövedelmének kiszámításakor, összességében tehát ebben az összegben nem keletkezik a magánszemélynek adóköteles jövedelme.
KÜLFÖLDÖN KIÁLLÍTOTT BIZONYLATOK ELSZÁMOLHATÓSÁGA
A külföldön kiállított bizonylatok elszámolhatósága (a külföldi hivatali, üzleti út során felmerülő költségek megtérítése) során a fentiekben bemutatott Áfa-, illetve Számviteli törvénybeli, valamint az Szja törvényben foglalt rendelkezések alkalmazása során fontos az adott beszerzés, szolgáltatás igénybevétel összes körülményének teljeskörű vizsgálata.
Ennek során meg kell bizonyosodni arról, hogy a beszerzést, szolgáltatás igénybevételt valóban a Társaság munkavállalója eszközölte-e, vizsgálandó, hogy rendelkezésre áll-e számla és amennyiben nem, úgy a beszerzéshez kellene-e kapcsolódnia számlának. Ezen szempontok mellett fontos, hogy más megítélés alá eshetnek a beszerzések, szolgáltatás igénybevételek céljuk, valamint tárgyuk szerint is, ezért el kell különíteni a külföldön eszközölt beszerzéseket, szolgáltatás igénybevételeket azok célja, valamint tárgya szerint is. Más megítélés alá eshet ugyanis egy külföldi kiküldetéshez kapcsolódó (indokolt mértékű) személyszállítási szolgáltatás igénybevétele, egy éttermi vacsora költsége, vagy egy szuvenírként vásárolt ajándéktárgy, vagy az üzleti utazáshoz szorosan nem kapcsolódó étel-, italfogyasztás (például édességek bolti vásárlása) ellenértéke.
Jelen cikk keretében alapvetően azon esetekre szeretnénk felhívni a figyelmet, melyek során a beszerzést, szolgáltatás igénybevételt valóban a Társaság egy munkavállalója valósította meg, arról azonban nem rendelkezik (a cég nevére szóló) számlával – számla igénylésére nem volt lehetősége, vagy elfelejtette azt megtenni. Ezekben az esetekben, amennyiben a beszerzésről, szolgáltatás igénybevételről egyébként számlát kellett volna kérni a költség elszámolhatóságához, azonban a Társaság a számla hiányának ellenére az ellenértéket megtéríti a munkavállaló részére, az eset megítélését befolyásolhatja azon körülmény is, hogy a beszerzésnek, szolgáltatás igénybevételnek mi volt a célja és tárgya.
Számos esetben előfordulhat ugyanis, hogy a hivatali, üzleti út során a cég munkavállalója például a repülőtér és a szállás vagy a szállás és a munkavégzés helye között személyszállítási (taxi) szolgáltatást vesz igénybe, arról azonban nem tud számlát kérni – a szolgáltatás igénybevételt legtöbb esetben nyugta, vagy más dokumentum igazolja.
Emellett előfordulhatnak olyan beszerzések is, melyekkel kapcsolatban nem (csupán) a (cég nevére szóló) számla hiánya okozza a problémát, hanem az is, hogy a beszerzés kizárólag a magánszemély személyes szükségleteinek kielégítését célozza. Ilyen eset lehet, mikor a magánszemély a hivatali, üzleti utazás során például élelmiszerboltban ajándék édességet (is) vásárol családtagjainak.
A kérdéssel foglalkozik a munkavállalók külföldi kiküldetése során felmerült költségek elszámolásáról szóló 39/2018. Számviteli kérdés is. A Számviteli kérdés arra a helyzetre kereste a megoldást, hogy hogyan kell eljárni abban az esetben, hogy ha egy Társaság egyes munkavállalói külföldi kiküldetés keretében – kiküldetési rendelvénnyel – látják el feladataikat, melynek során (a repülőjegyen kívül) minden más költséget a munkavállalónak kell megelőlegeznie a saját költségére, amelyet a társaság a hazaérkezést követően megtérít a munkavállaló részére. A költségek megelőlegezésére a munkavállalók – külön erre a célra rendszeresített – hitelkártyát használnak a saját bankkártyájuk helyett. A felvázolt eset kapcsán arra irányult a kérdés, hogy amennyiben nem megoldható a társaság nevére szóló bizonylat (számla) beszerzése és a külföldi kiküldetés során bizonyos költségekhez kapcsolódóan csak bankszámlakivonat, illetve a munkavállaló nevére szóló bizonylat (számla) áll rendelkezésre, akkor azok megfelelő számviteli bizonylatnak minősülnek-e. A Számviteli kérdésben megjelenő álláspont szerint, tekintettel arra, hogy külföldön kiállított bizonylatokról van szó, ezekre vonatkozóan nem lehet alkalmazni a Számviteli tv. külső bizonylatokra vonatkozó előírásait. Így a külföldön, a hivatali, üzleti utazás időtartama alatt kiállított olyan bizonylat is alkalmas lehet a költség felmerülésének bizonyítására, amelyen egyébként a költség elismeréséhez szükséges minden lényeges információ szerepel, és a költség felmerülésének, mértékének jogossága egyéb tényezők figyelembevételével megállapítható, és azt a kiküldő társaság elfogadja. A Számviteli kérdésben foglaltak is kiemelik azonban, hogy a kérdésben szereplő bankszámlakivonat nem elegendő önmagában a számviteli elszámoláshoz, ahhoz a megtörtént gazdasági eseményt igazoló egyéb bizonylatra is szükség van.
A fenti esetekkel kapcsolatban elmondható, hogy a gyakorlati életben sokszor találkozhatunk azzal, hogy az adott beszerzés, szolgáltatás igénybevétel ellenértékét a cégek az Szja tv. 7. § (1) bekezdés g) pontjában foglaltak szerint térítik meg a munkavállalóknak – azaz olyan költségtérítésként kezelik, mely során a magánszemélynek nem keletkezik jövedelme.
Ez az eljárás azonban még azokban az esetekben is kockázatot rejthet magában, mikor hitelt érdemlően igazolható, hogy a beszerzés, szolgáltatás igénybevétel a hivatali, üzleti út során valósult meg (például a bizonylaton szereplő dátum és a kiküldetési rendelvényen szereplő időszak alapján ez meghatározható) és annak mértéke is indokolt (például a reptér és a szállás közötti út távolsága, valamint az átlagos viteldíjak figyelembevételével). Ilyen eset lehet a fentebb is említett személyszállítási szolgáltatás igénybevétele. A Társaság ebben az esetben is akkor járna el helyesen, ha kizárólag az olyan bizonylatokat fogadná el, melyen legalább a cég neve feltüntetésre került. Megjegyezzük, hogy a Számviteli kérdésben is szereplő állásponttal összhangban, az adott beszerzés, szolgáltatás igénybevétel ellenértékének kiegyenlítését igazoló bankszámlakivonat önmagában nem elegendő sem a számviteli elszámoláshoz, sem ahhoz, hogy az adott ellenérték munkavállaló részére történő megtérítését a cég az Szja tv. 7. § (1) g) pontja szerinti költségtérítésként kezelhesse.
Továbbá azon esetekben, melyek során nem határozható meg egyértelműen a beszerzés célja, valamint tárgya, egyértelműen kockázatos annak elismert költségként való elszámolása és az Szja tv. 7. § (1) bekezdés g) pontja alapján való megtérítése a munkavállaló számára. Amennyiben egy cég elismert költségként veszi mégis ezen beszerzés(eke)t figyelembe, úgy a magánszemély (munkavállaló) oldalán a kapcsolódó összeg munkabér jellegű, adóköteles bevételként fog megjelenni (feltéve, hogy a beszerzés ellenértékét nem téríttetik meg a munkavállalóval).
ÖSSZEGZÉS
Összefoglalva a korábbiakban bemutatott eseteket elmondható, hogy a külföldi beszerzésekhez kapcsolódóan a költségek szabályszerű megtérítésére abban az esetben kerülhetne sor, amennyiben a munkavállaló rendelkezne a cég nevére szóló számlával. Ebben az esetben a magánszemélynek nem keletkezne erre tekintettel jövedelme. Ezzel szemben amennyiben a cég olyan költséget kíván megtéríteni a munkavállaló számára, amely költség szabályszerűen a cég könyvelésében nem elszámolható – tekintettel arra, hogy nem áll rendelkezésre (a cég nevére szóló) számla –, akkor annak elszámolására alapvetően úgy kerülhet sor, ha az adott juttatást a cég felbruttósítja és bérjellegű tételként számfejti. Fontos azonban szem előtt tartani, hogy annak ellenére, hogy az így kifizetett összeg kockázat nélkül érvényesíthető lesz a társasági adó alapjában, a munkáltató (cég) összköltsége jelentősen megnövekedhet, tekintettel a munkavállalót terhelő adókra, járulékokra, valamint a bruttó munkabér után a munkáltatót terhelő adókra, hozzájárulásokra.
A gyakorlati életben a cégek mégis számos esetben megtérítik és elismert költségként kezelik a munkavállalók olyan beszerzéseinek, szolgáltatás igénybevételeinek ellenértékét is (jellemzően a személyszállítási szolgáltatások esetében jellemző ez), melyekkel összefüggésben nem áll rendelkezésre a cég nevére szóló számla. Annak ellenére, hogy ebben az esetben a szolgáltatás igénybevételének célja és mértéke is indokolt, valamint bizonyítható lehet az üzleti cél (a kiküldetési rendelvénnyel összhangban), a jogszabályi rendelkezések szó szerinti értelmezése alapján mégis kockázatos lehet a cég nevére szóló számla hiányában az ellenérték munkavállaló részére történő, költségtérítésként való megtérítése, valamint a költségnek a cég könyveiben történő szabályszerű elszámolása, annak társasági adóban történő elismert költségként való figyelembe vétele
A cikk szerzője Bercsényi Kata , az Ecovis Tax Solution munkatársa. Az Ecovis az Adó Online szakmai partnere. További blogbejegyzések: Ecovis Tax Blog.
[1] 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról
[2] 2000. évi C. törvény a számvitelről
