A digitalizáció, mint a könyvelés jövője

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A könyvelők számára a digitalizáció komoly lehetőségeket rejt, hiszen a megszokott munkamódszerek szerinti eljárás jelentősen felgyorsítható, az adatrögzítő munkafolyamatok – amik a könyvelők idejének legnagyobb részét felemésztik és sok-sok túlórákért is felelősek – pedig automatizálhatóak.

A digitalizáció nem csak a munkarutint egyszerűsíti, hanem a kapcsolattartást, kommunikációt is egyszerűbbé, időtakarékossá teheti a megbízók, foglalkoztatók és a könyvelők között. Gondoljunk csak a nejlonzacskóban átadott, kávéfoltos, összegyűrt számlákra, melyeket az ügyfelek „bedobnak” az irodába – vagy akár egy nem régiben könyvelő ismerősöm által mutatott fotó szerint akár konkrétan a könyvelő udvarára egy csomagban, hogy kezdjen vele „valamit”…

Ami a Nagy Könyvelőtesztből kiderült

Az előző év végén 1000 szakmabeli közreműködésével elkészítettük a Nagy Könyvelőtesztet. Ezzel az volt a célunk, hogy jobban megismerjük a könyvelők igényeit, lássuk, hogyan zajlanak a mindennapjaik, mi az, amivel idejük legnagyobb részét töltik. A kiértékelés során több meglepő dologra is fény derült, amelyek közül a legmegdöbbentőbb, az volt, hogy 60 százalékuk heti szinten 10 óránál is többet, azaz egy normál munkaidő több mint egynegyedét tölti a számlaadatok rögzítésével, 1/3-uk esetében pedig a munkaidő fele telik ezzel. Mindezt úgy, hogy 48 százalékuknál jellemző sajnos a túlóra, a kora reggeltől estig tartó munkavégzés, s 3/4-ük (74 százalék) a hétvégén vagy az egészen késő esti órákban is dolgozni kényszerül.

A digitalizációval pont az ezekért felelős időrabló munkáknak inthetnek búcsút az érintettek. A szoftveres megoldások ugyanis nem csak arra jók, hogy a megbízó vállalkozók egy számlát, bizonylatot elektronikus formában küldenek meg és fogadnak be, hanem a további kezelés technikáját is megváltoztatják: a bejövő számlákat akár befotózással is fel lehet tölteni, amihez így a könyvelők is könnyedén hozzáférhetnek. Sőt, az ún. OCR (optikai karakterfelismerés) technológia képes arra, hogy mesterséges intelligencia segítségével, emberi beavatkozás nélkül digitalizálja a beérkező papíralapú számlákat. Ennek az OCR technológiának a segítségével a rendszer képes befotózás vagy scannelés alapján felismerni a számlán szereplő szöveget, így ezeket az adatokat már nem kell manuálisan rögzíteni a számlázó vagy a könyvelő programban.

A digitális pénzügyi asszisztens

Egy olyan digitális pénzügyi asszisztens, azaz számlázó program, amelynek része egy vállalkozói internetbank, segíti a megbízót is és a könyvelőt is abban, hogy jobban átlássák a pénzügyeket. A Nagy Könyvelőtesztből ugyanis az is kiderült, hogy a könyvelők közel 50%-ának munkájából akár heti 4-6 órát is felemészt az ügyfelekkel történő kapcsolattartás.

Egy ilyen megoldásnak köszönhetően viszont látható például, hogy mondjuk mennyi lesz a rögzített adatok szerint a fizetendő ÁFA, s a netbanki integráció jóvoltából a könyvelő extra energiabefektetés nélkül fel tudja készíteni akár az adó- és bér utalásokat is. Ezzel nemcsak a cég és könyvelője közti kapcsolattartás egyszerűsödik, de feleslegessé teszi sok olyan adatrögzítési feladat ellátását, ami ma a könyvelők idejének oroszlánrészét leköti, ráadásul a hatékony ügyfélkiszolgálás várhatóan komoly ügyfélelégedettséget eredményezEz a megoldás persze nem váltja ki teljesen a személyes kapcsolattartást, amit a könyvelők többsége ráadásul kifejezetten fontosnak tart azért is, mert 88 százalékuk saját ügyfélkörén keresztül tudja leginkább bővíteni a klientúráját, amiben a személyes benyomásnak kiemelt szerepe van.

Átrendeződhetnek viszont a személyes egyeztetések, azok hangsúlyai máshova kerülhetnek, s az erre fordított időt értékes tájékoztatásra, egyeztetésre lehet felhasználni. Közben pedig az ügyfél kiemelt státuszát tudja hangsúlyozni, hogy személyesen foglalkozik vele az a szakember, akire a cégének meghatározó feladatait bízza. Ebben az időben kerülhet sor például arra is, amit a könyvelők többsége szerint leginkább elvár tőlük kiemelt ügyfélkörük az adózással kapcsolatos szabálykövetés mellett: az adótanácsadásra, a megoldásközpontú, kreatív közös gondolkodásra.

Nagyon pozitív eredményt kaptunk a könyvelők új programok, megoldások iránti nyitottságára vonatkozóan. 70%-uk ugyanis azt jelezte, hogy érdeklik az informatikai újítások és azokat szívesen ki is próbálják, ha azt látják, hogy megkönnyíti a munkájukat. 15%-uk csak azért próbál ki ilyeneket, mert ügyfeleik elvárják, s szerencsére csak e 15%-uk zárkózott el teljesen a digitális újdonságok kipróbálásától.

A felmérésből az is kiderült, hogy bár egyelőre csak a könyvelők 9%-ánál gyakorlat, hogy ügyfeleik számlázó programjából szerzik be a dokumentációt és a 250 főnél kisebb cégeknek mindössze fele használ ilyen megoldást, addig 10-ből 7 könyvelőtől már kértek tanácsot számlázó/ügyviteli program kiválasztásában az ügyfelek. Ez pedig nemcsak annak a világos jele, hogy a vállalkozások is felismerték a korszerűbb megoldások jelentőségét/szükségességét, de hogy ezek elterjesztésében kulcsszerepet kapnak a könyvelők, akik így egyben saját szakmájuk megreformálásának lehetőségét is a kezükben tartják.

A könyvelőknek fel kell készülniük arra, hogy a közeljövőben egyre több olyan papírmentes, online adatkezelést egyszerűbbé tévő digitális megoldás jelenik meg, amely végre valóban megkönnyíti a mindennapi munkájukat és megreformálja a sok időt felemésztő munkafolyamatokat. Ezeket mindenképpen érdemes lesz kipróbálni!

A cikk szerzője: Jósvai Tamás az OTP eBIZ Kft. ügyvezető igazgatója.

---