Fontos tudnivalók az elektronikus számla befogadása előtt
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Az idei év egyik slágertémája az elektronikus számla és az elektronikus számlázás. A gazdálkodók részéről egyre erősödő igény mutatkozik a számlák elektronikus kiállítása és befogadása kapcsán a szabályok és a legjobb gyakorlatok megismerésére. A járványálló, digitális megoldások iránti növekvő kereslet, és a NAV elvárásai is erős ösztönzést adtak annak, hogy az elektronikus számlázás idén reflektorfénybe került.
A gazdálkodók sokat nyerhetnek az elektronikus számlázással
Kétségkívül jobb és hatékonyabb megoldás a számlákat elektronikus dokumentumként, érintésmentesen és közvetlenül a vevő elektronikus feldolgozó rendszerébe küldeni, mint nyomtatni, hajtogatni majd a postaszolgálatra bízni annak továbbítását. Ez sok esetben költséges tértivevénnyel, futárszolgálattal, extrém körülmények mellett taxival megerősített kézbesítést jelenthet egy olyan célpontra, ahol a boríték kibontásával, iktatásával és gépi adatrögzítésével további, időigényes kézi műveletek adódnak a folyamathoz.
A NAV Online Számla rendszer fejlődésével és várható további kiterjesztésével lassan ténylegesen búcsút inthetünk a papír alapú, kézi számlatömböknek és jó eséllyel a papír alapú gépi számlák is hamarosan hasonló sorsra juthatnak. Ugyanakkor a számlát kiállító és az azt befogadó oldal közös felelőssége, hogy az elektronikus számlára való átállás mindkettőjük számára egyaránt érezhető adminisztráció csökkentést és hatékonyságnövelést okozzon. A mérleg általában sajnos hajlamos ebben a kérdésben a az e-számla kiállítói oldala felé billenni.
Növekvő technológiai szabadság az elektronikus számla kapcsán
Az adóhatóság 2018. óta folyamatosan könnyíti az elektronikus számlázást megvalósító megoldások elterjedését, a NAV időről-időre közzéteszi az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó, hasznos tudnivalókat. A NAV egyértelmű célja, hogy úgy könnyítse az elektronikus számlázást biztosító különböző megoldások és gyakorlatok elterjedését, hogy közben mindazok a szempontok is biztosítva maradjanak, amelyek eredendően a papír alapú számlák esetében is elvártak. Ezek, a viszonylag könnyen megérthető alapelvek kezdetektől fontos és változatlan pillérei az elektronikus számla kapcsán megfogalmazott elvárásoknak.
Az elektronikus számlát a kibocsátását követően, megőrzési idejének végéig (8 év) úgy kell tárolni, hogy:
- az hiteles maradjon, az eredetének (kiállítója) kétséget kizáróan beazonosíthatónak kell lennie;
- adattartalma idővel nem változhat meg, a számla nem sérülhet meg, nem veszhet el, nem kerülhet törlésre;
- olvasható maradjon és elérhető legyen, hiszen jogszabályi kötelezettség, hogy szükség esetén az elektronikus számla is 3 napon belül bemutatható kell legyen.
Amíg a kinyomtatott számlák megfelelő rendben történő lefűzésével és a fizikai tárolás biztosításával a fenti elvárások kvázi egyszerűen teljesíthetőek, az elektronikus számlák esetében ezeket a garanciákat technológiai oldalról kell biztosítani, lévén hogy elektronikus számlát csak elektronikusan lehet archiválni. A megfelelő technológiai megoldás kiválasztása és biztosítása egyszerre kötelessége a kiállítói és a befogadói oldalnak is. Ezeket a szempontokat fontos szem előtt tartani, mielőtt egy társaság az elektronikus számlák befogadása mellett dönt.
![elektronikus számla](https://ado.hu/wp-content/uploads/2020/07/640x360_oktatas_adatbazis.jpg)
Ezt kell mérlegelni egy elektronikus számla befogadásakor
Technológiai adótanácsadói csapatunkkal az alábbi szempontokat gyűjtöttük össze arra az esetre, ha egy elektronikus számla befogadásáról kell dönteni.
- Gyakorlatilag bármilyen elektronikus formátumban érkezhet e-számla, de az elévülési idejéig biztosítani kell annak olvashatóságát. Ez az igény egyértelműen kijelölheti a szervezetben támogatható állománytípusok körét.
- Az elektronikus számla adattartalmával kapcsolatban ugyanazok az elvárások, mint a papír alapú testvérénél. Ellenőrizni kell a kötelező tartalmi elemek meglétét.
- Vizsgálni kell, hogy az elévülési idő végéig hogyan tudja majd igazolni a cég számla kiállítójának hitelességét és a számla adattartalmának sértetlenségét. Egy PDF számla esetében ezt legkönnyebben fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással, valamint időbélyeggel lehet biztosítani. Ellenőrizze, hogy ezt a kiállító elhelyezte-e az e-számlán! Ennek hiányában Önnek kell gondoskodnia erről az elemről, ami biztosan járulékos feladatokat és költségeket eredményez. Ha a partnere megküldte az elektronikus számlához tartozó Online Számla HASH kódot, akkor annak érvényességét a NAV Online Számla rendszerében tudja ellenőrizni.
- Gondolja végig, hogy vállalni tudja-e a számla kizárólag elektronikus formában történő feldolgozását (kontírozását). Elektronikus számlát nem lehet például papír alapon iktatni.
- Bizonyosodjon meg arról, hogy el tudja-e úgy tárolni az elektronikus számlát, hogy az biztosan védve legyen az elvesztéstől, a véletlen megsemmisüléstől. Egyetlen számítógép merevlemezén vagy USB eszközön történő tárolás önmagában ezt nem szavatolja, de ha az állomány több helyen is mentésre kerül, illetve a tárolás technikája megfelelőn dokumentált, ez az elvárás teljesíthető.
- A NAV Online Számla rendszerben könnyen ellenőrizhető, hogy partnere megfelelően lejelentette-e a számlát (amennyiben az adatszolgáltatás köteles, akkor ez nem opció),illetve ugyanitt ellenőrizheti azt is, hogy a számla elektronikus vagy papír alapú számlaként került eredetileg kiállításra.
- Szállítója csak akkor állíthat ki cégének elektronikus számlát, ha Ön abba belelegyezik. Figyelem, a beleegyezés nem csak formális lehet, hanem megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is. Arról egyértelműen kell nyilatkoznia felé, ha a befogadást visszautasítja.
- Az elektronikus számlák kezelésének folyamatára is irányulhat adóhatósági vizsgálat. Érdemes ezzel kapcsolatban folyamatleírással és szabályozással rendelkezni, amely kérdés esetén egyértelmű választ ad arra, hogy technológiailag miként valósította meg a cég azt a zárt rendszert, amely garanciát jelent az e-számlák archiválására vonatkozó elvárásokra.
Ha kétségei támadnak az elektronikus számlával kapcsolatban….
Amennyiben bizonytalan abban, hogy egy partnerének számláját befogadhatja-e elektronikus úton vagy ragaszkodnia kell a hagyományos, papír alapú folyamatokhoz, kétségeit egyértelműen jelezze partnere felé. Mivel a kapcsolódó jogszabályok már egyik fél kezét sem kötik meg azzal kapcsolatban, hogy milyen technológiát kell válasszon a korábban említett alapelvek teljesítése érdekében, nyitott az út bármilyen egyedi megállapodási lehetőség előtt is.
A bejegyzés szerzője Kóczé Péter, az RSM Hungary digitális adózási megoldások üzletágvezetője. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.