A zárlati munka segítése célprogramokkal

MKVKOK
Szerző: Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ
Dátum: 2019. szeptember 19.
Címkék: , ,
Rovat:
„Jó munkához jó szerszám kell!” – ez egy barkácsáruház régi tv reklámjának szövege volt, de napjainkban új értelmezést nyerhet. A „szerszám” ma már szellemi termék, valami olyan produktum, ami egyszerűbbé, hatékonyabbá, „minőségibbé” tehetik a munkafolyamatokat és azok eredményeit.

A számviteli zárlati munka, akár az évközi, akár az év végi zárlatokról beszélünk, összetett feladat, amit ráadásul feszített tempóban és fix határidőkre kell elvégezni. Sokfajta kommunkikációs kapcsolatot kell kezelni, a megjelenő elektronikus dokumentumok több változatát kell a számítógépben elhelyezni, úgy, hogy azt akár évek múlva is nagy biztonsággal lehessen megtalálni. Ehhez már komoly „szerszámos láda” kell – egy olyan célprogram, amely a zárlati feladatokra tartalmaz megoldásokat, és segíti a zárlat szervezett, gyors végrehajtását. Mit várunk el egy ilyen programtól? Azt, hogy teljeskörűen támogassa a havonkénti és az éves könyvviteli zárlati munkát, beleértve ebbe a zárlati dokumentumok előállítását, valamint azok rendszerezett tárolását.

A rendszerezett tárolás látszólag nem tartozik a zárlati feladatok közé, de azt minden könyvelő és könyvelő iroda szívesen venné, ha a zárás befejeztével az elektronikus mérlegdokumentáció is rendelkezésre állna. A cél az, hogy a programunk már a zárási munka menetében lehetővé tegye a zárlati dokumentáció folyamatos készítését, építgetését. Ehhez egy olyan dokumentációs keretre van szükségünk, amely a mérleg szerkezetében épül fel, és amelyben a különféle dokumentumok könnyen elhelyezhetőek. Ez megoldható a Windows intézőben is, de egy erre szolgáló célprogram számos a munkánkat segítő egyéb funkciót is ellát, ami hatékonyabbá és biztonságosabbá teheti a használatát. Egy ilyen alkalmazásból pl. a mérlegsor alól lehet excel és word dokumentumokat megnyitni, amelyek így már a nyitáskor automatikusan a helyükön vannak, vagy közvetlenül innen lehet dokumentumokat egy partnernek elküldeni.

A zárlat célja a beszámoló előállítása és annak alátámasztása. Több olyan program van, amely a beolvasott főkönyvi kivonatból előállítja a mérleget és az eredménykimutatást. Létezik olyan program is, amelybe beolvasható a főkönyvi kivonat az un. audit-xml fájlból, amelynek előnye, hogy a teljes főkönyvi könyvelés rendelkezésre áll kimutatások készítéséhez, a zárlat vezetői ellenőrzéséhez, a szokásostól eltérő könyvelési tételek kimutatásához.

A kiegészítő mellékletet készítő program általában egy mintaszöveget tartalmaz, amely rugalmasan alakítható az egyes cégekhez, és jó esetben automatikusan emeli be az adatokat a mérlegből, eredmény kimutatásból. A cash-flow programok besorolják a mérleg sorokat a cash-flow soraihoz, és megképzik a különbséget. A programok egy része nem nagyon megy tovább, legfeljebb az amortizációt tartalmazzák módosító tételként. Ha a cash-flow kimutatást komolyan vesszük, akkor az esetek többségében ennél több módosító tétel van. Egy megfelelő cash-flow programnak felkészültnek kell lennie ezek kezelésére is.

Az adóbevallások elkészítése általában külön munkamenetben történik. Pedig itt is van mód az elvégzendő feladat könnyítésére, mert ha az adónyomtatványokat beépítik a programba, akkor ezek automatikusan átvehetnek adatokat a főkönyvi kivonatból illetve a mérlegből, és a kész bevallások néhány kattintással feltölthetők az ÁNYK-ba.

A NAV adófolyószámla xml formában történő letöltése lehetővé teszi az elektronikus egyeztetést a főkönyvi könyveléssel. Ez is nagy segítség lehet a zárás során, mert nem kell az adatokat egy excel táblázatba ismételten felvinni és az eltéréseket keresni, hanem a program már tartalmazza az összes szükséges adatot, és rövid idő alatt kimutatható az eltérés illetve az egyezőség.

Szintén az évközi zárlatokat és az ügyfelek tájékoztatását segíti egy riport készítő program. A cégvezetőknek, tulajdonosoknak egyre inkább arra is igényük van, hogy a könyvelésen túlmutató hozzáadott értéket is kapjanak a könyvelőktől a saját munkájuk, döntéseik támogatására. A havi/évközi riportban hatékonyan kielégíthető ez az igény. A beépített modul tartalmazhat egy rövid, és a cégre szabható mintaszöveget, és átvehet automatikusan adatokat a főkönyvi kivonatból. Ahogy elkészül a havi könyvelés, máris küldhetjük az ügyfelünknek a havi jelentést, minimális többletmunka ráfordítással, ami munkánk elismertségét jelentősen növelheti.

Hogy a könyvelőirodák számára egy ilyen program milyen munkaszervezési előnyökkel járhat, arról  itt olvashat bővebben.

A cikk szerzője Dr. Galambos Péter, okleveles könyvvizsgáló, az ELZA elektronikus zárást támogató mérlegdokumentációs és adatelemző rendszer fejlesztője,a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója.


Kapcsolódó cikkek:


A pénzügyi lízing számviteli problémái
2019. augusztus 6.

A lízingbeadók egy része a friss előírások szerint ugyan áttért az IFRS-ek szerinti beszámolókészítésre, ám amelyek nem tették, azok esetében továbbra is a a hitelintézetek és a pénzügyi vállalkozások éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 250/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet előírásai relevánsak. A lízingbevevők jelentős részénél pedig fel sem merült az áttérés kérdése, így számukra ma is a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény a mérvadó, amiről akár azt is hihetnénk, hogy mindent tudunk róla. Az utóbbi idők szakmai megkeresései azonban azt mutatják, hogy a kapcsolódó kérdések újra és újra felmerülnek, hiszen mikor már lassan minden a témához kötődő írás az IFRS 16-ról, annak izgalmas, és gyökeresen új megközelítéséről szól, a lízingbevevőknek még nem ez a fontos…