Kérdések és válaszok a számlakiállításról 2017-ben – 3. rész
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A számlakibocsátásra vonatkozó útmutatónk harmadik részében megvizsgáljuk a számla kiállítás lehetséges formáit (papír alapú és elektronikus számlázás) és áttekintjük a kapcsolódó speciális előírásokat. Emellett szó lesz az üzleti ellenőrzési eljárásról és a számla megőrzés szabályairól is.
1. Mi a számla definíciója?
Számla minden olyan okirat, amely megfelel az Áfa tv. X. fejezetében meghatározott feltételeknek. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja (és megfelel az Áfa tv. 170. §-ában meghatározott feltételeknek). A Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adóalany esetében számla a termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásról kibocsátott olyan okirat, amely megfelel a Héa-irányelv 226-231. és 238-240. cikkével harmonizáló azon előírásoknak, amelyek abban tagállamban alkalmazandóak, amelyben az adóalanyt nyilvántartásba vették.
2. Mire kell figyelni a számla megőrzésénél?
Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítania kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg. A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.
Az e kötelezettségekhez kapcsolódó keretszabály értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/ szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít. Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie.
3. Mit jelent az üzleti ellenőrzési eljárás?
Az Áfa tv-ben megjelölt üzleti ellenőrzési eljárás megnevezés széles körű fogalmat takar. Üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik (nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik).
Az adóalany az általa választott/kidolgozott üzleti ellenőrzési eljárás során, a saját érdekében számla kibocsátóként és számla befogadóként is elsődlegesen azt ellenőrzi, hogy:
- a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e,
továbbá, számla befogadóként vizsgálja, hogy
- a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e,
- a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.
4. Milyen módokon lehet számlát kiállítani?
A számla papír alapon és elektronikus úton is kibocsátható. Az Áfa tv-ben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa tv-ben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. (Így pl. elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben megküldött számla, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázó programból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papír alapú számla beszkennelt változataként.) Az elektronikus számlákra is a számlákra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak.
Tekintettel ugyanakkor arra, hogy az elektronikus számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője/szolgáltatás igénybevevője részéről technikai feltételei vannak, az elektronikus számlázás tekintetében elengedhetetlen a felek együttműködése.
Ezért az Áfa tv. az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat pl. a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását. [Az előzőek mellett figyelemmel kell lenni a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet előírásaira is.]
5. Hogyan kell az elektronikus számlát megőrizni?
Az elektronikus számlát (ide értve az adóalany által befogadott és az adóalany által kibocsátott elektronikus számlát is) elektronikus formában kell megőrizni, és az elektronikusan megőrzött számla adatokat a hivatkozott rendelet 2015. július 1-jétől hatályos előírása szerint kell egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során rendelkezésre bocsátani, vagyis
- az xml formátumban megőrzött számla adatait a rendelet 2. melléklete szerint és a rendelet 3. mellékletében meghatározott adatszerkezetben,
- az egyéb elektronikus formában megőrzött számla esetében a rendelet 2. melléklet szerint és a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben, vagy pdf formátumban.
Az Áfa tv. két olyan eljárást nevesít, amelyek esetében a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek. Ezek a következők:
- minősített elektronikus aláírással ellátott számla,
- EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.
Az Áfa tv-ben külön nevesített elektronikus számlák tekintetében a számla kibocsátója és a számla befogadója az Áfa tv-ben meghatározott követelmények teljesítése érdekében nem köteles üzleti ellenőrzési eljárást végezni. Természetesen az adóalany ilyen esetben is végezhet üzleti ellenőrzési eljárást, különös tekintettel arra, hogy annak lefolytatása (az Áfa tv. rendelkezéseitől függetlenül is) az adóalany gazdasági érdekeit szolgálja. Az Áfa tv-ben nem nevesített elektronikus számlák tekintetében (ugyanúgy, mint a papír alapú számlák esetében) az adattartalom sértetlensége és az eredet hitelessége üzleti ellenőrzési eljárással támasztható alá.
6. Mire kell figyelni papír alapú számla esetében?
A nyomtatványként nyomdai úton előállított számla alkalmazása esetén az Áfa tv. számlázásra vonatkozó előírásai mellett a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet előírásaira is figyelemmel kell lenni. Így többek között a következőkre:
Csak az adóhatóság által megállapított sorszámtartománynak megfelelő számla kerülhet alkalmazásra (a kiadott sorszámtartományok lekérdezésére a Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapján az Adatbázisok rovatán belül van lehetőség). A nyomtatvány előállítója illetve forgalmazója a nyomtatványt kizárólag adóalanynak értékesítheti, a nyomtatvány értékesítéséről kibocsátott számlájában fel kell tüntetnie az értékesített nyomtatvány megnevezése mellett annak sorszámtartományát is, valamint a nyomtatvány beszerzőjének az adószámát. A nyomtatványt számlaként felhasználó adóalanynak a nyomtatványt szigorú számadás alá kell vonnia.
7. Milyen jogszabály vonatkozik még a pénztárgéppel előállított számlákra?
Pénztárgéppel előállított számla esetén az Áfa tv. számlázásra vonatkozó előírásai mellett a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet.
8. Mit kell tudni a számlázó programmal előállított számlákról?
Számlázó program alkalmazásával előállított számla esetén az Áfa tv. számlázásra vonatkozó előírásai mellett a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet előírásaira kell figyelemmel lenni. Így többek között a következőkre:
A számlázó programnak kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást kell biztosítania. Az adóalanynak az általa alkalmazott számlázó programot (illetve online számlázó rendszert) be kell jelentenie az adóhatósághoz és bejelentési kötelezettség terheli a számlázó program használatból való kivonásával (illetve az online számlázási szolgáltatás igénybevételének befejezésével) összefüggésben is.
A számlázó programmal (online számlázó rendszerrel) előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválásra vonatkozó előírásoknak megfelelően történik.
2016. január 1-jétől a számlázó programnak olyan „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával – egy esetleges adóellenőrzés során – adatexport végezhető. (A számlázó programok „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkciójával kapcsolatban felmerült, gyakran ismételt kérdések és az azokra adott válaszok a Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapján az Adó rovatban, az Általános forgalmi adó címszó alatt megtalálhatóak.)
9. Milyen nyelven lehet számlát kiállítani?
A számla magyar nyelven, vagy bármely más élő nyelven kibocsátható. Idegen nyelven kiállított számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról (feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges).
Cikksorozatunkat folytatjuk. Az első rész ide kattintva, a második rész ide kattintva olvasható.
Forrás és további információk: 18. számú információs füzet (www.nav.gov.hu)
A cikk szerzője: Lakatos Zsuzsa, transzferár- és adószakértő, TaxRevolutions Kft.
