Elektronikus számla és archiválás – mi van a papírhegyen túl?


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Most már biztosra vehető, hogy a pandémia nem csak felgyorsította a digitalizációt és automatizációt a vállalkozások életében, de átformálta az üzletviteli folyamatokat is. Az adminisztráció átalakításának kezdő lépését jelentheti az áttérés az elektronikus számlázásra. Egyre több társaság preferálja az érintésmentes fizetést és a nem papíralapú számlázást, ezért olyan e-számla megoldást keres, amely kompatibilis a távmunkával, automatizálja belső folyamatait és növeli a hatékonyságot is.

Kinek érdemes elektronikus számlázásra és archiválásra váltani?
Amennyiben egy vállalatnál a papíralapú számlázás a bevett gyakorlat, egy elektronikus számla befogadása olyan váratlan elvárásokat támaszt a céggel szemben, amelyek hatására válaszút elé érkezik. Folytassa-e tovább a számlái papíralapon történő kibocsátását és archiválását, amellett, hogy most már az elektronikus számlázás archiválási szabályainak is meg kell felelnie? Egyáltalán elvárhatja ezt tőle bármelyik partnere? Vagy a folyamatok digitalizálásával térjen át az e-számlázásra, ezáltal megspórolva a kettős adminisztrációt és költséget?

Megannyi nyitott kérdés, melyet minden társaságnak egyedileg kell megvizsgálnia, majd dönteni arról, hogy a kizárólagos vagy a hibrid megoldás optimalizálná legjobban a belső erőforrásait.

Mitől lesz szabályos az e-számla?
Több fajta e-számlázási megoldás is létezik, hiszen a jogszabály példa-jelleggel felsorolja az elfogadott megoldásokat, viszont nyitva hagyja a lehetőségét az egyedi megoldásoknak is. Az áfatörvény alapján a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell néhány – a számlakiállítói és befogadói oldalon is követendő – feltételt, melyek egyaránt fontosak a papír és az elektronikus számlák esetében is. Ezen kívül pedig archiválási követelményeknek is meg kell felelni a társaságoknak.

Fontos hangsúlyozni, hogy egy email-ben megkapott, hitelesítés nélküli „sima” pdf üzleti ellenőrzési eljárás nélkül nem felel meg a követelményeknek. Nem utolsó szempontként pedig figyelembe kell venni, hogy az elektronikus számlázásról a feleknek meg kell állapodni. Bár az írásos megállapodás nem minden esetben kötelező az e-számla kapcsán, a későbbi nehézségek elkerülése érdekében azonban erősen javasolt.

Nem mindegy ugyanis, hogy az adólevonási jog tárgyi feltételének:

  • a papíralapú számla,
  • az elektronikus aláírással hitelesített pdf
  • vagy akár az online számla adatszolgáltatáson keresztül beküldött XML alapú számla fog megfelelni.

Mindenki másképp csinálja az e-számlázást is…
Az elektronikus számlázás terjedésével a számlabefogadók az tapasztalhatják, hogy az egyes partnerek különböző elektronikus számlázási megoldásokat alkalmaznak. Lehet, hogy a hitelesített pdf számla csatolmányaként még egy gépi úton könnyebben feldolgozható XML fájlt csatolnak a számla mellé, vagy egy XML számlát és egy hash kódot küldenek, amelynek hitelesítése az Adóhatóság által biztosított online számla megoldáson alapul.

Ezért jogos kérdésként merül fel, hogy mire vonatkozik a megőrzési kötelezettség, hogyan kell szabályosan eljárni az elektronikus számla kibocsátása, elektronikus számla tárolása esetén? Esetleg a számla megőrizhető-e más adatformátumban az adattartalom megváltoztatása nélkül? Hogyan lehet szabályosan elektronikus számla javítani, módosítani? A különböző megoldások kihívások elé állítják a vállalkozásokat, ezért célszerű egy átgondolt, jól dokumentált elektronikus számlázási és archiválási folyamatot kialakítani.

XML = számla
A NAV törekvései még ezen is túlmutatnak, mondhatni az érintésmentes elektronikus számlázás felé, amikor már számlaképek e-mailen keresztüli küldésére sem lenne szükség. Az 2021-es év elejétől hatályos 3.0 XML séma már lehetőséget biztosít arra, hogy a számláinkat feldolgozható adatállományban állítsák ki a cégek, amit az Online Számla rendszerén keresztül tud majd a partnerük lekérni. A szabályozott forma és a könnyű adatfeldolgozhatóság miatt jelentős adminisztrációs teher kerül le a partner válláról is, ugyanis a számlák automatikus lekérdezése révén azok már rögtön a saját vállalatirányítási rendszerben kerülhetnek könyvelésre.

A „viaszos pecsétként” az adatok hitelességét a hash-kód fogja biztosítani, amelynek alkalmazása viszont nem csupán az XML fájlok kizárólagossága. Így az elektronikus csatornákon továbbított számlázási eljárás során újabb, biztosabb megoldást nyújthat a hash-kód alkalmazása mind a számlázás, mind az archiválás területén.

Amennyiben az online számla adatszolgáltatás alapjául szolgáló XML fájlt szeretnénk számlaként elismerni és bevezetni a számlázási folyamatainkba ezt az új megoldást, előtte fontos meggyőződnünk az adatszolgáltatásunk adatainak minőségéről. Hiszen ekkor maga az XML fájl lesz a kibocsátott számla.

Forrás és további részletek: rsm.hu/blog


Kapcsolódó cikkek

2024. február 20.

A mamahotel kényelme, avagy hány fiatal hagyná ott a szülői házat?

A szülőkkel élő fiatalok 26 százaléka távozna a lehető leggyorsabban önálló lakásba, 64 százalékuk csak hosszabb távon tervezi ezt, és 10 százalékos azoknak az aránya, akik jól érzik magukat a szülői házban – derül ki a K&H ifjúsági index legfrissebb méréséből. A lakásvásárlást csak kevesen engedhetik meg maguknak, a saját háztartásra vágyók fele bérelt lakásba költözne.

2024. február 20.

Meglepő vége lehet a fillérekért árult sütő körüli botránynak

Nagy port kavart az Electrolux tévedése csütörtökön: a 160 ezer forintos alapárhoz képest szinte fillérekért árult egy beépített sütőt. A cég gyorsan reagált az eseményekre, bocsánatot kért, és levásárolható kupont adott az érintetteknek. Ugyanakkor az 1800 forintért rendelt sütőt senki sem kapja meg. Ügyvédet kérdezett az Index arról, mennyire járt el megfelelően a cég.