Online számla kisokos – tanuljon mások hibáiból

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A közel 300 ezer első fecske NAV online számla tapasztalatai hasznosnak bizonyulhatnak a később érkezőknek.  Az RSM  adótanácsadói és digitális adózási megoldás szolgáltatóként szerzett tapasztalatait összegezve,  és a vállalati működésre, NAV elvárásokra rálátva néhány kihívásra, hibára hívta fel a figyelmet blogbejegyzésében, hogy segítse az online számla jelentés világába újonnan érkezőket.

Július 1-től kibővül a NAV online számla adatszolgáltatási kör, minden belföldi üzleti partner között kiállított számla online számla adatszolgáltatásra köteles lesz, az értékhatár nullára csökken. Jelenteni kell majd a fordított áfás ügyleteket és az alanyi mentes adózók ügyleteit is. Emellett a pénzügyesek rémálma lehet a beszerzésekhez kapcsolódó M-lap kötelezettség kibővülése is. Mire érdemes figyelniük azoknak, akik most kezdik az online számla adatszolgáltatást?

1. Jó tudni, az online számlázás nem kizárólag technológiai feladat

Bár a társaságok első reakcióként kizárólag a számlázóprogram(ok) fejlesztőitől várták a megoldást, hamar kiderült, hogy ez nem működik a gyakorlatban. Az adóhatóság által kiadott dokumentációk, részletes számla XML sémák és minta XML állományok alapján kizárólag fejlesztői készségekkel nem végezhető el a számlázóprogramok felkészítése az online számla riportra. Tovább bonyolítja a helyzetet, ha a társaság külföldi vagy valamilyen egyedi számlázó programot használ, illetve ha számlázása speciális ügyletekre is kiterjed. Minden esetben kiderült, hogy az IT és a szakmai kompetenciák együttesére van szükség a jó megoldáshoz.

2. Az adatszolgáltató modul ne csak a kötelező funkciókat valósítsa meg

A számlák adatszolgáltatásához létrehozott adóhatósági infrastruktúra az azonnali adatszolgáltatás jogszabályi elvárásán túl, további lehetőségeket is kínál a cégek számára. Az online számla rendszerben már most is több olyan adatlekérdezési opció elérhető, amelyekkel a számlák beküldése mellett pénzügyi adminisztrációs terhet is csökkenthetnék. Ezek elősegíthetik egy szervezet számviteli folyamatainak és belső ellenőrzési eljárásainak automatizálását. Az online számla rendszeren keresztül már minden adózó hozzáférhet azokhoz a számlaadatokhoz, amelyeket az adóhatóság vele kapcsolatban tárol. A tervezett adatjelentési bővítéssel pedig ez a kör egyre szélesedni fog.

3. Az adatszolgáltató modul működése legyen transzparens a felhasználó számára

A kiállításra kerülő számlák adatszolgáltatása a háttérben, szerverek és alkalmazások közötti automatikus kommunikáción keresztül valósul meg. Más automatizált rendszerekhez hasonlóan ennek működése is igényel emberi felügyeletet. Ez csak úgy valósulhat meg, ha a számlák beküldése nyomon követhető a rendszerben, a beküldés lépései jól dokumentáltak, ezek az információk lekérhetőek és könnyen értelmezhetőek a felhasználók számára. Komoly adózói kockázatot hordoznak magukban azok a megoldások, amelyek a felügyelethez szükséges funkciókkal és felületekkel nem rendelkeznek. Főként, ha erre a hiányosságra pedig akkor derül fény, amikor baj van és gyorsan kellene lépni.

4. Az adatszolgáltató modul ne csak a fejlesztők által legyen paraméterezhető

A jelentésre kerülő számlák és adatok köre már többször változott, és még változhat. Már most látható, hogy a szabályozás a következő egy évben két lépésben, 2020. július 1. és 2021. január 1.-ével módosulni fog. Másrészt a számlázórendszert később akár olyan dokumentumok előállítására is használhatjuk, amelyek jelentése nem kívánatos (pl. belső bizonylatok, előlegbekérők, stb.). Célszerű, ha emiatt az adatszolgáltató modul a megfelelő jogosultsággal rendelkezők számára a felületéről is paraméterezhető. A „beégetett”, kisebb módosításhoz, paraméterezéshez is fejlesztői közreműködést igénylő megoldás rugalmatlanná teszi a rendszert. Fontos hogy kisebb változtatások hatékonyan, gyorsan és rugalmasan legyenek kezelhetőek.

5. Több számlázóprogram is rendelkezhet egy közös adatszolgáltató modullal

Amennyiben több számlázórendszerből állítják ki a számlákat, mindenképpen célszerű megfontolni egy olyan külső adatszolgáltató modul telepítését, amely képes az összes érintett rendszerből kikerülő számla jelentésére a NAV felé. Egy ilyen központi rendszer jelentősen egyszerűsítheti azokat a feladatokat, amelyek az adatszolgáltatás működtetéséhez, illetve számlázórendszerek körének esetleges későbbi bővüléséhez kapcsolódnak. Egy új számlázóprogram beállításakor annak a legfrissebb központi adatszolgáltató rendszerhez történő integrációja ugyanis sokszor kisebb ráfordítást igényel, mint a számlázórendszer saját, egyedi adatszolgáltató moduljának beüzemelése és folyamatos karbantartása.

6. Az adatszolgáltató modul frissítése mindig időben megtörténjen

Fejlesztőként és tanácsadóként is azt látjuk, hogy az adózás digitalizációja Magyarországon folyamatosan jelentős kihívások elé állítja a piaci szereplőket. A 2018-ban debütált NAV online számla rendszer és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások évente több alkalommal is változhatnak, újabb elemekkel bővülhetnek.

Minél nagyobb és összetettebb egy vállalatirányítási rendszer, annál nagyobb ráfordításokat igényelhet a változások lekövetése. Hasonló helyzetben vannak az egyedi vagy magas fokú testre szabással beállított rendszerek használói is. Ha a szükséges szoftverfrissítések késve érkeznek meg és a jogszabályban elvárt határidőn túl kerülnek telepítésre, tesztelésre, majd élesítésre, az blokkolhatja a számlázási folyamatot, vagy elmaradt számla adatszolgáltatásokat okozhat. A problémák megfelelő utólagos kezelése (pl. számla adatszolgáltatások utólagos beküldése, kimaradt adatszolgáltatások szűrése, stb.) további feladatként és járulékos költségként jelentkezhet a társaságnál. Ez felértékeli azokat a rendszereket, amelyeknek jogszabály-követése rendszeres, kiszámítható és ütemezhető, akár számlázóprogramról, akár külső adatszolgáltató megoldásról van szó.

7. Az adatszolgáltató modult alaposan tesztelni kell!

Az online számla adatszolgáltatást megvalósító rendszertől elvárható, hogy stabilan kezelje azokat a körülményeket, amelyek a sikeres adatszolgáltatás útjában állhatnak. A hibásan előállított XML állományok, az adóhatóság szervereinek tervezett üzemszünetei, illetve váratlan üzemzavarai, az akadozó hálózati kapcsolat a NAV szervereivel mind kiváltó okai lehetnek az adatszolgáltatások késésének, vagy legrosszabb esetben azok kimaradásának. Ezekre az eseményekre mind felkészíthető és felkészítendő az online számla adatszolgáltató modul.

8. A hibás adatszolgáltatásokat utólag, kézzel kell beküldeni a NAV Online Számla Portálon?

Az online számla adatszolgáltatások kézi beküldésére az adóhatóság egy online felületet biztosít. Bár ez az egyre visszaszoruló papír alapú számlák jelentését hivatott kiszolgálni, lehetőséget biztost az üzemzavar miatt meghiúsult vagy hibásan jelentett gépi számlák riportolására is. Aki már használta ezt a felületet, tudja, hogy a manuális adatfelvitel igen időigényes. A hibás gépi adatszolgáltatások utólagos korrekcióját és beküldését hatékonyabb az adatszolgáltató modullal elvégezni. Ezért célszerű olyan adatszolgáltató megoldást választani, amely erről is gondoskodik.

9. A szervezet rendelkezzen online számla adatszolgáltatás felelőssel

Az online számla rendeletnek való megfelelés új feladatokat és kihívást teremtett a cégeken belül is. A szervezetek adó- és számviteli folyamataiban részt vevők számára sokszor elkerülhetetlenné vált a kapcsolódó technológiai elvárások megismerése és az azok teljesítéséért felelős technológiai csapattal való szorosabb együttműködés. Bizonyos jogosultságok, vagy jogszabályi ismeretek hiánya pedig a technológia csapatot tudta könnyen nehéz feladatok elé állítani. Attól függően, hogy az online számlázás kialakítása a cég számára mekkora kihívást jelent, érdemes dedikált felelőst (csapatot) kinevezni, aki egyrészt összefogja a projektet, másfelől pedig az online számla rendszer folyamatos üzemeltetését is támogatni tudja a későbbiekben.

Ügyfeleink tapasztalatai igazolják, hogy az a megoldás, amit kialakítottunk, több tucat nemzetközi és magyar cég adatait kezeli hatékonyan, túlmutatva akár az online számla adatszolgáltatás lehetőségein is. A platformon az online számla riport modulon túl kiszolgálhatók a partnerek áfabevallás előkészítési, ellenőrzési, M-lap készítési, partner adószám ellenőrzési igényei is. A Connectax platform moduláris felépítése lehetővé teszi, hogy partnereink többféle funkciót használjanak egy felületről, egy „szolgáltatási kosárból” választva, illetve testre szabhassák, paraméterezhessék saját irányítópultjukat. Az egységes platform további előnye, hogy folyamatosan és gyorsan követhetők a jogszabályi és technikai változások, a fejlesztéseket nem korlátozzák a nagy méretű, komplex ERP rendszerekre jellemző technológiai kötöttségek.

A bejegyzés szerzője Kóczé Péter, az RSM Hungary digitális megoldások üzletágvezetője. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.

---