A digitalizáció, mint a könyvelés jövője

Szerző: Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ
Dátum: 2018. július 13.
Címkék: , , ,
Rovat:
A könyvelők számára a digitalizáció komoly lehetőségeket rejt, hiszen a megszokott munkamódszerek szerinti eljárás jelentősen felgyorsítható, az adatrögzítő munkafolyamatok – amik a könyvelők idejének legnagyobb részét felemésztik és sok-sok túlórákért is felelősek – pedig automatizálhatóak.

A digitalizáció nem csak a munkarutint egyszerűsíti, hanem a kapcsolattartást, kommunikációt is egyszerűbbé, időtakarékossá teheti a megbízók, foglalkoztatók és a könyvelők között. Gondoljunk csak a nejlonzacskóban átadott, kávéfoltos, összegyűrt számlákra, melyeket az ügyfelek „bedobnak” az irodába – vagy akár egy nem régiben könyvelő ismerősöm által mutatott fotó szerint akár konkrétan a könyvelő udvarára egy csomagban, hogy kezdjen vele „valamit”…

Ami a Nagy Könyvelőtesztből kiderült

Az előző év végén 1000 szakmabeli közreműködésével elkészítettük a Nagy Könyvelőtesztet. Ezzel az volt a célunk, hogy jobban megismerjük a könyvelők igényeit, lássuk, hogyan zajlanak a mindennapjaik, mi az, amivel idejük legnagyobb részét töltik. A kiértékelés során több meglepő dologra is fény derült, amelyek közül a legmegdöbbentőbb, az volt, hogy 60 százalékuk heti szinten 10 óránál is többet, azaz egy normál munkaidő több mint egynegyedét tölti a számlaadatok rögzítésével, 1/3-uk esetében pedig a munkaidő fele telik ezzel. Mindezt úgy, hogy 48 százalékuknál jellemző sajnos a túlóra, a kora reggeltől estig tartó munkavégzés, s 3/4-ük (74 százalék) a hétvégén vagy az egészen késő esti órákban is dolgozni kényszerül.

A digitalizációval pont az ezekért felelős időrabló munkáknak inthetnek búcsút az érintettek. A szoftveres megoldások ugyanis nem csak arra jók, hogy a megbízó vállalkozók egy számlát, bizonylatot elektronikus formában küldenek meg és fogadnak be, hanem a további kezelés technikáját is megváltoztatják: a bejövő számlákat akár befotózással is fel lehet tölteni, amihez így a könyvelők is könnyedén hozzáférhetnek. Sőt, az ún. OCR (optikai karakterfelismerés) technológia képes arra, hogy mesterséges intelligencia segítségével, emberi beavatkozás nélkül digitalizálja a beérkező papíralapú számlákat. Ennek az OCR technológiának a segítségével a rendszer képes befotózás vagy scannelés alapján felismerni a számlán szereplő szöveget, így ezeket az adatokat már nem kell manuálisan rögzíteni a számlázó vagy a könyvelő programban.

A digitális pénzügyi asszisztens

Egy olyan digitális pénzügyi asszisztens, azaz számlázó program, amelynek része egy vállalkozói internetbank, segíti a megbízót is és a könyvelőt is abban, hogy jobban átlássák a pénzügyeket. A Nagy Könyvelőtesztből ugyanis az is kiderült, hogy a könyvelők közel 50%-ának munkájából akár heti 4-6 órát is felemészt az ügyfelekkel történő kapcsolattartás.

Egy ilyen megoldásnak köszönhetően viszont látható például, hogy mondjuk mennyi lesz a rögzített adatok szerint a fizetendő ÁFA, s a netbanki integráció jóvoltából a könyvelő extra energiabefektetés nélkül fel tudja készíteni akár az adó- és bér utalásokat is. Ezzel nemcsak a cég és könyvelője közti kapcsolattartás egyszerűsödik, de feleslegessé teszi sok olyan adatrögzítési feladat ellátását, ami ma a könyvelők idejének oroszlánrészét leköti, ráadásul a hatékony ügyfélkiszolgálás várhatóan komoly ügyfélelégedettséget eredményezEz a megoldás persze nem váltja ki teljesen a személyes kapcsolattartást, amit a könyvelők többsége ráadásul kifejezetten fontosnak tart azért is, mert 88 százalékuk saját ügyfélkörén keresztül tudja leginkább bővíteni a klientúráját, amiben a személyes benyomásnak kiemelt szerepe van.

Átrendeződhetnek viszont a személyes egyeztetések, azok hangsúlyai máshova kerülhetnek, s az erre fordított időt értékes tájékoztatásra, egyeztetésre lehet felhasználni. Közben pedig az ügyfél kiemelt státuszát tudja hangsúlyozni, hogy személyesen foglalkozik vele az a szakember, akire a cégének meghatározó feladatait bízza. Ebben az időben kerülhet sor például arra is, amit a könyvelők többsége szerint leginkább elvár tőlük kiemelt ügyfélkörük az adózással kapcsolatos szabálykövetés mellett: az adótanácsadásra, a megoldásközpontú, kreatív közös gondolkodásra.

Nagyon pozitív eredményt kaptunk a könyvelők új programok, megoldások iránti nyitottságára vonatkozóan. 70%-uk ugyanis azt jelezte, hogy érdeklik az informatikai újítások és azokat szívesen ki is próbálják, ha azt látják, hogy megkönnyíti a munkájukat. 15%-uk csak azért próbál ki ilyeneket, mert ügyfeleik elvárják, s szerencsére csak e 15%-uk zárkózott el teljesen a digitális újdonságok kipróbálásától.

A felmérésből az is kiderült, hogy bár egyelőre csak a könyvelők 9%-ánál gyakorlat, hogy ügyfeleik számlázó programjából szerzik be a dokumentációt és a 250 főnél kisebb cégeknek mindössze fele használ ilyen megoldást, addig 10-ből 7 könyvelőtől már kértek tanácsot számlázó/ügyviteli program kiválasztásában az ügyfelek. Ez pedig nemcsak annak a világos jele, hogy a vállalkozások is felismerték a korszerűbb megoldások jelentőségét/szükségességét, de hogy ezek elterjesztésében kulcsszerepet kapnak a könyvelők, akik így egyben saját szakmájuk megreformálásának lehetőségét is a kezükben tartják.

A könyvelőknek fel kell készülniük arra, hogy a közeljövőben egyre több olyan papírmentes, online adatkezelést egyszerűbbé tévő digitális megoldás jelenik meg, amely végre valóban megkönnyíti a mindennapi munkájukat és megreformálja a sok időt felemésztő munkafolyamatokat. Ezeket mindenképpen érdemes lesz kipróbálni!

A cikk szerzője: Jósvai Tamás az OTP eBIZ Kft. ügyvezető igazgatója.


Kapcsolódó cikkek:


Éves könyvviteli zárlat, digitális eszközökkel
2019. január 22.

Az ma már nem kérdés, hogy a könyvelést számítógépen végezzük – csak az idősebbek emlékeznek még arra, amikor ez nem így volt. Lassan az is természetessé válik, hogy a digitalizáció magáévá teszi a könyvelési folyamat alapját és kezdetét, az adatbevitelt, még ha erre talán a fiatalok gondolkodása áll is rá jobban. De hogyan segítheti a számítástechnika azt az összetett, sokféle feladatrendszert magában foglaló folyamatot, amely során a nyers könyvelési anyagból ellenőrzött és kész mérleg, teljes beszámoló lesz? Ezt fogjuk az alábbiakban röviden áttekinteni.

Számviteli változások 2019-ben
2019. január 3.

A munkát meghatározó jogszabályokban nincs sok korrekció, inkább a pontosítások és a napi tevékenységből következő, azt elősegítő módosítások időszakát éljük. Most nézzük a fontosabb változásokat könyvvizsgálói szemmel!

Lendületet kaphat az elektronikus számlázás
2018. december 11.

Lendületet kaphat az elektronikus számlázás

A júliustól érvényes változásokkal egyszerűsödtek az elektronikus archiválás szabályai, azonban bármilyen új és hosszú távon költséghatékony módszer alkalmazása alapos felkészülést és odafigyelést kíván meg az adózók részéről. A Deloitte álláspontja szerint az új jogszabály segítheti az elektronikus számlázás és az elektronikus archiválás további terjedését.

Év végi bérszámfejtési teendők
2018. december 6.

Év végi bérszámfejtési teendők

Az éves zárásokhoz közeledve a TB-kifizetőhelyeknek és minden kisebb társaságnak is fel kell készülnie az az éves cafeteriaelszámolásra, a szabadságok kiadására, illetve a decemberi munkanap-átrendezésekre.