A számlakibocsátási kötelezettségnek a kötelezett saját maga, illetőleg – megbízása alapján és képviseletében – az általa választott meghatalmazott is eleget tehet.
Meghatalmazotti számlázás
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 2. § a) pontja értelmében általános forgalmi adót kell fizetni adóalany által – ilyen minőségében – belföldön és ellenérték fejében teljesített termékértékesítése, szolgáltatásnyújtása után.
A 159. § meghatározza azokat az eseteket, amikor az adóalany köteles számla kibocsátásáról gondoskodni. A kibocsátásról történő gondoskodás azonban nemcsak úgy történhet, hogy a kötelezett maga bocsátja ki a számlát, hanem úgy is, hogy ezzel mást bíz meg. Az Áfa tv. 160. §-a ugyanis úgy rendelkezik, hogy a számlakibocsátási kötelezettségnek a kötelezett saját maga, illetőleg – megbízása alapján és képviseletében – az általa választott meghatalmazott is eleget tehet.
Ezzel a lehetőséggel a gyakorlatban több esetben is szoktak élni. Használják például vállalatcsoporton belüli számlázáshoz, amikor a csoporton belül kijelölnek egy számlázóközpontot. Alkalmazzák nagy cégek, amelyek beszállítói a számlakibocsátásban nem rendelkeznek gyakorlattal, és az ismételt javításra történő visszaküldés helyett a vevő magára vállalja a számlázás adminisztratív lebonyolítását. Előfordul az is, hogy MLM-cég vállalja át az értékesítőktől a bizonylatolást, hogy így biztosítsa a jogszabályi előírásoknak megfelelő számlázást. A hatékonyság növelése érdekében használják az önszámlázást például olyankor, amikor egy cég nagy raktárkészlettel rendelkezik, az értékesítési folyamatok jelentős mértékben automatizáltak, és a felek megállapodása értelmében a vevő a megrendelőlaphoz kapcsolódóan állítja ki a számlát.
A meghatalmazotti számlakibocsátáshoz az adóalanynak és a meghatalmazottnak előzetesen írásban meg kell állapodnia egymással a számlakibocsátás elfogadásának feltételeiről és módjáról.
Az Áfa tv. ezen rendelkezése a közös hozzáadottértékadó-rendszerről szóló, 2006. november 28-i 2006/112/EK tanácsi irányelv (a továbbiakban: héairányelv) 224. cikkét ültette át a magyar jogba. A héairányelv hivatkozott rendelkezése szerint „Az adóalany által teljesített termékértékesítésekre vagy szolgáltatásnyújtásokra vonatkozó számlát kiállíthatja a terméket beszerző vagy szolgáltatást igénybevevő is, feltéve, hogy a felek előzetes megállapodást kötöttek, valamint létezik minden ilyen számlának a termékértékesítést végző vagy szolgáltatást nyújtó adóalany általi elfogadására vonatkozó eljárás. A tagállamok megkövetelhetik azt, hogy e számlákat az adóalany nevében és megbízásából bocsássák ki.”
Amint az az Áfa tv. „megbízása alapján és képviseletében” kitételéből látható, Magyarország élt a héairányelv 224. cikkének utolsó mondatában biztosított lehetőséggel. A meghatalmazottnak ezért a számlán kibocsátóként a termék értékesítőjét, szolgáltatás nyújtóját kell szerepeltetnie: nem a saját adatait kell feltüntetnie, hanem a meghatalmazó nevében kell kibocsátania a számlát.
Az Európai Bizottság által a számlázás témakörében készített Magyarázat („Magyarázó megjegyzések: A hozzáadottérték-adó számlázásával kapcsolatos szabályok”) szerint az előzetes megállapodásra és a termék értékesítője és a szolgáltatás igénybevevője közötti elfogadási eljárásra vonatkozó feltételeket a két félnek kell meghatároznia.
A tagállamok nem írhatják elő a két fél közötti megállapodás típusát. Az „előzetes” megállapodás azonban azt jelenti, hogy a megállapodást az önszámlázással kiállított számlák kibocsátása előtt megkötik. Az adóhatóságok kérésére továbbá a két félnek bizonyítania kell, hogy létezett előzetes megállapodás. Ennek figyelembevételével ajánlott, hogy a kereskedelmi partnerek jogbiztonsága érdekében megőrizzék az előzetes megállapodás bizonyítékát
A minden ilyen számla elfogadására vonatkozó eljárás lehet explicit vagy implicit. Előzetes megállapodással erről megállapodás születhet és leírhatják, vagy bizonyítható a számla feldolgozásával vagy a fizetésnek a termék értékesítője, illetve a szolgáltatás nyújtója általi elismerésével.
Az Áfa tv. csak azt határozza meg, hogy melyek a felek közötti megállapodás kötelező elemei, de természetesen ennél jóval több kérdést célszerű szabályozni a szerződésben, így például azt, hogy a meghatalmazott hogyan tárolja, illetve milyen módon adja át az általa kiállított számlákat az értékesítést végző adóalanynak, hogy utóbbi egy esetleges adóellenőrzés esetén eleget tudjon tenni az iratbemutatási kötelezettségének.
Az Áfa tv. külön rendelkezik arról, hogy a meghatalmazást írásba kell foglalni. Technikailag a meghatalmazás és a megbízási szerződés egyazon dokumentumba is belefoglalható, de arra is lehetőség van, hogy különálló okiratokban rögzítsék azokat. A meghatalmazás akár mellékletként is csatolható a megbízási szerződéshez.
A számlakibocsátáshoz fűződő, jogszabályban meghatározott kötelezettségek teljesítéséért a kötelezettel együtt a meghatalmazott egyetemlegesen felelős abban az esetben is, ha a felek megállapodásukban másként rendelkeztek. Az egyetemleges felelősség azt jelenti, hogy az adóhatóság eldöntheti, hogy a számlázással kapcsolatos mulasztás esetén az adóalanyt vagy a meghatalmazottját bírságolja. Mindazonáltal célszerű a megállapodásban a felelősségi szabályokat is rögzíteni, meghatározva, hogy a meghatalmazott mely kötelezettségeket vállalja az adóalany helyett teljesíteni. Az adóhatóság ugyanis, habár nem köteles rá, dönthet úgy, hogy figyelembe veszi a felek megállapodását, és azt bírságolja, aki mulasztást követett el.
A számla kibocsátásában meghatalmazottként akár a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője, akár harmadik személy eljárhat. Amikor a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője állítja ki az értékesítő helyett a számlát, önszámlázásról beszélünk. Ennek a speciális szabályairól a későbbiekben még lesz szó.
A meghatalmazás szólhat egy ügylethez fűződő számlakibocsátási kötelezettség teljesítésére, vagy szólhat a számlakibocsátási kötelezettség általános érvényű teljesítésére. Az adóhatóság hivatalos álláspontja szerint nem kifogásolható az sem, ha a számlakibocsátásra kötelezett nem egyes ügyletekre, hanem ügycsoportokra vonatkozóan ad meghatalmazást másik adóalanynak, például minden egyes vevőjével megállapodik, hogy az adott vevő bocsátja ki az összes, a részére teljesített értékesítés vonatkozásában a számlát.
Az ügylethez fűződő számlakibocsátási kötelezettségnek – feltéve, hogy annak nem a kötelezett saját maga tesz eleget – kizárólag egy meghatalmazott tehet eleget, még abban az esetben is, ha a kötelezett egyébként több személy részére is adott meghatalmazást. Adható tehát több meghatalmazott részére is meghatalmazás, de ilyen esetben jól körül kell határolni azon ügyletek körét, amelyek során az egyes meghatalmazottak a számla kibocsátására kötelezettek.
Mivel maga az értékesítő akkor is eljárhat, ha az adott ügylet kapcsán van meghatalmazottja, a hivatalos álláspont szerint annak sincs akadálya, hogy az alapszámlát a termékértékesítő, szolgáltatásnyújtó állítsa ki, és kizárólag a korrekciós (módosító, érvénytelenítő) számlák vonatkozásában kössenek megállapodást a felek a bizonylatolás átvállalására.
A meghatalmazás korlátozása annyiban hatályos, amennyiben az magából a meghatalmazásból kitűnik.
A megbízásnak és meghatalmazásnak az Áfa tv. 160. és 161. §-ban nem szabályozott kérdéseiben a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) rendelkezéseit kell alkalmazni.
