Pénztárbizonylatok nyilvántartása, könyvelése
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Pénztárkezeléssel kapcsolatban tett fel kérdéseket egy mikrovállalkozás. Arra voltak kíváncsiak, hogy elegendő-e havonta egyszer a készpénzes számlákat a beltaggal elszámolni. Elfogadható-e, ha a „kiadási- és a bevételi pénztárbizonylat” nem szigorú számadású, hanem saját belső elszámolást alkalmaznak (szövegszerkesztővel készített pénztárbizonylatok). Ezt alá kell-e írnia a befizetőnek és a kifizetőnek, illetve, hogy egy pénztárellenőrzéskor az adóhatóság mit ellenőrizhet? Közreadjuk az Adó-Kérdések és Válaszok 2009/4. számában megjelent tájékoztatást.
Fontos tudni, hogy a mikrovállalkozás minősítés nem tesz lehetővé a gazdálkodó számára a számviteli törvényben (Szv. tv.) és az adótörvényekben foglaltaktól eltérő nyilvántartási kötelezettséget. A kettős könyvvezetésre kötelezett vállalkozásoknál a nyilvántartást a számviteli törvény és az adózás rendjéről szóló törvény 44. §-ban leírtak szerint kell teljesíteni. A számviteli törvény rögzíti, hogy a társaságnak minimálisan milyen szabályzatokkal kell rendelkeznie, 2007 februárjától pedig taxatíve felsorolja, hogy a pénzkezelési szabályzatban kötelező jelleggel (minimálisan) mit kell szabályozni.
A számlák elszámolásával kapcsolatban előírja:
165. § (3) A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor figyelembe kell venni a következőket is:
a) a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell;
A fenti törvényi előíráshoz külön kommentár nem kell, mivel az önmagáért beszél. A kérdésben vázolt eljárás a készpénzes számlák havi elszámolásával kapcsolatban, szabálytalan.
A szigorú számadású bizonylatok körét ugyancsak a számviteli törvény definiálja:
168. § (1) A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.
(2) A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli.
(3) A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.
Tekintettel arra, hogy a készpénzfizetési bizonylatok szorosan kapcsolódnak a készpénz mozgásához, a kifizetési bizonylatokat szigorú számadású nyomtatványnak kell tekinteni és őket is így kell kezelni. A készpénz kifizetés, vagy bevételi bizonylatok nem önmagáért lévő nyomtatványok, hanem azok a készpénz korrekt és pontos elszámolásához nélkülözhetetlen számviteli okmányok, melyek később egy esetleges vitás helyzetben bizonyító erejű dokumentumok is lehetnek. Ezért az aláírások megléte lényeges, fontos, elkerülhetetlen.
A pénztár ellenőrzése többféle módon történhet, amely nem kis mértékben függ a vállalkozás jellegétől, a készpénz-mozgás gyakoriságától és még sok egyéb tényezőtől is. Ezért a pénztár vállalkozás belüli ellenőrzésének a szabályozását a pénzkezelési szabályzatban részletesen elő kell írni.
Az adóhivatal ellenőrei (munkaidőben) ellenőrizhetik ad hoc módon a pénzkészlet és a nyilvántartás ellenőrzését, de utólagos ellenőrzést is végezhetnek a pénztárnál. Az első esetben jellemzően rovancs jellegű ellenőrzésről van szó, tehát a pillanatnyi készpénz, értékpapír stb. mennyiségi tényszerű ellenőrzése történhet meg, ahol a nyilvántartás és a tény egyezőségét (eltérését) ellenőrzik. A másik esetben utólagos ellenőrzésről lehet szó, amikor a pénztári nyilvántartás helyességét, a pénzkezelés és a bizonylatok szabályzatnak megfelelő végrehajtását, a kimutatott pénzkészlet záró értékét stb. ellenőrizhetik.
